Разработка базы данных по учёту материалов на примере ООО «Спектр»

Хозяйственные операции, не оформленные первичными учетными документами, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, или же определены самим руководителем организации.

Разработанные и утвержденные унифицированные, либо собственные формы первичной учетной документации в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно - правовой формы.

Разрабатывая собственные формы первичных учетных документов, можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов. Кроме того, целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

При разработке следует учитывать, что первичный учетный документ обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:

- наименование и дата  составления документа;

- наименование экономического  субъекта, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной  жизни;

- величина натурального  и (или) денежного измерения факта  хозяйственной жизни с указанием  единиц измерения;

- подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших  сделку, операцию и ответственных  за ее оформление, либо лиц, ответственных  за оформления свершившегося  события.

Необходимо иметь в виду, что перечень реквизитов по отдельным первичным учетным документам может быть расширен другими нормативными актами.

Движение МПЗ

К бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов, согласно пункту 2 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001 года №44н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01»4, принимаются:

-сырье, материалы, и другие  активы, используемые при производстве  продукции, предназначенной для  продажи (выполнения работ, оказания  услуг);

-активы, предназначенные  для продажи (готовая продукция  и товары);

-активы, используемые для  управленческих нужд организации.

Материалы представляют собой продукцию, которую расходуют с изменением формы, состава, состояния при изготовлении изделий, в том числе материалы, участвующие в сборке или производстве товаров на продажу. Стоимость материалов включается в себестоимость продукции.

Полуфабрикаты собственного производства - это продукты, изготовление которых закончено в одном или нескольких цехах, но подлежащие дальнейшей обработке в других цехах или на других предприятиях.

Данные складского учета материально - производственных запасов, оперативного учета из движения в подразделениях организации должны соответствовать данным бухгалтерского учета материально-производственных запасов. Приведенное положение является одним из основных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.

Материалы со складов поставщика или от транспортной организации получает уполномоченное лицо организации.

Все материальные ценности, поступающие в организацию, должны быть своевременно приняты на учет соответствующими складами.

В некоторых случаях в интересах производства материальные ценности целесообразно направлять непосредственно в соответствующие подразделения организации, минуя склады. Тем не менее, такие материальные ценности в учете отражаются как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. В первичных приходных документах делается отметка о том, что материальные ценности выданы подразделениям транзитом, то есть без завоза на склад или в кладовую. Следует учесть, что перечень материалов, которые могут транзитом направляться в подразделения и на участки организации, должен быть определен и оформлен приказом.

Материальные ценности, поступающие на склад организации, должны подвергаться тщательной проверке в отношении их соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика.

Следует знать, что материалы должны приниматься к учету в соответствующих единицах измерения, по весу, объему, счету и так далее. По этим же единицам измерения устанавливается и учетная цена.

Следует обратить внимание, что сдаче на склад подлежат и материалы, закупленные подотчетными лицами. Принятие к учету таких материалов производится в общеустановленном порядке на основании счетов и чеков розничных торговых организаций, квитанций к приходному ордеру при покупке материалов за наличный расчет в других организациях, закупочного акта при покупке материалов у населения, то есть на основании документов, подтверждающих покупку. Данные документы должны быть в обязательном порядке приложены к авансовому отчету подотчетного лица.

Приём и получение товара

Основанием для отражения операций по поступлению товаров являются Унифицированные (утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132) или собственные (с 1 января 2013 года (информация Минфина России N ПЗ-10/2012)) формы первичной учетной документации по учету торговых операций.

Передача товара покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки и перевозки товара. Это могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные накладные, счета, счета-фактуры.

Товары, приобретаемые организацией торговли для перепродажи, могут поступать непосредственно к ней на склад, а могут приниматься торговой организацией вне собственного склада.

В накладной указывается:

-номер и дата выписки;

-наименование поставщика  и покупателя;

-наименование и краткое  описание товара;

-количество товара;

-цена и общая стоимость  товара (с учетом НДС), налог на  добавленную стоимость должен  быть указан отдельной строкой.

Накладная должна быть выписана в четырех экземплярах, первые два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два передаются покупателю (в бухгалтерию и материально - ответственному лицу). Накладная должна быть заверена печатями поставщика и получателя и подписями материально-ответственных лиц (один отпустил товар, другой - принял).

Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации - покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Внутреннее перемещение материальных ценностей.

В процессе осуществления хозяйственной деятельности материальные ценности поступают на склады и в кладовые не только от поставщиков. Осуществляется также их внутреннее перемещение из подразделений организации в кладовые и на склады. Пунктом 57 Методических указаний по бухгалтерскому учёту МПЗ от 28 декабря 2001 г. №119н установлено, что сдача подразделениями материалов на склады должна оформляться накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях когда:

-продукция, изготовленная  подразделениями организации, используется  для внутреннего потребления  в организации или для дальнейшей  переработки;

-осуществляется возврат  материалов подразделениями организации  на склад или цеховую кладовую;

-производится сдача отходов  производства продукции (выполнения  работ), а также сдача брака;

-осуществляется сдача  материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;

-других аналогичных случаях.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются также накладными на внутреннее перемещение материалов.

Выдача материальных ценностей со склада.

Материальные ценности могут выдаваться со склада в производство, а также в случае их продажи и выбытия по иным причинам.

Отпуск материала в производство - это выдача материалов со склада, кладовой непосредственно для изготовления продукции, выполнения работ и оказания услуг, а также для управленческих нужд организации.

В зависимости от того, как организована структура складского хозяйства, материалы отпускаются в соответствии с установленными нормами и в соответствующих единицах измерения следующим образом:

-либо на склады подразделений  организации и уже оттуда непосредственно  в производство - на участки, в  бригады и на рабочие места;

-либо непосредственно  в подразделения, если в них  отсутствуют склады.

Следует обратить внимание, что кладовщики отпускают материалы со склада строго определенным работникам. Списки лиц, которые имеют право на получение материалов со складов, а также образцы их подписей, должны быть согласованы с главным бухгалтером организации и доведены до сведения материально - ответственных лиц, осуществляющих отпуск материалов.

Порядок отпуска материалов в производство со складов подразделений непосредственно на участки, в бригады и на рабочие места производится в порядке, который устанавливается руководителем подразделения.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т), утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Порядок оформления товарно-транспортной накладной установлен еще совместной Инструкцией Минфина СССР №156, Госбанка СССР №30, ЦСУ СССР №354/7 и Минавтотранса РСФСР №10/998 от 30 ноября 1983 года «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом».

Согласно пункту 5 данной Инструкции грузоотправитель не вправе передавать, а автотранспортная организация принимать к перевозке грузы, которые не оформлены товарно-транспортными накладными. Это касается всех перевозок, выполненных грузовым автотранспортом независимо от условий оплаты за его работу.

Товарно-транспортная накладная согласно пункту 6 Инструкции является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и принятия их к учету у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

ТТН составляется отправителем груза на имя каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением следующих реквизитов:

-наименование получателя  груза;

-наименование груза;

-количество, вес перевозимого  груза, способ определения веса;

-род упаковки;

-способ погрузки и  разгрузки;

-время подачи автомобиля  под погрузку и время окончания  погрузки.

Товарно-транспортная накладная состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.5

2.  Проведение инвентаризации и возможности автоматизации

Хранение на складе

Одним из видов хранения является хранение на товарном складе, и в Гражданском кодексе Российской Федерации данный вид хранения регламентируется статьями 907 - 918 ГК РФ.

В соответствии со статьей 907 ГК РФ товарным складом признается организация, осуществляющая в качестве предпринимательской деятельности хранение товаров и оказывающая услуги, связанные с хранением.

На товарных складах могут храниться самые различные товары и, как правило, каждый товарный склад оснащается оборудованием, предназначенным для хранения определенного вида товаров.

Особенностью хранения на товарном складе является проверка товаров товарным складом при приеме и во время хранения.

Проверка товаров, определение их количества и внешнего состояния согласно статье 909 ГК РФ являются обязанностью товарного склада, если договором не предусмотрено иное, причем производится такая проверка за счет хранителя. Проверка хранителем товаров при их передаче на хранение важна для определения степени виновности хранителя в случае утраты или повреждения товаров в процессе хранения.6

Инвентаризация МПЗ

В случаях, предусмотренных законодательством, организации обязаны проводить инвентаризацию материально-производственных запасов, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация является не только важным общехозяйственным мероприятием, но и элементом учетной политики. Согласно пункту 3 статьи 11 Федерального закона от от 06.12.2011 N 402-ФЗ. «О бухгалтерском учете» (далее Федеральный закон №402-ФЗ), при формировании учетной политики организации должен быть утвержден порядок проведения инвентаризации имущества организации.