Роль информации в деятельности предприятия

2.2. ПУТИ И МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В ОРГАНИЗАЦИИ.

          При обсуждении вопросов проектирования  ИУС отмечались некоторые из  требований к повышению их  эффективности, например, требование, чтобы тип выдаваемой информации  соответствовал потребностям управляющего  для принятия им решения. К  сожалению, множество потенциальных  проблем не позволяет эффективно  работать даже такой ИУС,  которая   на первый взгляд хорошо спроектирована. Возможно, потенциальные пользователи  не поймут преимуществ системы  или будет испытывать перед  ней страх и не захотят ею  пользоваться. Может также оказаться,  что система получилась слишком  дорогой. Следовательно, необходимо  обратить внимание на то, как  разрешить эти и другие проблемы, чтобы новая ИУС оказалась  эффективной не только на бумаге, но и на практике.

     Сложные компьютеризированные информационно-управляющие  системы обычно проектируются группой  специалистов с помощью сторонних  консультантов. Чтобы проектируемая  ИУС была эффективной на практике, этим специалистам очень важно привлечь к процессу проектирования тех управляющих, которые в последствие будет  ею пользоваться. Эти пользователи лучше других знают, какие решения  являются главными и какая информация нужна для их принятия. Кроме того, если те руководители, которые будут  пользоваться информацией, не примут определенного  участия в процессе разработки, может  оказаться, что система не будет  давать им необходимой информации или  будет перегружать  из бесполезной  информацией. Не следует забывать то, что привлечение к проектированию людей, ответственных за внедрение, обычно уменьшает сопротивление  изменениям. Уменьшить сопротивление  переменам также можно, если как  следует обучить пользователей  работе с системой. Такое обучение должно уменьшить страх перед  неизвестностью, который внушает  сложная   ИУС. И, что наиболее важно, предварительное обучение позволит пользователям глубоко узнать возможности системы и поможет им избежать тех «ловушек», которые являются следствием имеющихся ограничений. Без такого обучения пользователи могут оказаться во власти обслуживающего технического персонала и чувствовать себя так, будто ИУС управляет ими, а не наоборот. В результате может возникнуть чувство досады и нежелания пользоваться системой.  Критерий затраты – эффективность ИУС не может считаться эффективной, если выгоды от ее использования заметно не превышают затраты на ее создание. Наилучшая ИУС – это не обязательно такая, которая дает наибольшее количество информации и набольшую точность и скорость. Лучшая система – это система, которая дает информацию такого количества, которое необходимо для целей управления при наименьших возможных затратах.

     Стоимость эксплуатации ИУС значительно превосходит  затраты на оплату труда специалистов и стоимость оборудования обработки  данных. В состав затрат входит время, затраченное на проектирование системы, ее установку, обучение персонала, а  также время и расходы, связанные  со сбором, накопление и обработкой информации. Однако, оценкой экономической  эффективности ИУС часто пренебрегают. Одна из важных проблем, связанных с  новой технологией ИУС, - это легкость, с которой можно выдавать чрезмерное количество информации. А избыток  информации также затрудняет процесс  принятия решения, как и ее недостаток. Погребенные по грудой несущественных фактов, руководитель  может  просмотреть  важную информацию, или не сможет достаточно быстро установить ее для современного принятия решения. Следовательно, хорошо проектированная ИУС избирательно снабжает руководителя информацией  лишь того типа, которая необходима для его деятельности. По возможности, информацию необходимо как можно  плотнее «сжимать», чтобы ускорить процесс ее накопления. Необработанная информация, вводима в компьютерную информационную систему, называемую базу данных, должна быть организована так, чтобы ее можно было извлечь в пригодном виде. Разные управляющие имеют разную потребность в информации в разное время. Чтобы помочь им эффективно использовать аппаратное оснащение системы, были разработаны разнообразные пакеты программного обеспечения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

     Информация  играет важную роль в обществе, она  связывает между собой различные  материальные и интеллектуальные виды деятельности людей и выступает  важнейшим ресурсом жизнедеятельности. При этом характерной особенностью этого вида ресурсов, в отличие, например, от природных, является то, что он не только не убывает со временем, но и  постоянно нарастает, создавая тем  самым условия для накопления опыта, способствуя выработке и  принятию эффективных управленческих решений.

     Для современных условий развития информационных технологий характерно все более  широкое использование высокоэффективных  автоматизированных информационных систем, позволяющих существенно повышать уровень управления экономическими объектами. Современные информационные системы предоставляют возможность  осуществлять сбор и хранение информации, оперативно и точно передавать ее по назначению, осуществлять ее обработку, выявлять отклонения от намеченных показателей, производить анализ данных. На этой основе появляется возможность поэтапно осуществлять систематический контроль за всеми участками деятельности банка, координировать и своевременно вносить соответствующие коррективы, отслеживая изменение условий внешней  среды. Применение развитых информационных систем создает предпосылки для  усиления централизации и оперативности  контроля, перенесения на высший уровень  руководства контрольных функций.

     Коммерческие  организации  в силу своей деятельности могут располагать возможностями  по накоплению информации, касающейся своей деятельности, а также функционирования многих других объектов и субъектов  экономической и социальной жизни  общества. Вместе с тем, потребности  предприятий в информации продолжают неуклонно нарастать, и удовлетворение их происходит явно не в полной мере. Чем быстрее указанная проблема найдет свое решение, тем быстрее  будут созданы условия для формирования устойчивой и надежной предпринимательской  среды.

     При организации информационной системы  предприятий важно определить основные требования, предъявляемые к информации, необходимой для эффективного управления. Суть требований, которым, прежде всего, должна удовлетворять информация с  управленческой позиции, состоит в  следующем.

     Информация  должна быть надежной или достоверной. Информацию можно считать достоверной  в том случае, если она не искажает истинного положения дел. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ.

     1.Бешенков  С.А., Лыскова В.Ю., Ракитина Е.А.      Информация и информационные процессы. Омск, 2009.

     2.Афанасьев  С.В., Ярошенко В.Н.    Эффективность  информационного обеспечения управления.  Москва: Экономика, 2007.

     3.Баззел  Р.Д., кокс Д.Ф., Браун Р.В.     Информация и риск в маркетинге. Москва: Экономика, 2007.

     4.Зурковски   П.   Информационный бизнес: взгляд  изнутри. // Мировая  экономика  и международные отношения// №8, 1999.

     5. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури  Ф.      Основы менеджмента.  Москва» Дело» 1992.

     6.Русинов  Ф., Журавлев А.    Конкурентноспособность: образование, информационный потенциал,  принятие управленческих решений.// Консультант директора, №2(14), январь 2010.