Искусство делового общения

Федеральное агентство по образованию РФ 
 

Тюменский государственный архитектурно-строительный университет 
 

Кафедра  менеджмента 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ

по  дисциплине: документирование управленческой деятельности на тему

«Искусство  делового общения» 

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                    Выполнила:

                                                    Букина Т.Н.

                                                    ЭУС – 06 -01 

                                                    Научный  руководитель:

                                                    Александрова  Н. Н. 
 
 
 

ТЮМЕНЬ, 2006

Содержание: 

Введение.

1. Деловое общение и его особенности.

2. Виды делового общения.

         2.1.Беседа

         2.2.Переговоры.

         2.3.Совещания.

         2.4.Разговор  по телефону.

3. Конфликт в деловом общении.

Заключение.

Список использованной литературы.

Приложение

 

Введение 

«Умение общаться вовсе не означает

способность

говорить  без остановки».

¯¯¯ 
 
 

«Хороший  собеседник – это  прежде всего 

хороший слушатель».

¯¯¯

«Если хотите иметь успех,

Вы  должны выглядеть  так, как будто 

Вы  его имеете». 

      Известный французский писатель и летчик, интеллигентнейший  человек Антуан де Сент-Экзюпери, как-то заметил, что самая большая роскошь  — это роскошь человеческого  общения...

      Общение... Казалось бы, что здесь мудреного? Захотел поговорить со знакомым, встретились — и говори сколько душе угодно. Но на самом деле все это не так просто. И чтобы почувствовать настоящее удовольствие от общения, нужно придерживаться некоторых правил.

      Очень часто приходится наблюдать, как разговаривают две женщины. Одна трещит без умолку, рассказывая обо всех мелких подробностях своей жизни, явно злоупотребляя временем другого человека. А другая не может уйти, чтобы не показаться невоспитанной. Так и вынуждена она часами слушать совершенно неинтересный ей разговор, а ведь вполне возможно, что времени у нее на это нет.

      Однако  не всегда беседа пуста. И нам все-таки нужно уметь выслушать другого  человека, не отмахнуться от его  забот. И это большое искусство.

      Очень часто мы чувствуем себя неуютно от того, что к нам обратился на "ты" совершенно незнакомый человек. А всегда ли мы сами правильно выбираем форму обращения к человеку?

      Искусство делового общения состоит в правильном выборе темы и тона беседы. И этому мы тоже постараемся вас научить.

      Известный французский писатель-моралист Франсуа  де Ларошфуко тонко замечал: "...Если сказать слово кстати — большое искусство, то кстати промолчать — искусство еще большее". Все эти правила необходимо знать, чтобы не наживать себе врагов и не попасть впросак при беседе с незнакомыми людьми.

 

       1. ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ ЕГО ОСОБЕННОСТИ

      Деловое общение — это межличностное общение с целью организации и оптимизации того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной, коммерческой, управленческой т.д.

      Участники делового общения, — это, как правило, официальные должностные лица, исполняющие свои служебные обязанности.

      Деловое общение может  быть: необходимым (без межличностных контактов осуществление совместной деятельности невозможно); желательным (определенные межличностные контакты способствуют более успешному осуществлению задуманных планов); нейтральным (межличностные контакты не способствуют, но и не мешают решению поставленных задач); нежелательным (общение между определенными лицами затрудняет достижение поставленной цели).

        В зависимости  от различных признаков  деловое общение  можно разделить  на следующие виды: 1)контактное — дистантное (по положению коммуникантов в пространстве и времени); 2)непосредственное — опосредованное (по наличию или отсутствию какого-либо опосредующего «аппарата»); 3)устное — письменное (с точки зрения формы существования языка) и др.

      К основным функциям делового общения относят:

      1)информационно-коммуникативную  (прием и передача информации);

      2)регулятивно-коммуникативную (взаимная корректировка действий в процессе совместной деятельности);

      3)аффективно-коммуникативную  (передача эмоционального отношения).

      Рассмотрим  специфические особенности  делового общения.

      1. Регламентированность, т.е. подчинение установленным правилам и ограничениям. В деловом общении существуют принятые стандарты поведения, которые определяются должностными правами и обязанностями работника, традициями данного коллектива, видом делового общения, степенью его официальности, целями и задачами конкретной встречи, национальными и культурными обычаями. Регламентированность предполагает соблюдение делового и речевого этикета, отражающего нравственные установки и вкусы определенных социальных групп, правила приветствия и представления, временных рамок. Большое внимание в этикете уделяется внешнему виду деловых людей, их одежде, умению управлять отрицательными и положительными эмоциями, манере разговаривать.

      2. Строгое соблюдение ролевого амплуа участниками делового общения. В процессе взаимодействия деловому человеку в разных ситуациях приходится быть и начальником, и подчиненным, и коллегой, и партнером, и частным лицом, и официальным представителем какого-либо мероприятия и т.п. Необходимо учитывать это и вести себя в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми конкретной обстановкой и принятой ролью. Порой люди, связанные между собой родственными, дружескими, товарищескими, интимными отношениями, забывают об этом. В присутствии других сотрудников, посторонних лиц они ведут себя фамильярно, переходят на «ты» - общение, используют неуместные в официальной обстановке выражения, что ставит должностное лицо в неловкое положение, наносит ущерб его репутации.

      3. Повышенная ответственность участников за его результат. Ведь успешное деловое взаимодействие во многом определяется выбранной стратегией и тактикой общения, т.е. умением правильно сформулировать цели разговора, определить интересы партнеров, выстроить обоснование собственной позиции и т.д. Если деловое общение проходит неэффективно, это может привести к провалу самого дела, а его участников ожидает удел неудачников (увольнение с работы, расторжение контракта, финансовые убытки и др.). Поэтому в деловом общении особую значимость приобретают такие важные качества деловых людей, как обязательность, организованность, верность слову, соблюдение нравственно-этических норм и принципов, адекватное поведение.

      4. Строгое отношение к использованию участниками делового общения речевых средств. В деловом общении не допускаются бранные слова и нецензурные выражения, просторечие, нежелательным является использование слов ограниченной сферы употребления (жаргонизмов, диалектизмов, архаизмов и др.). Так же важно владение профессиональным языком, которое предполагает освоение основных понятий данной сферы, правильное употребление терминов, специальных слов и выражений.                                                                                       
2. ВИДЫ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ.

      2.1 Беседа

      Деловая беседа – это межличностное речевое общение, предполагающее обмен взглядами, точками зрения, мнениями, информацией, направленное на решение той или иной проблемы.

      Характер  деловой беседы, особенности ее протекания, тематика обсуждаемых вопросов определяются профессиональными и деловыми интересами ее участников, а также типом отношений между собеседниками (субординационные «по вертикали» — «сверху вниз», «снизу вверх» и партнерские «по горизонтали»).

      По  характеру обстановки, в которой  обсуждаются те или иные вопросы, деловые беседы бывают официальные и неофициальные, т.е. с соблюдением и без соблюдения определенных правил и формальностей. Деловые беседы могут проводиться в кабинете, на рабочем месте, в столовой, ресторане, во время прогулки, дружеского застолья.

      По  характеру обсуждаемых вопросов наиболее распространенными считаются следующие виды деловых бесед: кадровые (прием на работу, увольнение с работы, перемещения по должности); дисциплинарные, связанные с нарушением трудовой дисциплины, уклонением от выполнения служебных обязанностей и т.п.; организационные, определяющие технологию выполнения задания; творческие, посвященные выработке концепции того или иного проекта, задания и др.

     Построение  беседы

     1. Устраняйте напряженность. На протяжении беседы руководитель обычно слушает ответы, делая краткие замечания или показывая действиями собеседнику, что он «заинтересован, внимателен и ждет продолжения».

     Пять  способов реакции при слушании:

• Кивок (кивнуть слегка головой и ждать).
• Пауза (посмотреть на собеседника ожидающе, ничего не говоря и не делая).
• Периодические замечания («понимаю», «интересно» и др.).
• Отклик (повторение нескольких последних слов собеседника).
• Отражение (ответ собеседнику его же словами, показывающими, что вы понимаете, что он сказал («Вы считаете, что...»).

     2.Умейте поддержать беседу. После устранения напряженности беседа вступает в решающую фазу: надо выяснить факты, показать понимание, заставить человека думать, позволить ему оправдаться, изложить свою позицию. В начале беседы задается наводящий вопрос, он обычно следует после небольшого объяснения цели беседы: «В чем же причина затруднений?» Хорошая постановка вопроса задает тон для остального разговора, делает обсуждение свободным и откровенным, позволяет сотруднику подойти к теме с любой точки зрения, которую он считает правильной, и тогда он, скорее всего, выскажет то, что действительно думает, вместо того что, по его мнению, хотел бы услышать шеф. Плохо сформулированный вопрос может насторожить и «замкнуть» собеседника.

     3.Проводите основную мысль. Тогда вам удастся достигнуть более полного понимания; выявить важные факты; привести к выводу; заставить сотрудника выработать свое собственное решение.

     4.Задавайте открытые вопросы, которые не позволяют ответить на вопрос «да» или «нет». Открытые вопросы начинаются словами: когда, где почему, который, как, кто, что. На вопрос «Как это произошло? » ответ последует развернутый. Закрытые вопросы начинаются словами «может ли», «должен ли» и др. Ответ последует либо «да», либо «нет».

     5. Принимайте меры. Успешный разговор должен выявить факты и чувства. Зная их, руководитель в состоянии принять необходимые меры — санкции, выполнение обещаний, проверка хода исполнения и др.

      2.2. Переговоры

      Переговоры  — это обсуждение с целью заключения согласия между кем-либо по какому-либо вопросу. В беседе, как уже отмечалось, партнеры обмениваются взглядами, точками зрения, информацией. А в процессе переговоров его участники обычно добиваются соглашения по обсуждаемой проблеме. Конечно, на практике порой бывает трудно провести четкую грань между переговорами и некоторыми видами деловых бесед, например, проблемными, организационными, творческими. Фактически любая беседа может перерасти в переговоры.

      В зависимости от сферы деятельности, в которой ведутся переговоры, они могут быть дипломатическими, политическими, экономическими и др.

      Переговоры  различаются по цели, которую ставят перед собой их участники: о заключении соглашения, договора; о продлении действующих договоренностей; о координации совместных действий; об изменениях в договоре и т.п.