Анализ систем управления ОАО "Каспо"

- обучение специалистов финансовых служб методикам финансового планирования и анализа;

- составление годового бюджета предприятия;

- улучшение управляемости компании за счет наделения полномочиями, установления ответственности менеджеров компании и совершенствования оргструктуры;

- улучшения финансовых показателей работы компании за счет совершенствования системы финансового планирования и контроля. Основные функции системы бюджетирования:

- постановка плановых финансово-экономических целей;

- контроль достижения плановых целей посредством своевременного сопоставления фактических и запланированных результатов;

- анализ причин вызвавших  отклонения;

- корректировка планов. [8.471]

Заметим, что в широком  смысле бюджетирование понимается как  система тотального планирования и  контроля целей, потенциала, мероприятий и ресурсов, необходимых для их достижения. Как средство бюджетирование является инструментом достижения более высоких результатов деятельности организации посредством повышения эффективности процессов управления. С помощью этого инструмента, можно описывать будущие и фактически произошедшие события во взаимосвязи с процессами происходящими на предприятии и подразделениях, что дает возможность определить, каким образом получился именно такой результат, а не другой, а также помогает определить, что и как нужно сделать для того, чтобы получить желаемый результат. Очевидно, что для этого требуется качественное понимание и количественное описание целей, потенциала, воздействий и реакций на эти воздействия.

- При постановке бюджетирования сначала определяются форматы и регламенты. Затем решается вопрос о том, как в рамках запрограммированных форматов осуществлять собственно финансовое планирование и вести учет

- Известна и другая точка зрения на выбор обоснованной последовательности решения этой задачи - сначала надо понять как можно планировать (т.е. понять, что есть методика финансового планирования), после чего определять возможные форматы и регламенты по организации процесса финансового планирования и бюджетирования в целом.

Финансовая модель бюджетирования определяет порядок и схему расчетов всех показателей бюджетных форм, принятых в компании.

При разработке финансовой модели бюджетирования необходимо учитывать  основные ограничивающие факторы, влияющие на бизнес предприятия. Расчет бюджета предприятия должен начинаться с учета ограничивающих факторов. Если в первую очередь развитие бизнеса предприятия ограничивает емкость рынка, то расчет бюджета должен начинаться с бюджета продаж. Если ограничивающим фактором являются производственные мощности, т.е. сложилась ситуация когда все что не производит предприятие оно реализует и мощности загружены на 100 %, то расчет бюджета следует начинать с бюджета производства. Если развитие бизнеса в первую очередь ограничивает недостаток в сырье и материалах, т.е. сложилась ситуация когда все что не производит предприятие оно реализует, но мощности недогружены ввиду нехватки сырья, то расчет бюджета нужно начинать с бюджета снабжения. У разных бизнес-направлений предприятия могут различаться наборы ограничивающих факторов. [11.460]

Отсюда следует, что, во-первых, финансовая модель бюджетирования может строиться отдельно по каждому  бизнес-направлению, во-вторых, финансовая модель бюджетирования должна изменяться при изменении ситуации с ограничивающими факторами.

Таким образом, можно  сделать вывод, что финансовая модель бюджетирования формируется под  влиянием следующих факторов:

- цели разработки финансовой модели (в т.ч. информация, необходимая руководителям компании для принятия решений);

- существующие ограничения;

- стратегия развития компании;

• архитектура бюджетной системы компании.

В соответствии с выбранной  финансовой моделью бюджетирования необходимо определить архитектуру  бюджетной системы компании.

Архитектура бюджетной системы

Для того, чтобы поддерживать финансовую модель бюджетирования необходимо определить бюджетной регламент, который будет определять организационную схему процесса финансового планирования и контроля на предприятии. Поэтому необходимо определить форматы описания бюджетной системы и бюджетного регламента.

Бюджетная система  компании - совокупность процессов/функций, компонент бюджетирования и бюджетных регламентов, определяющих последовательность, правила, сроки и ответственных за расчеты бюджетов, формирование отчетов, анализ исполнения бюджетов и принятие решений.

Процессы/функции  бюджетирования - обособленные устойчивые вид деятельности, связанные с планированием, учетом, анализом и контролем финансово-экономических показателей деятельности компании.

Компоненты  бюджетирования - состоит из двух разделов: объекты компании, по которым ведется бюджетирование и совокупность планов и отчетов системы бюджетирования.

Объекты бюджетирования - объекты компании, по которым ведется планирование, учет, анализ и контроль исполнения бюджетов.

Набор объектов бюджетирования, который будет принят в компании, зависит от нескольких факторов, в  том числе и от информации, используемой руководителями компании для принятия решений. Например, если при принятии решения о распределении финансовых ресурсов между направлениями деятельности компании необходимо знать оценку финансово-экономической эффективности каждого направления деятельности, то в число объектов бюджетирования должны входить бизнес-направления. Если в компании разработана и внедрена финансовая структура, то для эффективного управления компании необходимо вести планирование и контроль в разрезе центров финансового учета. Таким образом, в соответствии с разработанной финансовой моделью подбирается необходимый набор объектов бюджетирования. [12.164]

Объекты бюджетирования:

- бизнес-направления;

- структурные звенья компании

- центры ответственности учета

- основные бизнес-процессы компании

- проекты компании

Конкретный набор объектов бюджетирования определяется исходя из конкретной компании в соответствии с принципом целесообразности усложнения системы бюджетирования.

Планы и отчеты бюджетной  системы:

- Бюджеты;

- Отчеты;

- Отчеты по результатам  бюджетного анализа.

Бюджет - финансовый документ, представляющий в систематизированной форме на заданном интервале времени плановые значения статей бюджета.

Бюджеты подразделений составляются по каждому структурному звену компании в соответствии с действующей организационной структурой.

Бюджеты бюджетных единиц учета (БЕУ) составляются по каждому БЕУ в соответствии с действующей организационной структурой.

Финансовые бюджеты - это консолидированные  бюджеты компании. Финансовые бюджеты  строятся по компании в целом или  по центрам прибыли.

Что касается форматов операционных бюджетов, то для них не существует стандартных форматов. Каждая компания выбирает удобный для себя формат операционных бюджетов.

Отчет - финансовый документ, представляющий в систематизированной форме на заданном интервале времени фактические значения статей бюджета.

Форматы отчетов должны совпадать с форматами планов, иначе невозможно будет провести план/фактный анализ. На многих российских предприятиях процесс финансового планирования и контроля организован таким образом, что планированием занимается одна служба (например, плнаново-экономический отдел), а отчетную информацию подготавливает другой отдел (например, бухгалтерия). Причем плановая и отчетная информация готовится совершенно в разных форматах.

Отчет по результатам  бюджетного анализа - финансовый документ, представляющий в систематизированной форме на заданном интервале времени основные выводы об эффективности исполнения бюджета и предложения по корректировке исходных гипотез и предположений на будущие периоды.

Регламент системы бюджетирования - документы, представляющие в систематизированной форме описание процедур финансово-экономического планирования, учета, анализа и контроля, действующие в компании.

Постановка бюджетирования затрагивает все отделы и службы компании, а не только финансовую службу как принято считать, т.е. все будут задействованы в процессе бюджетирования, поэтому для эффективного функционирования системы бюджетирования необходимо наладить организационные процедуры внутри компании, поддерживаемые соответствующей организационной документацией.

Регламенты бюджетирования разделяют на временные и организационные.

Временной регламент  бюджетирования включает в себя следующее:

- Временной регламент планирования;

- Временной регламент учета;

- Временной регламент  анализа.

Организационный регламент  бюджетирования включает в себя следующее:

- Организационный регламент  планирования;

- Организационный регламент учета;

- Организационный регламент анализа.

Нет общей  конфигурации бюджетной системы, которая  подходила для всех предприятий  и компаний.

Факторы, влияющие на архитектуру бюджетной системы компании:

- Организационная структура компании;

- Схема организации бизнесов компании;

- Финансовая модель  бюджетирования.

Например, для компаний с проектной организационной  структурой, в которых используются позаказная схема организации бизнес-процессов, т.е. нет массового поточного производства, планирование бюджетов идет от расчета показателей по отдельным проектам и их последующей консолидации и формирования сводной финансовой отчетности. Есть компании, которые при получении заказа вынуждены фактически разрабатывать новую продукцию (или модернизировать старую), например, компаниям, выполняющим заказы по пошиву одежды почти в каждом конкретном случае необходимо разработать дизайн по заказу, настроить производственные мощности, произвести в срок и с должным качеством.

Отличие бизнес-процессного  описания от проектного заключается  в том, что набор бизнес-процессов  относительно постоянен, а что касается состава этапов проекта, то он может  меняться от проекта к проекту (так  в большинстве случаев и происходит).

Проектная архитектура  бюджетирования чаще всего используется в компаниях, занимающихся оказанием  услуг в различных областях деятельности, например, юридические, туристические, консультационные услуги, также она  используется в строительных компаниях. По каждому строительному объекту обычно составляется свой план, бюджет и т.д.

Следует отметить, что для целей  бюджетирования не нужно детальное  описание бизнес-процессов, а достаточно иметь грубую модель, которая позволяет, тем не менее, видеть картинку бизнеса по функциональным направлениям. Очевидно, что от точности моделирования бизнес-процессов зависит точность расчета бюджета по выбранной финансовой модели. Точность финансовой модели бюджетирования не будет превышать точность расчета бизнес-процесса, смоделированного с самой плохой точностью. Поэтому при выборе финансовой модели бизнес-процессов нужно придерживаться следующего правила: не следует строить финансовые модели бизнес-процессов, точность которых превышает точность финансовой модели бизнес-процесса, с которого начинается расчет финансовой модели бюджетирования. Например, если расчет бюджета предприятия (бизнес-направления) начинается с бюджета продаж (первый ограничивающий фактор - рынок), то нет смысла детально моделировать производственные процессы предприятия, поскольку точность расчета бюджета по данной финансовой модели не будет превышать точность расчета бюджета продаж. Таким образом, в данном случае детализация финансовой модели по любому из бизнес-процессов, кроме сбыта, приведет только к усложнению расчетов, форматов бюджетов, регламента бюджетирования и в конечном итоге предприятие затратит много времени и сил, а полученный результат не будет соответствовать затраченным усилиям не его получение.

Пример этапов постановки бюджетирования.

Существует множество различных  схем постановки технологии бюджетирования на предприятии. Тем не менее, в каждой из этих схем должен быть обязательный элемент, связанный с описанием  и анализом действующей на данный момент системы бюджетирования, т.к. на всех предприятиях обязательно присутствуют элементы финансового планирования и контроля, но на одних предприятиях данная технология поставлена более четко, чем на других.

Для внедрения в компании системы  бюджетного управления необходимо осуществить следующие мероприятия:

Экспресс-диагностика деятельности компании

1.1. Организационная диагностика:

- структурная схема компании

- штатное расписание

- должностные инструкции

- другие организационные документы,  регламентирующие деятельность  компании;

1.2. Финансово-экономический анализ  деятельности компании за предшествующие  периоды;

1.3. Описание и анализ существующей  системы финансового планирования  и контроля;

1.4. Функциональная диагностика  по направлениям;

1.5. Информационная диагностика  - анализ информационных потоков в функциональных разрезах.

2. Построение финансово-экономической  модели бюджетирования

2.1. Определение основных  целей и задач системы бюджетирования;

2.2.Анализ источников  информации;

2.3. Построение информационной  модели формирования плановой информации по компании и подразделениям;

2.4. Построение информационной  модели формирования фактической  информации по компании и подразделениям;

2.5. Построение информационной  модели анализа исполнения бюджета  компании и подразделений;

2.6. Определение перечня и состава аналитических и управленческих отчетов, необходимых для функционирования модели бюджетирования по направлениям.

3. Формирование организационных  процедур функционирования системы  бюджетирования 3.1. Определение порядка формирования плановых показателей бюджета компании и подразделений;

3.2. Определение порядка  формирования фактических показателей  бюджета компании и подразделений;

3.3. Определение порядка  контроля исполнения бюджета  компании и подразделений; 3.4. Организационный порядок проведения анализа исполнения бюджета компании и подразделений;

3.5. Организационный порядок  проведения корректировки планов  целей, мероприятий и бюджетов подразделений и компании в целом. 4. Проведение организационных изменений в компании.