Отчет по практике в ГОУ НПОЛ ПУ №8

• должности Документоведа, Юристконсульта и Специалиста по кадрам выполняет один человек, что ведет к его перегрузке;

• нет номенклатуры дел всего учреждения, а только Секретаря;

• нет альбома или табеля форм документов;

•  нет положение о службе ДОУ, только должностные инструкции данных работников;

•  нет инструкции по ДОУ;

Так же можно выделить неоспоримый плюс – малое количество инстанций прохождения документами, в результате быстрое поступление его исполнителю.

3. Организация документооборота в ГОУ НПО ПУ №8.

 

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.8

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело9.

Схема движения документов в ГОУ НПО АПУ №8 наблюдается 2 основных видов:

Схема 1. Движение входящих документов.

№ этапа движения документов	Вышестоящая организация (Департамент)	Документовед, Юристконсульт, Секретарь	Руководитель	Исполнитель
1
2
3
4

Такая схема движения документов используется для всех документов, не касающихся финансовой документации. Третий и четвертые этапы являются таковыми только в случае правильного исполен этап

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ10 установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами11 12.

Под объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот Компании за последний год, была выявлена тенденция к его росту.

В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:

• поступающие (входящие);
• отправляемые (исходящие);
• внутренние.

 

……..

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы в АТБ оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название ЗАО, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются с помощью компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2003.

Сотрудники службы делопроизводства контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники комбината используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника предприятии другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит  информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.13

……..

Право издания приказов (распоряжений) принадлежит Генеральному директору компании, а в его отсутствии – первому заместителю генерального директора.

Заместитель подписывает приказы по курируемым вопросам только по поручению Генерального директора.

За качество подготовки проектов приказов (распоряжений) как по содержанию, так и по оформлению, несет ответственность руководитель структурного подразделения, готовящий проект.

Подготовленный проект организационного приказа (распоряжения) должен быть завизирован, собирает визы исполнитель. Срок исполнения как правило не превышает 3 дней. Приказы (распоряжения) визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. В случае подготовки объемного документа, визируемого большим количеством заинтересованных должностных лиц, которые в целях ускорения процесса согласования, знакомятся не с первым экземпляром проекта приказа, а с его копиями (ксерокопиями), допускается сбор виз на отдельном «Листе визирования». Виза включает в себя: наименование структурного подразделения, личную подпись, дату, расшифровку подписи. В расшифровке подписи должна указываться фамилия лица, визирующего документ.

…….

Организационные документы

Организационные документы – это документы, регламентирующие задачи и функции АТБ, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

К организационным документам относятся положения о ЗАО Авиакомпания "Контенинтальные авиалинии", структурных подразделениях, правила, инструкции, структура, штатное расписание, должностные регламенты работников ЗАО.

Положение – нормативный правовой акт, который определяет задачи, функции, полномочия, ответственность и организацию работы ЗАО Авиакомпания "Контенинтальные авиалинии" и его подразделений.

Положение включает следующие основные разделы: общие положения, задачи, полномочия, ответственность, организацию работы ЗАО Авиакомпания "Контенинтальные авиалинии" его подразделений.

Положение о структурных подразделении разрабатывается его руководителем и утверждается Генеральным директором ЗАО Авиакомпания "Контенинтальные авиалинии".

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения сотрудниками ЗАО Авиакомпания "Контенинтальные авиалинии".

В инструкции излагается порядок осуществления какой–либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав с указанием должностных окладов работников. В штатном расписании Авиакомпании указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, фонд оплаты труда. Штатное расписание Авиакомпании утверждается Генеральным директором.

Должностная инструкция (регламент) – определяет (регламентирует) функции, права, обязанности, ответственность должностного лица. Должностная инструкция (регламент) включает основные разделы:

……

Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание).

Телеграммы печатаются в двух экземплярах, заверяется круглой печатью и угловым штампом один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в 4 адреса исполнитель составляет список адресатов (в 2–х экземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов.

 

4.3. Порядок работы с входящими документами на предприятии

 

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в АТБ осуществляется централизованно секретарем  руководителя.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

• адрес отправителя;
• время отправки и получения документа;
• при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны. Штамп состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы  регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить относится ли она к регистрируемой или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

…….

После рассмотрения документов Генеральный директор наносит   резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В Авиакомпании подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ14.

Порядок прохождения входящих документов представлен в схеме 1.

 

 

Схема 1. Оперограмма движения входящих документов

……

- движение документов, поступающих  на имя Генерального директора

- движение документов, поступающих  на имя руководителей подразделений

- движение нерегистрируемых документов

 

4.4 Порядок работы с исходящими документами

 

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
• согласование проекта документа;
• подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);
• регистрация документа;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником службы делопроизводства. Ведущий специалист отдела делопроизводства вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.15

В Авиакомпании проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.