Организация внутреннего контроля процесса реализации

     Заключение  какого-либо договора при этом не предусмотрено.

2. Объекты внутреннего контроля реализации продукции.

     Объектами внутреннего контроля реализации продукции являются:

1. Получение заказа от покупателя на изготовление продукции.
2. Анализ возможности предоставления покупателю счета для оплаты продукции по безналичному расчету.
3. Подготовка к поставке продукции.
4. Учет и фактурирование поставки.

Схема реализации продукции

 заявка

       платеж 
 
 
 

     

3. Процедуры внутреннего контроля реализации продукции.

     Содержание  процедур внутреннего контроля, возлагаемых  на конкретных исполнителей – должностных  лиц предприятия, зависит от организационной  структуры предприятия и его  структурных подразделений.

     1. При получении заказа соответствующим должностным лицом осуществляется контроль за наличием таких признаков, как разборчивая подпись и указание должности лица, составившего заказ; точное указание юридического адреса и банковских реквизитов заказчика; четкий оттиск печати организации – заказчика; конкретность намерений заказчика и т.д.

     Поступившие заказы регистрируются в книге учета  заказов. Все выявленные отклонения от указанных параметров учитываются  при предварительной оценке возможности  выполнения заказа.

     Все неясные стороны заказа уточняются у заказчика посредством телефона или факсимильной связи. Заказ направляется для дальнейшего анализа только при отсутствии отклонений от параметров. Все заказы нумеруются и подшиваются для хранения в журналах учета поступивших заказов.

     Должностные лица предприятия, участвующие в  процессе:

• Начальник бюро формирования портфеля заказов отдела сбыта;
• Начальник отдела сбыта.

     Для ООО «Фаворит» должностными лицами являются: бухгалтер по работе с клиентами и менеджер.

     Все заказы оформляются в момент их поступления и заполняются самим заказчиком. При этом организация-заказчик должна предоставить такие документы, как Устав предприятия или копию первой страницы Устава, копию свидетельства о регистрации в ИФНС.

     Бухгалтер по работе с клиентами на месте проверяет правильность заполнения заказа, наличия всех документов, паспортные данные достоверного лица, заказывающего печать. Затем заказ передается менеджеру для проверки, а он в свою очередь представляет заказ для выполнения специалисту по изготовлению печатей и штампов.

2. Процедура контроля финансовой устойчивости заказчиков.

     Принимая  решение об отгрузке продукции на условиях последующей оплаты, должностные  лица, ответственные за это, должны проводить анализ финансового состояния  и надежности заказчика.

     Действия  внутреннего контроля заключаются  в :

▪ выборе примера нескольких еще не исполненных  заказов на существенную сумму и  анализе материалов, на основе которых  была установлена финансовая устойчивость, кредитоспособность и деловая порядочность заказчиков;

▪ оценке необходимости, достаточности и  истинности данных материалов;

▪ проведении выборочного анализа финансовой устойчивости с целью подтверждения  качества анализа, выполненного специалистами  финансового отдела.

     3. Процедуры контроля при подготовке проектов договоров поставки. Проект договора поставки готовится на основе образцов примерных договоров поставки, составленных в предусмотренной законодательством форме для различных отраслей промышленности с учетом условий конкретного заказчика.

     Действия  внутреннего контроля заключаются  в:

­ выборе для примера нескольких еще не исполненных заказов на существенную сумму и анализе соответствующих  им договоре поставки на предмет их соответствия  необходимым параметрам;

­ уточнении  причины выявленных отклонений.

     4. Процедуры контроля выписанных товарно-транспортных накладных. Выписка ТТН и санкционирование отгрузки во избежание злоупотреблении производится разными должностными лицами.

     Выписанные  экземпляры ТТН регистрируются в  специальном журнале или файле. Должностное лицо, санкционирующее  отгрузке, по установленному порядку осуществляет контроль выписанных ТТН по следующим параметрам: правильность их оформления; взаимосвязь указанных данных; точность подсчета указанных данных; соответствие указанных цен условиям договора и прейскуранту организации; соответствие характеристик продукции условиям договора и календарным планам отгрузок.

     5. Процедуры контроля формирования партий отправки и их погрузки в автотранспортное средство.

     Все экземпляры выписанной ТТН передаются на склад готовой продукции. Получив экземпляры ТТН, заведующий складом готовой продукции проверяет, поставлена ли на них соответствующая подпись заместителя начальника отдела сбыта и при наличии ее организует отборку продукции из мест хранения, комплектацию партий отправки, формирует грузовые единицы и производит их соответствующую маркировку.

     По  прибытии автомобиля в зону погрузки склада готовой продукции заведующий складом, сверяя соответствующие реквизиты  путевого листа и транспортного  раздела ТТН, осуществляет контроль на предмет соответствия параметров прибывшего под погрузку автомобиля объему данной поставки.

     После осуществления погрузки заведующий складом в предназначенных для  этого разделах ТТН проставляет  номера путевого листа, указывает наименование документов, следующих за грузом, вид упаковки, количество мест и скрепляет экземпляры ТТН штампом склада и своей подписью с указанием должности и ФИО.

     6. Процедуры контроля реализации готовой продукции.

     При получении данных об отгрузке продукции  покупателю начальник бюро оперативного управления отдела сбыта в журнале ежедневного учета отгрузки фиксирует:

­ наименование покупателя;

­ дату и номер договора поставки;

­ дату выписки и номер соответствующей ТТН;

­ дату и время фактического осуществления  отгрузки;

­ фактические данные об отгрузке в стоимостном и натуральном выражении по каждому наименованию отгруженной продукции;

­ дату и время возвращения автомобиля в организацию после отгрузки.

     По  данным вышеуказанного регистра начальника бюро оперативного управления составляются и ежедневно передаются в экономический отдел, содержащие сведения по отгрузкам за день и с начала отчетного периода.

     Отчеты  составляются по утвержденной форме  в трех видах:

● по отгрузкам продукции каждого наименования всем покупателям;

● по отгрузкам  продукции всех видов каждому покупателю в разрезе заключенных с них договоров;

● по объекту  отгруженной продукции по видам  отгрузки в разрезе транспортных средств и с указанием времени, затраченного на погрузочно-разгрузочные работы.

     Начальник экономического отдела на основе ежедневных отчетов, полученных из бюро оперативного управления, а также данных по расчетам за продукцию, поступивших из договорно-правового бюро, подготавливает и по установленному порядку ежедневно передает заместителю начальника отдела сбыта отчеты о выполнении планов продаж за день и с начала отчетного периода, а также отчеты о выполнении оперативно-календарных планов отгрузок и перевозок.

     Заместитель начальника отдела сбыта анализирует  полученные отчеты, определяет причины  отклонений, находит виновных, принимает меры в пределах своей компетенции и ежедневно по установленному порядку передает сведения о ходе выполнения планов сбыта начальнику отдела сбыта.

     Начальник отдела сбыта анализирует полученную информацию, принимает меры в пределах своей компетенции и предоставляет вышеуказанные отчеты и объяснительные записки с указанием причин отклонений, выявленных виновников и принятых мер дирекции организации для рассмотрения на ежедневных оперативных совещаниях руководителей организации. На совещаниях по не устраненным отклонениям принимаются необходимые управленческие решения.

     Действия  внутреннего контроля заключаются  в наблюдении за подготовкой первичной  отчетности по сбыту ответственными за это работниками, в опросе руководства  отдела сбыта на предмет наиболее часто возникающих причин отклонений от заданных объемов реализации и принятых по отклонениям управленческих решений.

     7. Процедуры контроля фактурирования поставок.

     На  основании полученного от водителя-экспедитора  экземпляра ТТН с отметками покупателя о приемке продукции работником группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии выписывается счет-фактура в 2-х экземплярах.

     Первый  экземпляр не позднее 10 дней с даты отгрузки продукции предоставляется  покупателю; счет-фактура подписывается руководителем организации, главным бухгалтером, заместителем начальника отдела сбыта и скрепляются печатью организации.

     Второй  экземпляр счет- фактуры подшивается  и хранится в учетной документации. Перед подписание счета- фактуры  вышеуказанные должностные лица методами проверки документов и встречной проверки документальных данных осуществляют контроль за правильностью указания реквизитов и следующих дополнительных данных: серия, номер и даты выписки ТТН; дата отгрузки; номер автомобиля, на котором осуществилась доставка продукции; количество грузовых мест. При этом данные счета- фактуры сверяются с данными ТТН и условиями договора.

     Бланки  счетов-фактур должны быть заранее  пронумерованы. Последовательность нумерации  проверяется главным бухгалтером. Счет-фактура является основным документом, по которому объем реализации отражается в бухгалтерском учете.

     На  основе выписанных счетов-фактур работник группы учета готовой продукции  бухгалтерии в соответствующих  регистрах ведет аналитический  и синтетический учет реализации готовой продукции.

     На  основе выписанного счета-фактуры  работник группы учета расчетов с  дебиторами и кредиторами бухгалтерии  заполняет регистры аналитического учета покупателей. Он же ведет книгу  продаж, в которой в хронологическом  порядке регистрируются выписанные счета-фактуры.

     Действия  внутреннего контроля заключается  в следующем:

●    наблюдение за подготовкой счетов-фактур;

● контроль методов сверки документов счетов-фактур на предмет соответствия указанных  в них данных данными ТТН и  условиям договоров;

●  контроль счетов-фактур на предмет их заполнения в соответствии с действующими правилами;

●    проверка проводок в Главной книге  и точности счетов покупателей;

●  согласование данных книги аналитического учета  с синтетическими счетами в Главной книге;

●     проверка правильности ведения книги  продаж;

●    сверка даты зафиксированных операций по реализации с датами счетов-фактур и ТТН.

     8. Процедуры контроля оплаты продукции покупателями.

     Ежедневно работник отдела банковских и кассовых операций получает из банка выписки с расчетного счета, где помещены все данные о движении и остатков денежных средств на счетах организации, в том числе о поступивших от покупателей за текущий день денежных суммах в оплату отгруженной продукции.

     Получив банковскую выписку, работник отдела банковских и кассовый операций осуществляет контроль на предмет полноты указания в выписках перечисленных покупателями сумм, сверяя поступившие от покупателей суммы по выписке с суммами, указанными в прилагаемых к ней оправдательных документах.

     В случае обнаружения отклонений работник отдела банковских и кассовых операций оперативно разрешает все возникшие  вопросы совместно с соответствующими работниками банка.