Организация работы с персоналом на предприятии на примере ПАО “Кузбассэнерго” Беловская ГРЭС

Процедура оформления новых сотрудников регулируется несколькими нормативными документами:

Главы 10 и 11 Трудового кодекса страны (ТК РФ). Детально разбирают процесс подготовки трудовых договоров и книжек.

Постановления Правительства №225 от 16.04.2003 с изменениями от 19.05.2008, и Министерства труда №69 от 10.10.2003. Описывают требования и порядок заполнения, учета и хранения трудовых книжек.

Постановление №1 от 05.01.2004 Государственного комитета статистики. Содержит образцы первичных документов по новым сотрудникам: приказ о приеме на работу; личная карточка.

Правила и порядок приема на работу на предприятии ПАО “Кузбассэнерго” Беловская ГРЭС: 

Порядок приема сотрудника на работу проходит в 6 основных этапов:

1. Проверка предоставленных  документов, а именно: 

• паспорт;

• страховое свидетельство- СНИЛС;
• ИНН;
• военный билет для лиц, которые состоят на учете и имеют военно-учетную специальность;
• любой документ, подтверждающий квалификацию (диплом, свидетельство);
• трудовая книжка.

Предприятие не исключает возможности в приёме иностранных граждан.

Пакет документов, подаваемых при трудоустройстве иностранцев, тоже имеет свои особенности, оговоренные в ФЗ №115 и в ст.327.3 ТК РФ.

Федеральный закон от 25.07.2002 N 115-ФЗ

В соответствии с ними иностранные граждане делятся на три категории:

• приравненные к гражданам РФ;
• прибывшие в безвизовом режиме;
• прибывшие в визовом порядке.

В зависимости от принадлежности к определенной категории пакет документов при трудоустройстве имеет некоторые отличия:

1. Первая категория к стандартному пакету прилагает миграционную карту и разрешение на временное проживание. А вот с дипломом об образовании могут возникнуть проблемы, так как на основании ст.107 ФЗ «Об образовании» признаются действенными только те документы, которые утверждены международными соглашениями об эквивалентности документов.
2. Вторая и третья категории к стандартному пакету должны приложить еще и патент, получаемый в соответствии с установленными правилами, который действителен всего в течение 12 месяцев, после чего нужно уволиться и въехать на территорию РФ заново, а также медицинский полис страхования.

Также работник может устроиться на предприятие по совместительству.

Перечень документов для совместителей мало чем отличается от стандартного, так как работник должен всего лишь подтвердить свою личность и квалификацию, и не более.

Но если вторичное место занятости связано с вредными факторами на рабочем месте, работник обязан на основании ст.283 ТК РФ представить справку с основного места работы об отсутствии аналогичных условий труда, так как на подобный труд введены ограничения.

Также в зависимости от отрасли и должности при работе по совместительству может понадобиться справка о занимаемой должности по основному месту работы, в связи с тем, что некоторые профессии на основании норм закона, совмещать запрещено.

После чего работника, ознакамливают с внутренними документами организации под роспись:

• коллективным договором;
• правилами трудового распорядка;
• положением о премировании;
• должностной инструкцией;
• положением о его структурном подразделении;
• графиком сменности, при его наличии.

По итогу отбора работника на работу производится:

1. Согласование и подписание трудового договора. Документ составляется как минимум в 2-х экземплярах, подписывается сотрудником и представителем работодателя.
2. Подготовка приказа о приеме на работу: для одного сотрудника форма №Т-1(Приложение 1); для учета группы специалистов №Т-1а (Приложение 2). Приказ содержит краткие выжимки сути трудового договора: величину оклада; наличие испытательного срока; должность, отдел.
3. Оформление личного дела (Приложение 3). На данном этапе информация о новом сотруднике подается в бухгалтерию для открытия лицевого счета и внесения данных в табель учета рабочего времени. Также на специалиста может быть заведено личное дело, если это предусмотрено распорядком организации.
4. Внесение сведений в трудовую книжку. В случае если сотрудник устраивается на работу впервые, то такой документ заводится работодателем.

 

2.1.3 Оформление личного дела сотрудника

Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике (Приложение 4).

Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

• руководители и их заместители;
• ведущие специалисты;
• материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
• работники с перспективой повышения в должности и др.

Порядок формирования личного дела работника начинается с принятия сотрудника на работу и длится до его ухода из компании и последующего помещения дела в архив. Каждое досье располагается в отдельной папке или, в крайнем случае, в отдельном файле.

Состав личного дела не регламентирован законодательством, поэтому его перечень определяется инструкцией по кадровому делопроизводству организации (Приложение 5).

При устройстве на работу в личное дело включаются копии документов и резюме, далее к ним присоединяется вся остальная необходимая информация.

В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:

• заполненная анкета компании;
• копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);
• копия ИНН;
• копия СНИЛС;
• копия военного билета (для мужчин);
• диплом или иные документы об образовании;
• фотография (цветная или черно-белая);
• характеристика с прошлого места работы;
• заявление работника о приёме на работу;
• копия приказа о приёме сотрудника на работу;
• копия трудового договора и должностной инструкции;
• опись документов в личном деле;
• иные документы;
• копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Личное дело должно быть оформлено в определённом виде:

• на титульном листе личного дела находится вся основная информация о работнике: ФИО, дата заведения личного дела;
• если личные дела находятся в общей папке, необходимо располагать их по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
• обязательно нужно следить за количеством страниц в личном деле: их должно быть не больше 250.

Также на предприятии ведётся журнал учёта личных дел.

Журнал регистрации личных дел необходим для учёта личных дел работников предприятия. Так как единой учётной формы для ведения журнала не существует, предприятие самостоятельно разработала для себя форму журнала и регистрирует по мере поступления личных дел.

В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены на предприятии. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале в виде даты и причины закрытия.

Хранение личных дел на предприятии осуществляется, в первую очередь, для сохранности документов, содержащих конфиденциальные сведения о сотрудниках и для удобства поиска личных дел.

Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

• с помощью нумерации;
• в алфавитном порядке;
• по структурным подразделениям компании.

Личные дела уволенных работников хранятся в архиве, но копии документов можно выдать на руки работникам в последний день их нахождения на рабочем месте. Срок хранения личных дел работников обычно не превышает 75 лет, для руководителей он может быть увеличен.

2.1.4 Правила осуществления переквалификации и повышение квалификации на предприятии

Повышение квалификации персонала занимает одну из важнейших ниш на современном предприятии.

Чтобы организовать повышение квалификации персонала на высоком уровне и получить в итоге качественный результат от проделанной работы, нужно обеспечить сотрудников всеми необходимыми материалами и средствами. Прежде всего следует выбрать формы переквалификации. Кроме того, необходимо создать несколько систем мотиваций для обучения персонала и их переквалификации и оформить эти системы документально.

Благодаря повышению квалификации расширяются профессиональные возможности персонала. На производственных предприятий, обучение может быть направлено на приобретение или улучшение навыков работы с модернизированным или технически более сложным оборудованием, обновление теоретических и практических знаний специалистов в связи с повышением требований к уровню квалификации и необходимостью освоения современных методов решения профессиональных задач.

По срокам курсы повышения квалификации персонала на предприятии могут быть трех типов: краткосрочными, тематическими и длительными. Количество часов определяется работодателем.

На предприятии ПАО “Кузбассэнерго” Беловская ГРЭС для прохождения курсов по повышении квалификацию с работником заключается  командировочное удостоверение (Приложение 6) в котором прописывается все данные о прохождении командировки. После чего оформляется приказ о прохождении работника в командировку (Приложение 7).

По итогу прохождения курсов работнику выдается свидетельство о том, что он прошёл курсы повышении квалификации.

Такой же процесс оформления документов происходит, если работнику необходима переквалификация. Переквалификация – это вид дополнительной профессиональной программы. По завершению программы обучения работнику выдается диплом о профессиональной переподготовке и присвоением новой квалификации. Квалификация, указываемая в документе о квалификации, дает её обладателю право заниматься новым видом профессиональной деятельности (Приложение 8).

2.1.5 Составленние штатного расписания на предприятии

Штатное расписание – документ, необходимый для формирования штатной структуры и численности организации в полном соответствии с Уставом предприятия. Этот документ содержит перечень структурных подразделений организации, список должностей, наименование специальностей и профессий с указанием квалификации, а также данные о необходимом количестве определенных штатных единиц. Для его составления применяется унифицированная форма Т-3 (Приложение 9) , которая утверждена Постановлением Госкомстата России.

С точки зрения работодателя штатное расписание выполняет ряд важных функций и позволяет максимально оптимизировать и упорядочить работу учреждения. Использование штатного расписания позволяет четко видеть всю структуру организации с ее подразделениями, фиксировать количество штатных единиц, контролировать численный и качественный состав сотрудников, отслеживать систему оплаты труда и размеры надбавок. А при появлении вакансий значительно упрощает подбор персонала.

Если на предприятии нет штатного расписания, то руководитель сам, определяет круг ответственных лиц, которые будут ему помогать. Логично, если это будут кадровые работники, главный бухгалтер, сотрудники юридического или планово-экономического отдела.

Росархив устанавливает определенные сроки хранения типовых управленческих документов, в соответствии с которыми штатное расписание учреждения должно храниться в течение трех лет, начиная с года, который следует за тем, в котором документ утратил силу.

2.1.6 График отпусков и порядок его составления на предприятии

В соответствии с ТК РФ, основное назначение графика отпусков – установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам. При этом график отпусков, утвержденный работодателем, является обязательным к исполнению как для самого работодателя, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Основные направления применения этого документа:

• чтобы работодатель не «забыл» предоставить положенные ежегодные отпуска сотрудникам, а сотрудники не «забыли» их использовать;
• чтобы установить оптимальную очередность отпусков, с учетом взаимозаменяемости отдельных сотрудников, особенностей производственного процесса (сезонность) и т.д;
• чтобы использовать информацию, содержащуюся в графике, о количестве запланированных на следующий год днях отпуска сотрудников для формирования резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете и в налоговом учете;
• а также для других целей, определяемых самим работодателем.

График отпусков составляется на календарный год, при этом утверждается он не позднее, чем за две недели до начала очередного года (ст. 123 ТК РФ) (Приложение 10).