Разработка базы данных по учёту материалов на примере ООО «Спектр»

Однако, при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.

В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.

Идеальная среда для внедрения MS Access – малый и средний бизнес, связанный с интенсивным товаро и документооборотом. СУБД прекрасно справляется с такими типовыми задачами¸ как учёт складского хозяйства, обеспечение работы магазина и т.д. При желании на Access вполне можно написать продвинутую бухгалтерскую или кадровую программу. MS Access позволяет создать сложный по своей архитектуре продукт. Вопрос лишь в масштабах его применения: чем больше пользователей одновременно должно работать с базами данных и чем плотнее осуществляются транзакции, тем ближе граница между настольным MS Access и более мощными СУБД.17

ГЛАВА 3. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА СКЛАДСКОГО УЧЁТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «СПЕКТР»

1. Проектирование базы данных по учёту материалов на предприятии ООО «Спектр»

Предметной областью для программы по складскому учёту является  ООО «Спектр», то есть процесс организации и сопровождения работы сотрудников склада. Пользователями программы являются зав.складом, отдел поставок, отдел сбыта, обязанностью которых является работа с документами. Таким образом, программа должна хранить в себе большое количество структурированных данных, полученных из составленных документов (контрагенты, производители, товар), и уметь создавать на их основе новые документы (приходная накладная, расходная накладная).

Задачу автоматизации можно разделить на 3 подзадачи: справочники, учет движения товаров и анализ по товару.

Работа со справочниками заключается в добавлении новых записей в справочники Товары, Контрагенты, Производители, Прайс-лист, а так же редактирование уже имеющихся данных и удаление ненужных карточек.

Учет заключается в фиксации прихода и расхода товаров. Каждая операция сопровождается документами – приходной или расходной накладными. В накладной указываются дата прихода/выдачи товара, наименование товара, наименование контрагента – поставщика или клиента, категория товара, поставщик, количество штук и т.д. Накладные, в свою очередь фиксируются в договорах.

Анализ по товару предполагает получение по запросам необходимой информации. Это может быть различная информация о товарах, клиентах, поставщиках. По запросу можно получить, например, следующую информацию:

• Список товаров по категории;

• Список товаров по производителям;

• Движение товаров за период;

• Продажи и закупки;

• Информация о заключённых договорах за период

• Наличие товаров по складам.

Проанализировав все данные, необходимо составить схему данных рассматриваемой предметной области.

Логическая модель данных является начальным прототипом будущей базы данных. Логическая модель строится в терминах информационных единиц, но без привязки к конкретной СУБД. Более того, логическая модель данных необязательно должна быть выражена средствами именно реляционной модели данных. Основным средством разработки логической модели данных в настоящий момент являются различные варианты ER-диаграмм (Entity-Relationship, диаграммы сущность-связь)18. ER-диаграмма складского хозяйства ООО «Спектр» представлена на Рис.5:

Рис.5. Логическая модель  учёта складского хозяйства ООО «Спектр». (Источник: сост. автором)

Следующим и последним этапом проектирования базы данных является физическое проектирование. Как правило, основной целью физического проектирования базы данных является описание способа физической реализации логического проекта базы данных.

 Рис.6. Физическая модель  учёта складского хозяйства ООО «Спектр». (Источник: сост. автором)

Приступая к физическому проектированию базы данных, необходимо выбрать конкретную целевую СУБД. В нашем случае была выбрана СУБД Microsoft Access 2007. После переноса физической модели в среду Access схема данных выглядит следующим образом:

Рис.7. Физическая Схема данных. (Источник: сост. автором)

Данная схема состоит из тринадцати  сущностей: Справочник товаров, Производитель, Страна, Брэнд, Прайс-лист, Склад, Товар на складе, Типизация товара, Контрагент, ФИО контрагента, Договор, Накладная и операция. Далее следует более детально рассмотреть каждую из сущностей.

2. Информационная система по учёту материалов на предприятии ООО «Спектр»

Сущность Справочник товаров предназначена для хранения полной информации по каждому товару. Содержит следующие атрибуты:

Id товара – уникальный номер каждого товара (артикул).

Наименование – название модели товара.

Единица измерения – то, в чём измеряется тот или иной товар.

Закупочная стоимость – цена товара, установленная производителем.

Примечание – поле с дополнительной информацией о товаре.

Тип товара – значение данного атрибута берётся из таблицы Типизация товара.

Id производителя – уникальный код производителя, значение берётся из таблицы Производитель.

Таблица 1. Структура таблицы Справочник товаров.

Имя поля	Тип поля	Размер поля	Ограничения целостности
id_товара	Текстовый	10	Primary Key
Наименование	Текстовый	30	Not Null
Единица_измерения	Текстовый	18	Not Null
Закупочная_стоимость	Денежный	Авто	Not Null
Примечание	Текстовый	30	Null
Тип_товара	Текстовый	18	Not Null
id_производителя	Текстовый	10	Not Null

 

 

 

 

 

 

 

 

Наполняемость таблицы:

Рис.8. Таблица Справочник товаров. (Источник: сост. автором)

В сущности Производитель содержится информация о производителях товаров, поступающих на склад. Содержит следующие атрибуты:

Id производителя – уникальный код производителя.

Наименование – торговая марка производителя, значения берутся из таблицы Брэнд.

Страна – страна производителя, значения берутся из таблицы Страна.

Таблица 2. Структура таблицы Производитель.

Имя поля	Тип поля	Размер поля	Ограничения целостности
id_производителя	Текстовый	10	Primary Key
Наименование	Текстовый	20	Not Null
Страна	Текстовый	20	Not Null

 

 

 

 

 

Наполняемость таблицы:

Рис.9. Таблица Производитель. (Источник: сост. автором)

Сущность Контрагент содержит полную информацию о поставщиках и клиентах ООО «Спектр». Содержит следующие атрибуты:

Id котрагента – уникальный код поставщика/клиента.

ФИО – фамилия, имя и отчество контактного лица.

Организация – название фирмы поставщика/клиента.

Телефон – контактный телефон котрагента.

Адрес – адрес контрагента.

Банковские реквизиты – банковские реквизиты контрагента.

Таблица 3. Структура таблицы Контрагент.

Имя поля	Тип поля	Размер поля	Ограничения целостности
id_котрагента	Текстовый	25	Primary Key
ФИО	Текстовый	40	Not Null
Организация	Текстовый	20	Not Null
Телефон	Текстовый	18	Not Null
Адрес	Текстовый	20	Not Null
Банковские реквизиты	Текстовый	20	Not Null

 

 

Наполняемость таблицы:

 Рис.10. Таблица Контрагент. (Источник: сост. автором)

Сущность Накладная содержит накладные на приход и расход товара и включает следующие атрибуты:

Id накладной – уникальный номер накладной.

Дата формирования – дата формирования накладной.

Количество – количество единиц товара.

Вид операции – приход или расход товара, значения берутся из таблицы Вид операции.

Прайс-пункты – цена на конкретный товар установленная предприятием, значения берутся из таблицы Прайс-лист.

Id договора – уникальный номер договора, в котором содержится конкретная накладная.

Таблица 4. Структура таблицы Накладная.

Имя поля	Тип поля	Размер поля	Ограничения целостности
id_накладной	Текстовый	18	Primary Key
Дата_формирования	Дата/время	Краткий формат даты	Not Null
Количество	Числовой	Длинное целое	Not Null
Вид_операции	Текстовый	18	Not Null
Прайс_пункты	Текстовый	18	Not Null
id_договора	Текстовый	18	Not Null

 

Сущность договор содержит информацию обо всех договорах, заключённых предприятием с контрагентами. Содержит следующие атрибуты:

Id договора – уникальный код договора.

Номер договора – номер договора.

Дата заключения – дата заключения договора.

Id контрагента – уникальный код поставщика/клиента, значения берутся из таблицы Контрагент.

Таблица 5. Структура таблицы Договор.

Имя поля	Тип поля	Размер поля	Ограничения целостности
id_договора	Текстовый	18	Primary Key
Номер_договора	Числовой	Длинное целое	Not Null
Дата_заключения	Дата/время	Краткий формат даты	Not Null
id_контрагента	Текстовый	25	Not Null

 

 

Сущность прайс-лист содержит перечень товаров и отпускные цены на них. Содержит следующие атрибуты:

Id прайс-пункта – уникальный код установленной цены на конкретный товар.

Цена отпуск – отпускная цена товара.

Id товара – уникальный номер каждого товара (артикул), значения берутся из таблицы Справочник товаров.

Таблица 6. Структура таблицы Прайс-лист.

Имя поля	Тип поля	Размер поля	Ограничения целостности
id_прайс_пункта	Текстовый	18	Primary Key
Цена_отпуск	Денежный	Авто	Not Null
id_товара	Текстовый	10	Not Null

 

Сущность Товар на складе содержит информацию о том, на каком складе и в каком количестве находится конкретный товар. Содержит следующие атрибуты:

Id товара – уникальный номер каждого товара (артикул), значения берутся из таблицы Справочник товаров.

Id склада – уникальное наименование каждого склада, значения берутся из таблицы Склад.