Проектирование информационных систем

 

 

Оглавление

 

 

Введение

В настоящее время, в мире непрерывного потока информации, все большую актуальность приобретают процессы автоматизации работ рутинного характера и работ, трудно поддающихся формализации. В связи с этим ежегодно разрабатываются программы, призванные решить возникающие проблемы.

Темой данной курсовой работы является разработка информационной подсистемы кадров предприятия.

Подсистема учета кадров является решением  комплекса задач связанных с ведением личных карточек сотрудников предприятия, учетом поощрений и взысканий, а также отпусков работников предприятия. Этот комплекс решается в несколько этапов, каждому из которых соответствуют собственные задачи. Результатом решения, которых является обеспечение автоматизированного учета сотрудников предприятия.

Актуальность данной темы обуславливается повсеместным внедрением информационных технологий, делопроизводство в кадровой службе не стало исключением, в связи с чем, многое в данной области принципиально изменилось. Автоматизация позволяет значительно упростить и повысить эффективность работы кадровой службы.

Таким образом, автоматизация процесса работы отдела кадров является нужным и перспективным процессом.

Создание информационной подсистемы предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагается на вычислительную технику, специалист же выполняет только определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений.

Пользователями  подсистемы  являются работники отдела кадров. К внешним связям  будет  относиться: бухгалтерия и  директор фирмы.

Для автоматизации задач, связанных с учетом сотрудников фирмы и разрабатывается подсистема «Учет кадров».

1. Целью курсового проектирования является получение практических навыков в проектировании локальной  автоматизированной  подсистемы управленческого персонала. Проектирование подсистемы «Учета кадров» осуществляется с использованием реляционной базы данных на основе СУБД Microsoft Access.  
   Описание  предметной области ИС

Предметной областью данного курсового проекта является учет кадров предприятия ООО «Регион Проект».

 В современном мире информация о персонале аккумулируется в кадровых службах, деятельность которых сегодня, как правило, поддерживается теми или иными программными приложениями для автоматизации процессов ведения кадрового учета, расчета заработной платы и пр.

Одной из современных тенденций в применении средств автоматизации процессов управления персоналом на крупных предприятиях становится создание единой централизованной информационной системы управления персоналом, которая служит эффективным инструментом для автоматизации процедур отдела кадров, для консолидации и анализа информации о кадровых ресурсах.

Отдел кадров решает следующие задачи:

1. сбор информации о сотрудниках;
2. учет очередных и внеочередных отпусков, а также командировок и больничных;
3. учет стажа работы (количество отработанных дней);
4. учет сотрудников;
5. кадровое перемещение (изменение категории, должности специальности, разряда график работы, перевод одного сотрудника на другой объект и т. д.);
6. учет дополнительных сведений (инвалидность, социальное положение, пенсионер-сотрудник и т. д.).
7. прием сотрудника;
8. увольнение сотрудника;
9. отчетность перед бухгалтерией, пенсионным фондом, статистическими органами и руководством.

Задача “быстрого” выполнение своих функций (оперативность) очень важны, так как на предприятии могут быть десятки и сотни рабочих.

1. Нужно быстро принимать и систематизировать новую информацию,
2. Нужно своевременно выдавать данные об отпусках,
3. Должна быть ускорена выдача отчетной документации.

4. Когда принимают на работу нового сотрудника, данные о нем заносятся автоматически в базу данных.

5. Когда сотрудника увольняют, данные о нем сохраняются в таблице с особой пометкой.

6. Документы предоставляемы в государственные органы, должны соответствовать стандартам.

Ограничение предметной области:

а) у сотрудника должен быть идентификационный номер;

б) если он получил травму, при которой дается инвалидность, он больше не допускается к выполнению основной работы, его смещают на более простую работу. В случае, когда человек со всем не дееспособен его увольняют, и выплачивают пенсию;

в) Отпуск сотрудника не может превышать установленного лимита;

г) Больничные должны оплачиваться предприятием.

Основным документом, которым пользуется отдел кадров, является личная карточка, в которой указываются все данные о сотруднике.

Организационная структура предприятия показана на рисунке 1.1.

Рис.1.1. Организационная структура предприятия

Организационная структура отдела кадров показана на рисунке 1.2.

Рис.1.2. Организационная структура отдела кадров

Описание автоматизируемых процессов, информационные потоки автоматизируемых процессов.

Сведения о сотрудниках собираются специалистом по работе с персоналом. Вся информация хранится и обрабатывается специалистом по работе с персоналом. Некоторая информация для ведения отчетности хранится в бумажной форме.

Схема информационных потоков процесса показана на рисунке 1.3.

Рис.1.3. Схема информационных потоков процесса “Учет персонала”

 

2. Требования к разрабатываемой ИС

2.1 Назначение и цели создания системы

Объектом рассмотрения данного проекта является организация работы в отделе кадров предприятия. Автоматизация рабочего места сотрудников отдела кадров, обеспечивающего снижение трудовых затрат на составление отчетов, на поиск нужной информации, хранения кадровой информации по каждому сотруднику предприятия и является основной задачей проекта. На данный момент отдел кадров не имеет свою информационную систему, которая позволила бы выполнять функции, возложенные на отдел оперативнее и качественнее. Большинство нужной информации хранится на бумажных носителях (документы хранятся в личное дело работника), некоторая часть хранится в текстовых документах и сотрудникам отдела кадров приходится искать вручную необходимую информацию, что занимает достаточно долгое время. В связи с этим, работа сотрудников отдела кадров имеет ряд трудностей и недостатков: например, чтобы предоставить информацию по работникам, имеющим высшее образование, приходится либо вспоминать какое образование имеет тот или иной сотрудник, что приводит к остановке работы в отделе, так как в эту процедуру включаются все сотрудники отдела и не всегда это можно сделать качественно (кого-то можно и забыть), либо приходится просматривать личное дело каждого работника, на что затрачивается много времени.

В проекте необходимо заложить возможность хранения информации о каждом сотруднике предприятия в одном месте (единой БД), использования этих данных в работе, достоверного и оперативного предоставления информации для отчетности, для запросов руководства, для аналитических справок.

Разрабатываемая подсистема «Учет кадров» позволит организовать на более качественном уровне хранение, учет, нахождение и отображение запрашиваемой информации. Данная база будет включать в себя все необходимые сведения о сотруднике, его награждениях, взысканиях, отпусках, а также данные об уволенных сотрудниках.

Основные цели, для достижения которых создана база данных «Учет кадров»:

• Обеспечение работникам более быстрого и удобного поиска необходимой информации;
• Обеспечение порядка размещения уже хранящихся и поступающих данных;
• Тщательное отслеживание изменений данных;
• Обеспечение большей защиты информации от несанкционированного доступа.

Автоматизированный учет информации позволяет наиболее достоверно, быстро и безошибочно собирать и производить различные операции с данными. А значит, позволит быстрее и качественнее выполнять работнику заказы, не отвлекаясь на перепроверку данных.

Основная задача отдела кадров - работа с сотрудниками (прием работника на работу, отслеживанием его как исполнителя в течение периода его работы и, наконец, увольнение сотрудника с работы).

К основным функциям отдела кадров можно отнести следующие:

1. Прием на работу новых сотрудников.
2. Увольнение сотрудников.
3. Кадровые перемещения:

• изменение должности/специальности
• изменение графика работы
• перевод на другой объект

4. Оформление отпусков.

5. Оформление больничных листов.
6. Оформление пенсии.
7. Организация и проведение конкурсного отбора.
8. Отчетность

Рассмотрим основные причины, побуждающие предприятия внедрять у себя системы автоматизации отдела кадров.

Основные проблемы, с которыми сталкиваются работники отдела кадров:

• документы теряются;
• накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
• документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
• тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
• создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
• на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Подсистема  «Учет кадров» создается для удовлетворения потребностей пользователей в информации. Данные о сотруднике, его личных данных, награждениях, взысканиях и отпусках позволят более оперативно отслеживать все аспекты работы сотрудников, а также быстро составлять отчетность.

Подсистема  должна предоставлять пользователю возможность:

• Вводить личные данные нового сотрудника, указывая следующие параметры:
• № личной карточки;
• Фамилия;
• Имя;
• Отчество;
• Дату рождения;
• Семейное положение;
• Данные паспорта;
• Специальность;
• Стаж работы;
• Последнее место работы.
• Выводить список сотрудников с возможностью сортировки по любому параметру.
• Выводить личные данные по любому сотруднику.
• Выводить отчеты по поощрениям и взысканиям.
• Выводить отчеты по отпускам.

2.2 Требования  к функциям, выполняемым системой

Информационная система предприятия (ИС) - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты. Чтобы разобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена (рис.1.4).

 

Рис. 1.4 - Процессы в информационной системе предприятия

Процессы в информационной системе:

1. ввод информации из внешних и внутренних источников;
2. обработка входящей информации;
3. хранение информации для последующего ее использования;
4. вывод информации в удобном для пользователя виде;
5. обратная связь, т.е. представление информации, переработанной в данной организации, для корректировки входящей информации.

ИС – важный компонент вспомогательной деятельности, который может использоваться для того, чтобы более целесообразно и эффективно выполнять основную деятельность. Можно выделить базовые компоненты ИС:

1. информация;
2. информационные технологии;
3. организационные единицы управления;
4. функциональные компоненты (рис.1.5).