Разработка базы данных по учёту материалов на примере ООО «Спектр»

Количество – количество модели товара в наличие на складе.

Таблица 7. Структура таблицы Товар на складе.

Имя поля	Тип поля	Размер поля	Ограничения целостности
id_склада	Текстовый	18	Not Null
id_товара	Текстовый	18	Not Null
Количество	Числовой	Длинное целое	Not Null

 

 

Сущность Склад содержит наименования всех складских помещений, находящихся в подчинении предприятия. Содержит следующие атрибуты:

Наименование - уникальное наименование каждого склада.

Таблица 8. Структура таблицы Склад.

Имя поля	Тип поля	Размер поля	Ограничения целостности
Наименование	Текстовый	18	Primary Key

 

 

Сущность Страна содержит перечень стран производителей, с которыми сотрудничает ООО «Спектр». Содержит следующие атрибуты:

Страна – страна производителя.

Таблица 9. Структура таблицы Страна.

Имя поля	Тип поля	Размер поля	Ограничения целостности
Страна	Текстовый	18	Primary Key

 

 

Сущность Брэнд содержит перечень товарных наименований производителей.

Брэнд – товарное наименование производителя – поставщика товаров.

Таблица 10. Структура таблицы Брэнд.

Имя поля	Тип поля	Размер поля	Ограничения целостности
Брэнд	Текстовый	18	Primary Key

 

Сущность Типизация товара содержит информацию о типах товаров, реализуемых предприятием. Содержит следующие атрибуты:

Тип товара – тип товара.

Таблица 11. Структура таблицы Типизация товара.

Имя поля	Тип поля	Размер поля	Ограничения целостности
Тип_товара	Текстовый	18	Primary Key

 

 

Сущность ФИО контрагента содержит информацию о контрагентах, с которыми сотрудничает предприятие. Содержит следующие атрибуты:

ФИО контрагента – фамилия, имя и отчество контактного лица (клиента/поставщика).

Таблица 12. Структура таблицы ФИО контрагента.

Имя поля	Тип поля	Размер поля	Ограничения целостности
ФИО	Текстовый	40	Primary Key

 

 

Сущность операция содержит информацию о видах торговых операций производимых предприятием. Содержит следующие атрибуты:

Id операции – вид торговой операции.

Таблица 13. Структура таблицы Операция.

Имя поля	Тип поля	Размер поля	Ограничения целостности
id_операции	Текстовый	18	Primary Key

 

 

Запросы базы данных

В базе данных содержится 14 запросов – 8 запросов на выборку и 6 параметрических запросов. Ниже приведены описания каждого из них.

Запросы на выборку:

• Запрос «Контрагенты»

Данный запрос при выполнении дает информацию обо всех клиентах и поставщиках организации – название фирмы, адрес, телефон, ФИО контактного лица. Данные из этого запроса взяты из таблицы Контрагенты.

Рис. 11. Запрос Контрагенты, режим таблицы. (Источник: сост. автором)

В режиме конструктора данный запрос выглядит следующим образом:

 Рис. 12. Запрос Контрагенты, режим конструктора. (Источник: сост. автором)

• Запрос «Список производителей»

Данный запрос выдаёт пользователю информацию обо всех производителях, чью продукцию реализует предприятие. Формируется из таблицы Производитель.

• Запрос «Договоры»

Результатом запроса является перечень договоров, заключённых предприятием и лиц, их заключивших. Формируется из таблиц Договоры и Контрагенты.

• Запрос «Наценка»

Запрос Наценка предназначен для предоставления информации о закупочной и отпускной ценах каждого товара, а так же разнице между ними. Формируется из таблиц Справочник товаров и Прайс-лист.

• Запрос «Все накладные»

Запрос Все накладные выдаёт информацию обо всех накладных на приход и расход товара. Формируется из таблицы Накладная.

Два следующих запроса целесообразно описать вместе.

• Запрос «Закупки»
• Запрос «Продажи»

Данные запросы позволяют не только отследить все операции по продаже и закупке товара, но и подсчитать затраты и прибыль от продаж, что делает их весьма полезными для пользователя. Формируются из таблиц Справочник товаров, Прайс-лист, Накладная и Операция.

Параметрические запросы:

• Запрос «Договоры контрагента»

Запрос Договоры контрагента позволяет пользователю получить информацию обо всех договорах заключённых с конкретным партнёром. В качестве запрашиваемого параметра выступают ФИО контактного лица, на чьё имя был оформлены договоры.

Рис.13. Запрос Договоры контрагента, ввод параметра. (Источник: сост. автором)

Результат запроса выглядит следующим образом:

 Рис.14. Запрос Договоры контрагента, результат. (Источник: сост. автором)

• Запрос «Накладные договора»

Запрос Накладные договора позволяет отследить количество накладных в каждом заключённом договоре. Сформирован из таблиц Накладная и Договор.

• Запрос «Договоры по датам»

 Данный запрос принимает  на вход два параметра –  временной интервал и выводит  все договоры заключённые за данный промежуток времени.        

Рис.15. Запрос Договоры по датам, ввод параметров. (Источник: сост. автором)

Результат запроса выглядит следующим образом:

 

Рис.15. Запрос Договоры по датам, результат. (Источник: сост. автором)

• Запрос «Товары в наличие»

С помощью данного запроса можно легко отследить наличие и количества товара на каждом из складов предприятия. Входным параметром является наименование склада. Сформирован из таблиц Склад, Товар на складе, Справочник товаров.

• Запрос «Производители по странам»

Данный запрос позволяет отследить количество производителей по каждой из стран. Входным параметром является страна. Сформирован из таблиц Производитель и Страна.

• Запрос «Товары производителя»

Запрос Товары производителя помогает быстро отобрать товары по принадлежности к определённому производителю. Входным параметром является наименование производителя. Сформирован из таблиц Брэнд, Производитель и Справочник товаров.

3. Интерфейс информационной системы по учёту материалов на предприятии ООО «Спектр»

Интерфейсная часть представленной базы данных состоит из 16 форм – главная и 15 подчинённых.  Главная форма содержит две вкладки. Первая вкладка имеет название Справочники (рис. 16) и содержит кнопки перехода на формы, созданные на основе запросов-выборок.

Рис.16. Главная форма, вкладка Справочник.(Источник: сост. автором)

Все формы, размещённые на первой вкладке, имеют одинаковый интерфейс. Каждая представляет собой разделённую форму, на которой в верхней части находятся поля для добавления и удаления записей, а в нижней - все записи, которые выдал тот или иной запрос. Так же пользователю доступна работа с отчётом по каждому запросу прямо с текущей формы.

Рис.17. Разделённая форма по запросу «Контрагенты». (Источник: сост. автором)

 Рис.18. Отчёт по запросу «Контрагенты». (Источник: сост. автором)

Вторая вкладка главной формы под названием Отчёты содержит кнопки перехода на формы, созданные по параметрическим запросам.

Рис.19. Главная форма, вкладка Отчёты. (Источник: сост. автором)

Формы, расположенные на второй вкладке так же имеют идентичный интерфейс и отличаются только наполняемостью. Второй тип форм представляет собой форму с динамически обновляющейся таблицей в зависимости от пункта, выбранного в выпадающем списке, расположенном выше.

Рис.20. Форма по запросу «Товар в наличие». (Источник: сост. автором)

По результатам выбора так же как и в предыдущих формах автоматически генерируется отчёт. Работа с отчётом без труда осуществляется с текущей формы. (Рис.21.):

Рис.21. Отчёт по запросу «Договоры контрагента». (Источник: сост. автором)

 

Форма по запросу с двумя входными параметрами оформляется аналогичным способом:

Рис.22. Форма по запросу «Договоры по датам». (Источник: сост. автором)

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Автоматизация процесса по учёту материалов на предприятии является особо актуальной задачей, решение которой выступает необходимым условием повышения эффективности работы не только материально-производственного отдела, но и всего предприятия в целом. В современных условиях экономической конкуренции любая компания, претендующая на достойное место на рынке товаров и услуг, обширную клиентскую базу и стабильную прибыль, должна активно внедрять и совершенствовать автоматизированные информационные системы в работу каждого отдела предприятия.

В первой главе данной курсовой работы был детально рассмотрен технологический процесс складского учёта на предприятии, в частности процессы оформления, хранения, движения и инвентаризации материально-производственных запасов. Была приведена организационно-экономическая структура предприятия ООО «Спектр». В ходе анализа структуры компании ООО «Спектр» была выявлена не только возможность, но и потребность в автоматизации подобных рутинных процессов.

Во второй главе курсовой работы были раскрыты сущность процесса построения баз данных, а так же основные понятия реляционных баз данных. Проведён сравнительный анализ существующих средств управления базами данных и обоснован выбор СУБД Microsoft Access.

Третья глава данной работы является описанием практической части по автоматизации учёта материалов на предприятии ООО «Спектр». Были построены логическая и физическая модели базы данных с использованием CASE-средства ERwin Data Modeling. Данная модель была перенесена в среду Microsoft Access и заполнена данными соответствующими предметной области. В дальнейшем работа с базой данных была оптимизирована посредствам различных запросов, а с помощью форм и отчётов по каждому запросу интерфейс информационной системы стал доступен и понятен даже неопытному пользователю.

Все поставленные в курсовой работе задачи выполнены, цель достигнута. Итогом является готовая к использованию информационная система по учёту материалов  на предприятии отвечающая потребностям материально-производственного отдела компании ООО «Спектр».

Разработанная база данных позволяет не только работать с существующим списком товаров, производителей и контрагентов, но и по мере надобности корректировать их наполняемость. В базе в виде накладных на приход и расход фиксируются все складские операции, а накладные, в свою очередь имеют привязку к договорам на поставку или продажу товара. Так же в распоряжении пользователя находятся клиентская база, база поставщиков и производителей. Существует возможность контроля над количеством заключённых договоров и оформленных накладных конкретным клиентом, что в дальнейшем позволит разработать собственную систему скидок для постоянных клиентов компании. Различные запросы помогают пользователю не только отслеживать движение товара, но и всегда быть в курсе о количестве и месте положения любого интересующего его товара. И, конечно же, весьма полезной функцией данной информационной системы является подсчет, как расходов, так и чистой прибыли предприятия.

В целом разработанная информационная система значительно упрощает ведение складского учёта на предприятии и является хорошим решением при выборе средства автоматизации процесса по учёту материалов для компаний, имеющих в подчинении обширное складское хозяйство и занимающихся оптовыми и розничными продажами.