Отчет по практике на предприятие оптовой торговли в ООО «Крона»

r">     3. Документооборот на предприятии.

     3.1. Понятие о документах и документообороте. 

     Согласно  пункту 2 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденному приказом Минфина России от 9 декабря 1998 года № 60н, способы организации документооборота относятся к способам ведения бухгалтерского учета. 

     Очевидно, что документооборот существует на каждом предприятии, так как все  хозяйственные операции подтверждаются оправдательными документами. Эти  документы являются первичными учетными документами. 

     Документ  – первый и главный источник информации о свершившихся фактах в хозяйственной  деятельности предприятия. 

     К учету принимаются только правильно  заполненные документы, т.е. с полным объемом  обязательных показателей  – реквизитов (наименование организации, наименование документа, краткое содержание хозяйственной операции, ее количественное и стоимостное (денежное) выражение, подписи лиц, отвечающих за совершенную  операцию). 

     Первичный учетный документ представляет собой  письменное свидетельство о совершенной  хозяйственной операции, имеющее  правовое (доказательное, оправдательное) значение. Показатели документа должны раскрывать содержание и все особенности  этой операции, служат базой для  оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, содержат информацию, необходимую и достаточную  для организации бухгалтерского учета, анализа, контроля и осуществления других функций управления, а также для составления отчетности.

       Документооборот — это движение  документов, начиная от момента  их создания или получения  до завершения их исполнения  и передачи в архив.

        Правила документооборота подлежат разработке и утверждению и учетной политике организации.  

       Составными частями  документооборота  являются:

     - формы первичных учетных документов, создаваемые как с использованием унифицированных форм документации, так и разработанных организацией самостоятельно с учетом требований законодательства к их созданию;

     -  способы обработки документации;

     -  движение документов внутри организации  между исполнителями;

     - скорость прохождения документации  от одного исполнителя к другому;

     - время нахождения документации  в каждом структурном подразделении;

     -  передача в архив.

     Организация документооборота на предприятии должна обеспечивать актуальность и своевременность  информации, отражаемой в документах.

     Автоматизированная  система документооборота снижает  время на обработку, оптимизировать поиск. Кроме того, автоматизированный документооборот отвечает требованиям надежности хранения документации и обеспечения ее доступности в течение срока сохранности, установленного законодательством.  

     3.2 Организация документооборота 

     Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления  или получения от других организаций  до сдачи в архив.

     Четкая  организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения  необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля. 
 

       Пример организации документооборота  на анализируемом предприятии приведен  в таблице № 2. 

     Таблица№2 - Организация документооборота в ООО «Крона». 

 
 
 

     3.3 Правила составления документов 

     Для правильной организации бухучета и использования первичных документов для отражения фактов деятельности необходимо соблюдать требования, предъявляемые к составлению документов. Законом о бухгалтерском учете определены условия, при которых документы могут приниматься к учету. Прежде всего, они должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм.  Документы  составляются в момент совершения операции или, если это невозможно, непосредственно после нее. 

     Форма документов в отдельных случаях  может отличаться от унифицированной. Однако документ должен обязательно содержать:

     - наименование документа;

     - дату составления документа;

     - наименование организации;

     - содержание хозяйственной операции;

     - измерители в натуральном и  денежном выражении;

     - информацию  о  должностных   лицах,  ответственных  за  совершение 

       операции; 

     - личные подписи и их расшифровку.

     При составлении документов с применением  средств вычислительной техники необходимо проставление личной подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и расшифровка подписи.

     На  предприятии  установлен и закреплен  приказом перечень лиц, имеющих право  подписывать документы.

     Финансовые  документы на предприятии подписываются  директором и главным бухгалтером.

     Законодательством запрещено использовать устаревшие формы документов. Свободные строки в документах должны быть прочеркнуты. Документы заполняются шариковой или чернильной ручкой для обеспечения сохранности. 

     3.4 Классификация документов 

     При классификации по назначению выделяют следующие виды бухгалтерских документов.

1. организационно-распорядительные;
2. оправдательные;
3. комбинированные;
4. бухгалтерские документы, заменяющие оправдательные.

     В ООО «Крона» существуют Организационно-распорядительные документы — это приказы, доверенности, распоряжения и т. д. Эти документы содержат распоряжение, предоставляющее право на осуществление хозяйственных операций. Например, платежное поручение, учетная политика предприятия устанавливается приказом, который относится к организационно-распорядительной документации.

     К организационно-распорядительной документации на этом предприятии относятся и приказы по подотчетным суммам (устанавливает круг подотчетных лиц, срок на который выдаются денежные средства), приказы о приеме на работу, по увольнению с работы, приказы о направлении работников в командировки, приказы о назначении инвентаризационной комиссии, в этих приказах устанавливается перечень лиц, входящих в комиссию, порядок проведения инвентаризации. Отличительной особенностью организационно-распорядительной                                                                                                 документации является то, что информация из нее не переносится непосредственно в учетные регистры.

     К оправдательным документам относятся акты приемки-сдачи, накладные, приходные ордера, инвентаризационная  опись и т. п. Такие документы составляются в момент совершения хозяйственной операции и являются первичным источником информации об ее выполнении. Coдержащиеся в них данные заносятся в учетные регистры.      

     Существуют  также в ООО «Крона» комбинированные документы, которые сочетают в себе одновременно распоряжение и   исполнение. К ним относятся, например, расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, которые содержат распоряжение: «Уплатить в срок до___(указывается дата)», исполнительную составляющую — расчет заработной платы, причитающейся к выплате, и подписи о получении зарплаты, авансовые отчеты  подотчетных лиц по командировке. 

     По  содержанию хозяйственных операций выделяют:

     - документы по учету материальных  ценностей (накладные, акты и  др.);

         -документы по движению денежных  средств (чек, платежные поручения, 

           объявления на взнос наличными  и т. д.);    

     - документы по учету расчетов, например, с контрагентами (счета  – фак-

       туры, договора и т. д.).

     Документы также различаются по срокам хранения. Существуют различные сроки хранения документации. Предприятие должно обеспечить сохранность документации в соответствии с предписанными им сроками.

     Для бухгалтерского учета особенно актуально  подразделение документов на три  основных группы:

1. . Первичные учетные документы.
2. . Регистры бухгалтерского учета.

     3). Отчетность.

     Первичные учетные документы — это документы, которые фиксируют факты хозяйственной деятельности.

     Регистры  бухгалтерского учета создаются  на основе первичных учетных документов и служат для накопления информации и се систематизации с целью отражения  на счетах бухгалтерского учета.  На основе первичных документов составляются сводные учетные документы (регистры): карточки, ведомости, журналы. Так на основе банковских выписок и платежных  документов составляется журнал –  книга доходов и расходов, на основе приходно-расходных документов составляется  кассовая книга. Эти регистры бухгалтерского учета ведутся в хронологической  последовательности.   

     Бухгалтерская отчетность представляет собой документы, отражающие систему данных об имущественном  и финансовом состоянии предприятия  и результатах его деятельности. Такие документы составляются на основе данных бухучета по установленным формам. 

     На  каждой стадии документирования документы  не однородны. Они отличаются объемом учетных работ и зависят от размера предприятия и количества хозяйственных операций. 

     3.5 Хранение документов

     Ведение бухгалтерского учета хозяйственной  деятельности предприятия завершается  обеспечением сохранности документов, которые подлежат хранению, в соответствии с правилами хранения управленческой и бухгалтерской документации. Существуют нормативные акты, регламентирующие порядок и сроки хранения — Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утвержденное Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105), Закон о бухгалтерском учете, Налоговый кодекс РФ, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержденный Росархивом от б октября 2000 г.). 

     В соответствии со статьей 17 Закона о  бухгалтерском учете предприятия  и организации обязаны хранить  первичные учетные документы, регистры учета и отчетность в течение сроков, устанавливаемых по правилам организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. В связи с этим на предприятии выделено помещение под хранение документов и назначен сотрудник предприятия, отвечающий за  сохранность архива. Ответственность за организацию архива на предприятии несет руководитель.

     Положением  о документах и документообороте установлен порядок подготовки документов для хранения и сдачи в архив. До сдачи в архив документы хранятся в бухгалтерии в специальных закрывающихся металлических шкафах, где обеспечена их сохранность. За сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, их подготовку к сдаче в архив и сдачу в архив несет ответственность главный бухгалтер. Документы обычно переплетаются, подшиваются в папки в хронологическом порядке во избежание утери. В папках документы подшиваются по предметному признаку, например, папка по кассовым документам, авансовые отчеты, переписка, земельный налог, транспортный  и т.д. Подготовка документов для сдачи в архив завершается составлением справки (описи) для архива. Выдача документов из архива производится по распоряжению главного бухгалтера.