Роль информации в деятельности предприятия

     -Автоматизированные  информационно-справочные системы  (АИСС).

       Это АИС, предназначенная для  сбора, хранения, поиска и выдачи  в требуемом виде потребителям  информацией различают следующие  виды АИСС:

     - Автоматизированные архивы (АА);

     - Автоматизированные системы делопроизводства (АСД);

     - Автоматизированные справочники  и картотеки;

     -Автоматизированные  системы ведения электронных  карт местности (АСВЭКМ) и др.

2.  ВЛИЯНИЕ ИНФОРМАЦИИ НА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ.

     Управленческую  деятельность можно условно разделить  на три основные категории. И именно они, на мой взгляд, определяют и  характеризуют преобладающие по важности, по распространению виды и категории управленческой информации. Информация по стратегическому планированию позволяет высшему управлению нести  ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может  включать перспективы оценки среды, экономические прогнозы и демографические  тенденции. Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации  различных подконтрольных им действий, привидения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных  оперативных планов. Информация, которая  необходима этим управляющим, может  включать производственные сводки и  действия, предпринимаемые другими  управляющими среднего уровня. Оперативная  информация помогает управляющему нижнего  уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление  табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о  политике и процедурах, а также  о деятельности управляющих в  родственных структурах, подразделениях. Хотя управляющие на различных уровнях  организации имеют различные  потребности в информации ( см.), все  они сталкиваются с общим «требованием»  самой ИУС. Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего  наблюдателя выявление плохих или  слабых решений.                          Следовательно  можно рассматривать  ИУС как встроенный механизм контроля качества, поощряющий обучение на собственном  опыте и использование знаний для совершенствования мастерства и исполнение работы.

     Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система  не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Виды информационных систем, лежащих в основе организации: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный, далее разделены на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы  создаются, чтобы обслужить эти  различные организационные интересы.

     Различные организационные уровни обслуживают  четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы  уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

     Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации  типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость, кредитуют  решения и поток материалов на фабрике. Основная цель систем на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить  потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

     Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит  в том, чтобы помочь деловой фирме  интегрировать новое знание в  бизнес и помогать организации управлять  потоком документов. ( см. схему №2).

     Группы  служащих информационных систем знания, особенно в форме рабочих станций  и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

     Системы уровня управления разработаны, чтобы  обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они  определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями  сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового  отдела и отдела, финансирующего затраты  для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

     Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они  имеют тенденцию сосредоточиться  на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны. Эти системы часто отвечают на вопросы: "что, если?".

Система уровней знаний. ( Схема №2 )

     Что произойдет с производственным календарным  планом, если мы должны удвоить продажу  в декабре? Что случилось бы с  нашим дивидендом, если оплата будет  отсрочена на шесть месяцев? Ответы на эти вопросы часто требуют  новых данных вне организации  или данных изнутри, которые не могут  быть получены от существующих систем с эксплуатационным уровнем.

     Системы стратегического уровня - это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в  фирме и в деловом окружении. Их основное назначение - приводить  в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной  возможностью. Каков будет уровень  занятости через пять лет? Каковы длительные промышленные финансовые тренды и где наши подъемы и спады? Какие изделия мы должны производить  через пять лет?

     Информационные  системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные  функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются  собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также  имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для  управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

     Типичная  организация имеет системы различных  уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему  на эксплуатационном уровне, чтобы  делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система  уровня знания создает соответствующие  дисплеи для демонстрации изделий  фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода - обслуживает стратегический уровень производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов.

     Каждая  система может иметь компоненты, которые используются разными организационными уровнями или одновременно несколькими. Секретарь может находить информацию относительно MIS, средний менеджер может  нуждаться в данных анализа из TPS. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.1. ВЗАИМОСВЯЗЬ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ И ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ.

         Особым направлением использования  информации в экономической деятельности  является обеспечение эффективного  функционирования организаций за  счет качественного обращения  информации и знаний. По мере  развития организаций объем накапливаемой  информации и знаний увеличивается,  формируются системы обращения  информации и технологии управления  информацией и знаниями. От качества  использования информации и знаний  непосредственно зависят эффективность  и перспективы деятельности практически  каждой фирмы. 

     Информация  циркулирует в рамках фирмы в  горизонтальном и вертикальном направлениях. Вертикальные информационные потоки обеспечивают, в основном, процессы управления, горизонтальные - производственную деятельность. Информация и знания становятся объектами управления, вырабатываются специальные методики и системы, ориентированные на управление этими ресурсами. Управление знаниями направлено на создание таких условий, при которых сотрудники имеют возможность получить необходимые знания и информацию в нужное время и в необходимом объеме. При этом важной задачей управления становится организация эффективного взаимодействия сотрудников фирмы для обмена знаниями, передачи опыта, навыков, умений. Знания отдельных индивидов, взаимодействующих в рамках фирмы, дают несоизмеримо больший эффект нежели простая их сумма. (Эффективность информационного обмена, конечно, зависит и от технических средств, и от корпоративной культуры).

     Для повышения определенности в отношении  спроса и предложения, динамики их изменения, требуется коммерческая информация, представленная маркетинговыми исследованиями, а для уменьшения неопределенности знания о состоянии рынка, направлениях изменения его структуры - конъюнктурная информация. Важными видами информации являются и финансовая, научно-техническая, статистическая.

     Обеспечение внутрифирменных процессов за счет организации эффективного внутреннего  информационного обмена позволяет  повысить качество отдельных бизнес-процессов, оптимизировать использование всех ресурсов хозяйственной деятельности. Электронные сети, системы коммуникаций представляют собой элементы неосязаемых  активов фирмы, определяющие качество внутрифирменных взаимодействий в  области использования информации и знаний. Эффективное использование  информации и знаний способствует улучшению  обслуживания потребителей, расширению возможностей планирования, ускорению  реакции на изменения в экономике. В условиях избыточного информационного  давления и дефицита времени для  принятия решений, а также с учетом затрат на поиск необходимой информации брэнды и деловая репутация компании являются важными показателями, снижающими неопределенность в ее отношениях с  другими субъектами рынка. Естественно, информационное программирование должно опираться на реальные достижения компании, ее корпоративную культуру.

     Информационное  программирование может использоваться и для манипулирования ожиданиями субъектов рынка, что может приводить  и к неэффективному распределению  ресурсов. Во многом кризис на рынках продукции  высокотехнологичных компании имеет  причиной именно переоценку их возможностей, что приводит и к неадекватным оценкам инвесторов, и к принятию неоптимальных решений. Чрезмерное информационное давление на экономических  агентов, особенно на потребителей, также  можно отнести к негативным последствиям информационного сопровождения. В  последнее время все более  распространенными становятся и  информационные войны, направленные на создание негативного образа фирмы-конкурента, негативное восприятие ее продукции.

     Все большее значение приобретают в  деятельности фирм так называемые неосязаемые  активы, имеющие информационную основу, и, следовательно, требующие особых систем управления их использованием и развитием. К неосязаемым активам  относятся патенты, лицензии, ноу-хау, торговые марки, знания, навыки и умения работников фирмы, организационная  структура и корпоративная культура, во многом определяющие эффективность  использования информации, особенно во внутрифирменных процессах. Неосязаемые  активы все чаще становятся специфическими активами бизнеса, что создает предпосылки  для совершенствования традиционных и создания новых его форм.

     Виртуальные компании, сетевые организации, интернет-компании, виртуальные команды, аутсорсинг, взаимодействие с контрагентами посредством  сети Интернет становятся все более  распространенными формами ведения  бизнеса, обусловленными их возможностями  эффективно использовать информацию и  знания для решения отдельных  задач экономической деятельности. Развитие компьютерной техники, информационно-коммуникационных технологий, создание и распространение  глобальной сети Интернет, действительно, открывают невиданные ранее возможности  для использования информации. В  то же время проблемами в развитии информационной экономики в настоящее  время является отсутствие адекватных систем оценки информации, трудности, обусловленные противоречивым сочетанием в информации характеристик общественного  и частного блага и, конечно, отсутствие целостной экономической теории информации.

     В последние десятилетия все более  явной становится тенденция к  распространению принципиально  новых явлений и процессов  в экономике, выявляются иные факторы  экономического развития как на макроуровне, так и на уровне фирм. Основной причиной подобных изменений является начало и развитие "информационной революции", ведущей к становлению новой экономической системы. Происходит замещение машинной техники как главного производственного ресурса индустриальной эпохи информацией, знанием, интеллектом. Растущая автоматизация процессов материального производства позволяет сконцентрировать трудовые усилия на сфере интеллектуального производства, создания информационных продуктов и услуг.