Анализ системы первичного учета как самостоятельного предмета исследования

     Основной  целью системы первичного учёта  следует считать обеспечение  такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учёта, при которой в любой момент времени на соответствующем участке функционирования системы пользователи имели бы возможность получить оперативную достоверную первичную информацию о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие, так и за текущие периоды.

     Дополнительной  целью системы первичного учёта должно стать обеспечение безопасности деятельности фирмы.

     Достижению  поставленных целей будет служить  правильное построение системы первичного учёта, которое в свою очередь  невозможно без тщательного анализа  всей структуры системы первичного учёта в целом.

     Важным  этапом исследования системы первичного учета является выделение элементов  ее структуры. Наиболее распространенным является выделение следующих элементов.

1. Сбор и регистрация оперативных фактов, подлежащих первичному учёту.
2. Массив первичной учётной документации
3. Среда функционирования системы первичного учёта.
4. Организация работы с документацией.

     Первые  три элемента – наиболее статичны и представляют некую объективную  данность для руководства предприятия (за исключением внутренних факторов среды функционирования СОПУ). Последний элемент – динамичная составляющая СОПУ, способная оперативно изменяться под воздействием управляющего органа предприятия.

     Исследование  элементов структуры СОПУ целесообразно  начать с анализа сбора и регистрации  оперативных фактов, подлежащих первичному учёту, т.к. этот элемент является точкой отсчёта всей системы первичного учёта.

     Под сбором и регистрацией оперативных фактов  понимается организованная совокупность средств и приёмов по восприятию, измерению и первоначальной фиксации на различных носителях исходной информации о хозяйственных операциях и иных фактах хозяйственной деятельности предприятия.

     Необходимость исследования СОПУ по стадиям движения данных отмечает в своей работе Кирьянова З.В., где подробно описываются основные стадии формирования данных первичного учёта, а также способы, приёмы и технические средства по сбору и регистрации оперативных данных⁴. В частности при сборе и измерении первичной информации на различных участках могут применяться следующие средства.

1. На участках учёта сырья, материалов, полуфабрикатов – весы различных видов, мерная тара, специальные транспортные поддоны.
2. На участках учёта труда – часы, а также счётчики с разнообразными датчиками, позволяющими накапливать результаты измерений.
3. При учёте производственных ресурсов – различные автоматизированные системы по учёту, к примеру, энергоресурсов (подачи пара, топлива, электроэнергии и т.п.)
4. При учёте выработки – разнообразные регистрирующие приборы, позволяющие фиксировать, накапливать и передавать на периферийные устройства результаты работы за определённый промежуток времени отдельного станка, линии и проч.

     Оптимальным вариантом организации сбора  и регистрации информации при  помощи различных средств регистрации  и средств передачи и накопления информации. Однако в силу различных причин (нехватка финансовых ресурсов, небольшие размеры предприятия, непонимание руководством необходимости во внедрении высокотехнологичных средств сбора и регистрации информации и т.д.) далеко не каждое современное предприятие обладает столь высокоэффективными методами сбора и регистрации оперативных фактов хозяйственной деятельности.

     Очень важно, какие технические средства применяются при сборе и регистрации  оперативных фактов на различных  участках и стадиях учётного процесса, что позволяет выявить:

1. степень точности при сборе и при регистрации  оперативных фактов;
2. уровень оперативности сбора (съёма, фиксации) и регистрации первичной информации  об отдельных хозяйственных операциях и прочих фактах хозяйственной деятельности предприятия;
3. сформировать собственное мнение о том, будет ли и в дальнейшем первичная информация собрана и зарегистрирована с той же степенью точности и при том же уровне оперативности на конкретном участке учёта или на определённой стадии учётного процесса.

     Следующий элемент СОПУ, подлежащий анализу, — среда функционирования системы организации первичного учёта.

     Под средой функционирования СОПУ понимается совокупность внешних и внутренних факторов, влияющих на организацию первичного учёта.

     Один из способов анализа среды и её влияния на функционирование системы – разделение всех факторов среды на две части: прямого и косвенного воздействия. К внешним факторам можно отнести размеры организации, местоположение, ресурсы, технология, требования законодательства и др., а к внутренним, например, организационная структура, работа с персоналом, техническая оснащённость и др⁵.

     Следующей важной составляющей СОПУ является собственно сам массив первичной учётной документации. Документирование информации – обязательное условие для её включения в информационные ресурсы – осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, за безопасность Российской Федерации (Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995г. №24 – ФЗ).

1.3. Источники информации для первичного учета

     Основным  источником информации для первичного учета является документ. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами (ПУД). На их основании ведётся бухгалтерский учёт.

     Документация – оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учётные регистры и бухгалтерская отчётность.

     Документ – письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ – основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учётно-вычислительных работ в последнее время, но ещё более возросло. Современная информационная система – это сложный аппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится первичный учётный документ,  отражающий бизнес процессы экономического субъекта. По некоторым зарубежным оценкам, через две недели простоя информационных систем у 75% компаний потеря функционирования становится критической или полной. Утеря баз данных у 80% компаний приводит к их банкротству. Поэтому роль документов важна в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно-аналитических функций. С их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих, формирование финансовых результатов организации⁶.

     С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделённое правомочием, контролирует таким путём законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путём осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.

     Материальным  носителем документа могут выступать  учётный бланк или магнитный  диск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована  учётная информация.

     Как правило, бухгалтерский документ подготавливается на бланке установленной формы, отпечатанном типографском способом.

     Если  документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для  других участников хозяйственных операций, включая контролирующие органы.

     В отдельных случаях, чаще всего для  внутреннего пользования, бухгалтерский  документ составляется в произвольной форме.

     Учётный бланк представляет собой разграфленный  лист бумаги в виде строк, граф (колок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит – единая, неделимая, строго оговорённая часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т.п.

     Реквизиты подразделяются на призначные и содержательные.

     Призначные  реквизиты отображают объекты учёта (наименование основных средств и пр.).

     Содержательные  реквизиты раскрывают характеристику объекта учёта (сорт, типоразмер и пр.).

     Для удобства чтения документа реквизиты  размещаются в нём компактно, в одном месте. Реквизиты, которым присущ постоянный признак (наименование организации, подпись и т.п.), печатаются типографским способом.

     Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учётный документ должен быть составлен и принят к учёту по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом РФ.

     Перечень  таких форм первичных учётных  документов разрабатывается применительно к отдельным участкам  бухгалтерского учёта. Например, по учёту основных средств разработана следующая первичная учётная документация, включающая 8 наименований:

• акт (накладная) приемки-передачи основных средств    (ф. № ОС-1);
• акт приемки – сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОС-3);
• акт на списание основных средств (ф. № ОС-4);
• акт на списание автотранспортных средств (ф. № ОС-4а);
• инвентарная карточка учёта основных средств (ф. № ОС-6);
• акт приемки-передачи оборудования в монтаж (ф. № ОС-15);
• акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16).

     Для исключения повторного использования  документов ряд документов подлежит тщательному гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Это относится в первую очередь к денежным документам, приложенным к приходным и расходным кассовым ордерам.

     Нередко в случаях исключения повторной  записи в текущем учёте на документе делается надпись или оттиск «К записи №… приложение…листов, дата…2010г.». В порядке, установленном законодательством, допускается ряд документов относить к бланкам строгой отчётности. Последние должны быть пронумерованы и храниться обособленно (чековые книжки и т.п.).

     Юридическую силу документ приобретает при наличии в нём не только соответствующих реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление.

     Составленный  с учётом этих требований, документ должен быть зарегистрирован в соответствующем журнале с подписью лица, утверждённой в установленном порядке. Например, выписанную доверенность следует зарегистрировать в Журнале учёта выданных доверенностей, подтвердив подписью лица, на имя которого она выписана.

     К общим функциям документа относятся:

• информационная – любой документ создаётся для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию – причина появления любого документа;
• социальная — документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порождён той или иной социальной потребностью;
• коммуникативная — документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами различных организационных структур.

К специфическим функциям документа относятся:

• управленческая — документ является инструментом управления;
• правовая — документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе.

     Несмотря  на многообразие оперативных фактов, подлежащих отражению в системе учёта, основным требованием при создании первичных документов является соблюдение единообразного подхода при их оформлении. Все первичные документы должны содержать полные и достоверные данные, создаваться своевременно и соответствовать ряду требований. Основные требования к оформлению первичных учётных документов изложены в Федеральном законе «О бухгалтерском учёте в Российской Федерации»⁷ и в Положении по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации⁸.