Отчет по практике в ГОУ НПОЛ ПУ №8

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

• порядковый номер документа, включающий номер дела;
• адресат (корреспондент);
• краткое содержание или заголовок;
• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
• исполнитель;
• примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Порядок работы с исходящими документами АТБ приведен в схеме 2.

 

Схема 2. Оперограмма движения исходящих документов

……..

4.5 Регистрация документов

 

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».16

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам комбината, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов17.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления18 и Типовой инструкции по делопроизводству19. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Для ЗАО Авиакомпания "Контенинтальные авиалинии", характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику предприятия, в нем принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем руководителя, другая же в структурных подразделениях. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем.

В Авиакомпании регистрация входящих документов,  происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов Авиакомпании осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов:

………

При анализе регистрации документов АТБ была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ20. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Однако на сегодняшний день регистрация всей документации ведется только в журнальной форме. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

4.6 Подготовка документов к передаче в архив

 

С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела.

Дела находятся в рабочих кабинетах и специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела необходимо располагать в соответствии с номенклатурой дел.

С целью предотвращения износа подлинников нормативных правовых актов и распорядительных документов создается фонд пользования – совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов.

Для хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на хранение на предприятии организован архив. Деятельность архива регламентирована «Основными правилами работы архивов организаций» 21.

Прием каждого дела в архиве производится по описям в присутствии работников, сдающих дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел. Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы– картотеки на документы с целью их оперативного поиска.

Подготовка документов к сдаче в архив включает:

• оформление дел;
• составление описей дел;
• составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

В структуре АТБ до настоящего момента  отсутствует положение об архиве, хотя сам архив существует. За сохранность документов в делах отвечает ведущий специалист отдела.

В настоящее время проводятся работы по созданию положения об архиве структуре службы документационного обеспечения управления.

Необходимо создать комиссию по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников службы делопроизводства. В состав комиссии должны войти:

• ведущий специалист;
• юрист;
• секретарь руководителя.

……..

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения управленческого эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема–передачи информации, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве.

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация документов, подлежащих сдаче в архив.

Проведение анализа документационного обеспечения АТБ позволило выявить некоторые недостатки, сделать выводы, дать рекомендации с целью применения их на практике.

Существующий порядок организации делопроизводства Авиакомпании обладает рядом недостатков:

• отсутствует четкий порядок регистрации документов;
• встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;
• отсутствуют необходимые организационные документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и отделе делопроизводства; Положение об экспертной комиссии;
• отсутствует положение об архиве комбината;
• при внутренней переписке сотрудники комбината используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль - информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.22

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

 

•  
  Приложение Б. Структура ДОУ в ГОУ НПО ПУ №8.

 

Приложение А. Структура ГОУ НПО ПУ №8.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998. С.3.
2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998. п. 2.2.2
3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998, п.65. С. 41.
4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. С. 16.
6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536
7. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. С. 57.
8. Вялова Л.М. О введении табеля документов, реализующих функции управления.// Документирование. 1985. №1(15)
9. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С.4.
10. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 18.
11. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.
12. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. п. 3.3.4
13. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Россархива от 06.02.2002

 

 

Схема организационной структуры ООО «Ромашка» представлена на рисунке 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис 1

 

На предприятии четко распределены полномочия и меры ответственности по каждой должности. Каждый понимает, что от него ждут, и кто на него опирается. Структура управления на предприятии – линейно-функциональная. Линейное управление подкреплено вспомогательными службами. Можно выделить следующие уровни управления:

Преимущества	Недостатки
Удобство управления филиалами; Делегирование полномочий структурных подразделений; Распределение ответственности между структурными подразделениями; Менее загруженность руководителя; Качественное выполнение работы	Сложная структура организации; Посредственное общение с руководством; Руководитель не полностью знает дела организации.

Генеральный директор фирмы является лицом заинтересованным во внедрении и в дальнейшем развитии системы качества на предприятии. С его одобрения происходят изменения в системе качества.

Группа контроля качества, которая подчиняется генеральному директору, выполняет следующие функции:

• поддерживать, контролировать и редактировать «Руководство по качеству» (РК);
• формировать и документировать рабочие инструкции;
• разрабатывать программы оценки качества;
• осуществлять контроль за качеством продукции посредством проведения проверок;
• осуществляет контроль поставляемых комплектующих и контроль качества готовой продукции.

Бухгалтерия осуществляет регистрацию, обработку и учет документов, связанных с деятельностью фирмы.

Технический директор координирует и систематизирует работу группы развития, сервисного отдела и технического отдела.

Группа развития выполняет следующие функции:

• устанавливать отношения с организациями по сертификации;
• отслеживает изменения систем стандартов;
• взаимодействие с потребителями по вопросам качества продукции;
• представляет предприятие в организациях по сертификации продукции;