МИНИСТЕРСТВО  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ  ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ

ВСЕРОССИЙСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ  НАЛОГОВАЯ АКАДЕМИЯ

 
 

Кафедра «Социальные и гуманитарные дисциплины»

 
 
 

Реферат по курсу

«Этика деловых отношений»

 
 
 

Язык  делового общения

 
 
 
 
 

Выполнил: студент гр. БО-101 Ковчегин И. А.

Преподаватель: к. филос. н., доц. Лебедев С.Н.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Москва 2009

 

Содержание

 

Введение

     Язык  делового общения – это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

     Известны "писаные" и "неписаные" нормы  поведения в той или иной ситуации официального контакта. Принятый порядок  и форма обхождения на службе называется деловым этикетом. Его основная функция - формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Второй по значению является функция удобства, т. е. целесообразность и практичность. Современный отечественный служебный этикет имеет интернациональные признаки, потому что его основы фактически были заложены в 1720 году "Генеральным регламентом" Петра I, в котором были заимствованы зарубежные идеи.

     Деловой этикет включает в себя две группы правил:

• нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу, членами одного коллектива (горизонтальные);
• наставления, определяющие характер контакта руководителя и подчиненного (вертикальные).

     Общим требованием считается приветливое  и предупредительное отношение  ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.

     Регламентированность  делового взаимодействия выражается также  во внимании к речи. Обязательно  соблюдение речевого этикета и языка делового общения – разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых "формул", позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т. д. (например, "здравствуйте", "будьте добры", "разрешите принести извинения", "счастлив познакомиться с Вами"). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик.

     Общение как взаимодействие предполагает, что  люди устанавливают контакт друг с другом, обмениваются определенной информацией для того, чтобы строить  совместную деятельность, сотрудничество.

     Чтобы общение как взаимодействие происходило беспроблемно, оно должно состоять из следующих этапов:

• Установка контакта (знакомство). Предполагает понимание другого человека, представление себя другому человеку;
• Ориентировка в ситуации общения, осмысление происходящего, выдержка паузы;
• Обсуждение интересующей проблемы;
• Решение проблемы.
• Завершение контакта (выход из него).

     Служебные контакты должны строиться на партнерских  началах, исходить из взаимных запросов и потребностей, из интересов дела. Бесспорно, такое сотрудничество повышает трудовую и творческую активность, является важным фактором технологического процесса производства, бизнеса. Поэтому эта тема показалась мне наиболее интересной и важной.

Официально-деловой  стиль

     Языком  делового общения является официально-деловой  стиль –функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения.

     Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей. Участниками делового общения являются органы и звенья управления – организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать в процессе управленческой деятельности, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности. Эти отношения устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего все информационные потоки организации имеют устойчивый целенаправленный «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в иерархии органов управления.

     Специфика делового общения выражается и в  том, что, независимо от того, кто являлся непосредственным составителем документа, а это, как правило, специалисты структурных подразделений и их руководители, а также от того, кому непосредственно адресован документ, а это, как правило, руководитель учреждения и руководители подразделений, официальными автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом. Именно поэтому, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом – руководителем организации, автором документа, как отмечают специалисты, является «коллективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа.

     Другой  важной характеристикой документного общения является адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие ее виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес, безадресных документов не бывает. Более того, управленческий документ всегда «узко направлен», адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников. [2]

     Существенным  фактором делового общения, влияющим на характер управленческой информации, является повторяемость управленческих действий и ситуаций. Управленческая деятельность – это всегда «игра по правилам». Следствием этого является повторяемость управленческой информации, приводящая к регулярности использования одних и тех же языковых средств.

     Другая  характерная особенность делового общения – тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач, что является следствием определенной стабильности функций учреждения. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. Следствием этого и является то, что круг вопросов, по которым создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер, отражающий функциональную деятельность организации. [3]

     Обобщая сказанное, можно выделить следующие  свойства управленческой информации, вытекающие из условий делового общения:

• официальный характер;
• адресность;
• повторяемость;
• тематическая ограниченность.

     Условия делового общения, кроме того, предъявляют  и определенные требования к управленческой информации, соблюдение которых может обеспечить эффективность делового общения в сфере управления. Одно из важнейших требований, предъявляемых к управленческой информации, вытекает их самого существа управленческой деятельности, суть которой заключается в принятии управленческих решений в целях упорядоченного воздействия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано; на получении, переработке и использовании управленческой информации. Следовательно, эффективность управленческой деятельности только тогда достаточно высока, когда для принятия решений используется актуальная информация, информация новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, получения, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.

     Актуальность  информации как общее понятие  связано с целым рядом других понятий, также характеризующих  управленческую информацию с точки зрения ее ценности и эффективности, а именно:

• достоверность (объективность);
• убедительность (аргументированность);
• полнота (достаточность информации) и некоторые другие.

     Требование  достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

     Убедительность (аргументированность) информации связана  с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколько обоснован будет документ, письмо, будет зависеть и его исполнение.

     Требование  полноты предполагает, что документ должен содержать всю необходимую для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку. [3]

     В деловом общении рассмотренные  мной свойства управленческой информации и предъявляемые к ней требования должны быть сохранены и, следовательно, определенным образом выражены в языке и стиле документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективным образом фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.

     Специфика делового стиля выражается в определенных стилевых чертах, отличающих его от других функциональных стилей языка (литературного, научного, разговорного и др.) и делающих его наиболее удобным инструментом делового общения.

     Основные  черты официально-делового стиля:

• нейтральный тон изложения;
• точность и ясность изложения;
• лаконичность, краткость текста.

     Нейтральный тон изложения – это норма официального делового общения. Управленческая информация, как отмечено выше, является официальной по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними. Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т.е. от имени юридических, а не физических лиц. В силу этого личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.). [2]

     Точность  изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе, исключающую двусмысленности. Адекватность восприятия текста и автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом быстрота восприятия текста не имеет особого значения, поскольку текст документа – это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не на слуховое восприятие, и при необходимости он может быть перечитан, и не один раз. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

     Точность  изложения достигается употреблением  терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов – языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

     Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью  композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

     Лаконичность  изложения текста достигается экономным  использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

     Рассмотренные стилевые черты выступают в качестве требований, предъявляемых к текстам документов, и играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах управленческих документов.

Требования  к текстам документов

Употребление  специальной лексики

     Понятие «специальная лексика» относится к трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова. Термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике, искусстве и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

     Термины, используемые в управленческой документации, – это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ; во-вторых, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления. [4]

     Правильность  и стабильность терминоупотребления  достигаются применением на практике терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии.