Учет товарных запасов

Как видно, даже аналитическая  информация в управлении товарными  запасами используется в оценке макроэкономических показателей.

Эффективное управление товарными запасами позволяет также  изыскивать пути оптимизации расходов торговой организации по таким статьям  как транспортные и складские  расходы. Без предварительного анализа  товарных запасов и покупательских предпочтений решение сократить  расходы на содержание ряда складских  помещений может привести не к  экономии, а к обратному эффекту - сокращению продаж и прибыли в  результате постоянного дефицита товаров. Чтобы этого избежать, необходимо оценить покупательский спрос, имеющиеся  возможности организации в товарных запасах, динамику объема продаж, месторасположение  покупателей, мощность и местонахождение  складских помещений, транспортные расходы и другие критерии. После  этого анализируется альтернативное использование высвободившихся  средств в случае сокращения расходов по содержанию складских помещений  или транспортных расходов. Оценка проводится комплексным анализом влияния  прогнозируемых расходов на показатели товарооборота и рентабельности.

Для эффективного управления товарными запасами необходима оперативная  и точная информация о наличии  и движении товаров. Основным источником этой информации является бухгалтерский  учет, а при наличии и управленческий учет. Организация товарных запасов  проявляется в способах их учета.

Учет поступления  товаров на склад торговой организации  может быть организован разными  способами в зависимости от способа  хранения товаров.

Аналитический учет поступления товаров в оптовой торговле ведется на складах и в бухгалтерии. Документами первичного учета, на основании которых принимаются на оптовый склад товары, являются товарно-транспортные накладные, счета-фактуры и другие сопроводительные документы. Эти документы материально-ответственные лица вместе с товарными отчетами сдают в бухгалтерию. Учет поступивших товаров ведется в карточках складского учета по их количеству, наименованию, сортности и другим показателям

Сортовой  способ учета товара. Сортовой способ учета на складах применяется в том случае, если хранение товаров организовано по наименованию и сортам без учета времени поступления и цены их приобретения. При этом материально-ответственные лица на каждую номенклатуру товара заводят новую карточку складского учета. Номенклатуры в данном случае различаются не только по типу и марке товара, но и по сорту, единице измерения, цвету и тому подобному.

При сортовом способе  хранения экономично используется складская  площадь, возможно более оперативное  управление остатками товаров. Однако трудно различить товары одного сорта, поступившие по разным ценам. При  сортовом способе хранения выбор  товара для реализации осуществляется произвольно. При этом, возможно использовать для оценки товаров методы: средней  цены, цены единицы запасов, ФИФО (по ценам первых покупок), ЛИФО (по ценам  последних покупок).

Партионный  способ учета товара. При партионном способе учета товара каждая партия товара на складе хранится отдельно. Под партией понимаются товары, поступившие одновременно по одному транспортному документу. В составе партии могут быть товары, как различных сортов, так и наименований. Каждую партию регистрируют в журнале поступающих товаров. Порядковый номер регистрации является одновременно номером этой партии. Он указывается в расходных документах рядом с наименованием товара, отпущенного из данной партии.

Партионный учет позволяет  определить результаты реализации партии товаров без проведения инвентаризации (так как, фактически инвентаризация производится локально при закрытии каждой партии). Данный вид учета  усиливает контроль над сохранностью ценностей, способствует снижению товарных потерь. Однако этот способ учета не позволяет рационально использовать складскую площадь, отсутствует  возможность оперативного управления товарными запасами (в результате хранения определенного вида товаров  в разных местах и отражения по ним в нескольких партионных картах).

Партионно-сортовой учет товаров. При партионно – сортовом способе учета товара отдельно хранится каждая партия поступивших на склад товаров. Внутри партии товары для хранения разбираются по сортам. Данный способ применяется в условиях широкого ассортимента товаров.

Среди многообразия хозяйственных  операций в организации, осуществляющей оптовые и розничные продажи, учет товарных операций является наиболее трудоемким. При этом необходимо руководствоваться  следующими основными принципами:

·   единство показателей бухгалтерского учета и аналитического управленческого учета при поступлении и реализации товаров, при складском или транзитном товарообороте;

·   возможность получения оперативной учетной информации о хозяйственной деятельности организации (например, за день, неделю и так далее);

·   учет товаров и тары в соответствии с разделением материальной ответственности по каждому лицу;

·   единство оценки товаров при их постановке на учет и списании в расход.

Таким образом, одна из главных задач управления товарными  запасами состоит в правильной организации  учета, позволяющей своевременно получать информацию о поступлении товаров, о выполнении договорных обязательств поставщиками и покупателями, о состоянии  товарных запасов, о ходе отгрузки и  реализации товаров и контроле над  их сохранностью.

ПЛАНИРОВАНИЕ  ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ. ТОВАРНЫЕ ИЗЛИШКИ И ДЕФИЦИТ

Основными функциями  управления запасами являются планирование, мотивация, организация и контроль сохранности товарных запасов.

Товарные запасы необходимы для бесперебойного обеспечения  спроса покупателей – потребителей, поэтому планирование и формирование товарных запасов осуществляется по видам запасов: текущие, подготовительные, гарантийные (страховые), сезонные запасы.

На первом этапе  планирования товарных запасов необходимо оценить покупательский спрос, предпочтения и платежеспособность покупателей, учесть потребности в товарах  на основе портфеля заказов, договоров  и нарядов на поставку конкретных товаров покупателям, оценить динамику объема продаж с целью прогнозирования  необходимого объема потребления товаров. Затем необходимо проанализировать месторасположение покупателей  и поставщиков, мощность и местонахождение  складских помещений, транспортные расходы, а также имеющиеся возможности  организации в товарных запасах  в зависимости от вида формируемых  товарных запасов. Таким образом, планирование товарных запасов основывается на прогнозируемых показателях объема продаж и анализа внешних и внутренних факторов, влияющих на формирование товарных запасов.

На основе полученной информации осуществляется разработка плана поставок товаров по ассортименту и срокам. План поставок товаров  представляет собой совокупность планово-расчетных  документов, в которых определяются номенклатура поставляемых товаров, требования к ее качеству, количество и сроки  поставки, что должно быть отражено в основных требованиях предъявляемых  к товару и существенных условиях заключаемых договоров поставок товара.

Этот план разрабатывается  в натуральных единицах измерениях и является основным документом, в  соответствии с которым торговая организация формирует товарные запасы и тем самым обеспечивает непрерывный процесс реализации товаров и выполняет свои обязательства  перед покупателями-потребителями.

Планирование  сроков поставок осуществляется в зависимости  от норм запасов в днях на всех стадиях  товародвижения: оформление товаро-сопроводительных и таможенных документов, нахождение товара в пути, страховой запас  в днях при транспортировки товаров, погрузо-разгрузочные работы, транспортировка  товаров до магазина, предпродажная  подготовка, страховой запас в  днях на случай непредвиденных задержек в пути, запас в днях на возврат  забракованных товаров. Поставка товаров  осуществляется заблаговременно таким  образом, чтобы до начала прогнозируемого  периода реализации товар успел  пройти все предпродажные стадии подготовки и транспортировки.

Планируемое количество товарных запасов также зависит  от ряда критериев: непосредственно  необходимого объема товара для удовлетворения потребностей покупателей, то есть прогнозируемого  объема продаж в натуральных единицах измерения по каждому виду товара, а также сверх этого необходимого количества учитываются товарные потери при транспортировке, хранении и  в результате естественной убыли, порчи, боя, лома, брака. Однако с целью незатоваривания  следует вычитать остатки товаров  из переходящих запасов, то есть остатки  не реализованных товаров, продажа  которых была запланирована в  прошлом периоде.

Как уже отмечалось, при планировании товарных запасов  необходимо учитывать  товарные потери, которые возникают на всех стадиях обращения товаров: при транспортировке, хранении и реализации. Вопросы, связанные с товарными потерями для торговых организаций, являются очень важными, так как товарные потери необходимо прогнозировать и формировать заказы и потребности с учетом возможно потерянного в будущем количества товара.

Различают нормируемые  и ненормируемые товарные потери:

1.   Нормируемые потери – это потери, образующиеся в результате усушки, утряски, раскрошки, разлива и тому подобному, то есть так называемая естественная убыль товаров: уменьшение веса или объема товаров происходит вследствие изменения их физико-химических качеств.

2.   Ненормируемые потери: это потери от боя, брака и порчи товаров, а также потери по недостачам, растратам и хищениям. Данные потери образуются вследствие уменьшения массы товаров сверх норм естественной убыли, понижения качества по сравнению со стандартами, веса и объема товаров, а также их порчи из-за неправильных условий хранения, халатности должностных лиц. Наличие в торговых организациях таких потерь является результатом бесхозяйственности, запущенности в учете, поэтому такие потери не нормируются, а считаются сверхнормативными. К сверхнормативным относятся и потери вследствие стихийных бедствий, а именно: не компенсируемых убытков от пожаров, наводнений, всякого рода аварий и тому подобного, убытков от хищений, виновники которых по решению суда не установлены.

Пример ?.

На складе оптовой  организации ООО «Торговля» макаронные изделия хранятся 2 месяца и 8 дней.

Нормы естественной убыли  для одного месяца хранения макаронных изделий составляют 0,03%, за каждый следующий  месяц – 0,008%. В данном примере  норма естественной убыли на складе по макаронным изделиям будет равна:

За первый месяц  – 0,03%, за второй месяц- 0,008%, за 8 дней – 0,008% х 8/30 =0,002, таким образом, норма  естественной убыли по макаронным изделиям за 2 месяца и 8 дней составит 0,04%.

Окончание примера.

Естественная убыль  рассчитывается в зависимости от принятого способа учета и  хранения товаров: партионного или  сортового.

При партионном способе  естественная убыль исчисляется  по фактическим срокам хранения товаров, которые определяют по партионной карте, на основании даты поступления партии товаров на склад, отпуска товаров, отпуска товара из партии и инвентаризации.

При сортовом способе  естественная убыль исчисляется  на товары, реализованные за период между инвентаризациями и имеющиеся  в остатке на момент проведения инвентаризации на складе (среднего срока их хранения).

Этот срок определяют делением среднего суточного остатка  товаров за период между инвентаризациями, на однодневный товарооборот за период между инвентаризациями. Суточный остаток  товаров, рассчитывается путем деления  суммы остатка товаров за каждый день на количество дней хранения между  инвентаризациями. Однодневный товарооборот можно определить делением товарооборота  за межинвентаризационный период на количество календарных дней в этом периоде.

Определив средний  срок хранения товара, можно узнать норму естественной убыли, она будет  равна проценту убыли от количества реализованных товаров с учетом его цены.

Формирование ассортиментной политики товарных запасов основная задача управления торговлей, оптимальное  решение которой позволит торговой организации стимулировать покупательский спрос, привлечь и удержать покупателя. Особенно остро встает ассортиментный вопрос в организациях розничной  торговли, где в настоящее время  уровень конкуренции достаточно высок. Ассортимент товаров основывается, прежде всего, на предпочтениях покупателя, а также психологических и  поведенческих характеристик покупателя, поэтому первым этапом планирования ассортимента является тщательный маркетинговый  анализ всех влияющих на покупательский спрос факторов, должны оцениваться  все составляющие экономического обоснования  планируемых изменений. Например, одними из направлений увеличения розничного товарооборота в области ассортиментной политики является сочетание следующих  направлений и принципов: