Microsoft Office Publisher

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

МЕЖДУНАРОДНЫЙ ИНСТИТУТ ФИНАНСОВ,

УПРАВЛЕНИЯ И БИЗНЕСА

Кафедра экономической социологии

Курсовая работа

По дисциплине «Информационный менеджмент»

на тему: «Microsoft Office Publisher»

Тюмень 2010

Содержание

Введение………………………………………………………………………...3

Глава 1. Microsoft Office Publisher 2007: преимущества, возможности …...4

1.1. Основные преимущества Microsoft Office Publisher 2007 …….…......4

1.2. Новые возможности Microsoft Office Publisher 2007 ……………...…6

Глава 2. Обзор Microsoft Office Publisher 2007 ……………………………..14

2.1. Создание публикаций в фирменном стиле …………….…………....14

2.2. Индивидуальная настройка публикаций и

маркетинговых материалов …………………………………………….…15

2.3. Совместное использование печати и публикации материалов ….....16

Глава 3. Работа в Microsoft Office Publisher 2007 ……………………..…....17

3.1. Создание новой публикации..…………………...…………………….17

3.2. Печать публикации …………………………………………………....18

3.3. Отправка публикации по почте или электронной почте …………....19

3.4. Создание, использование и изменение шаблона в

Microsoft Publisher ………………………………………………………....20

Заключение……………………………………………………………………23

Литература.…………………………………………………….………….…..25

Введение

Цель моей работы – более глубокое знакомство с офисным пакетом программ MS Office 2007 на примере приложения Publisher 2007.

Согласно целям, задачей  являлось изучение учебной и специальной литературы по MS Office 2007 и Publisher 2007, а также рассмотрение основ работы с пакетом Publisher 2007.

Как выявлено в ходе работы, с помощью Publisher 2007 можно эффективно создавать качественные публикации. Это возможно путем использования богатого набора инструментов. Следовательно, главная особенность этого продукта, его удобство.

Так, например, приложение Publisher 2007 предназначено для работы с публикациями, оно позволяет разрабатывать, макетировать и публиковать профессионально оформленные печатные материалы. Данные материалы можно создавать для печати, отправления по электронной почте и размещения в Интернете. В интуитивно понятной среде Publisher можно легко пройти от начальной концепции до выпуска в свет публикации без помощи профессиональных дизайнеров и полиграфистов. Таким образом, предназначение программы Publisher – создание публикаций.

В ходе практического изучения и освоения навыков работы с Publisher 2007 мной выявлены основные принципы работы, которые используются при создании любой публикации:

На основе шаблонов Publisher можно создавать собственные публикации и настраивать их в соответствии со своими требованиями, при необходимости изменяя их вид одним нажатием кнопки.

Крупные значки для наиболее распространенных типов публикаций размещены в центре рабочей области при запуске приложения Publisher.

Для начала настройки новой публикации достаточно дважды щелкнуть такой значок ­ и можно приступать к работе.

При наличии доступа в Интернет можно найти необходимые шаблоны Publisher в Microsoft Office Online. На основе шаблонов Publisher возможно создание собственных шаблонов, для сохранения и упорядочения которых предназначен каталог Мои шаблоны.

Приложение Office Publisher 2007 позволяет с легкостью создавать один макет, а затем использовать его содержимое во многих других публикациях. Создание публикации начинается с выбора одного из профессионально разработанных шаблонов, в который затем добавляются фирменная цветовая гамма, эмблема компании, имена сотрудников и контактные сведения.

Office Publisher 2007 содержит мастер, позволяющий настроить публикацию так, чтобы она правильно распечатывалась на обеих сторонах листа, например: масштабирование, тиражирование, цветопередача, параметры бумаги и т.д.

Глава 1: Microsoft Office Publisher 2007:

Основные преимущества, новые возможности

1.1.Основные преимущества Microsoft Office Publisher 2007

Продукт Microsoft Office Publisher 2007, также доступный в составе выпусков Microsoft Office для малого бизнеса 2007 и Microsoft Office Профессиональный 2007, упрощает для деловых пользователей самостоятельное создание и распространение эффектных маркетинговых материалов. Ниже приводится десять основных преимуществ, благодаря которым Office Publisher 2007 может обеспечить поддержку взаимодействия организации со своими клиентами.

1)                 Эффективное создание высококачественных публикаций, отражающих фирменный стиль организации.

Новая среда «Приступая к работе» содержит средства динамического предварительного просмотра, которые позволяют с легкостью создавать элементы фирменной символики и применять их к любым шаблонам Office Publisher 2007. При разработке фирменной стмволики можно выбрать схемы цветов и шрифтов, включить эмблему организации и добавить нужную информацию. Впоследствии можно применить созданные элементы фирменной символики одним действием, выбрав шаблон из обширной библиотеки настраиваемых шаблонов макетов или незаполненных публикаций, где доступны форматы информационных бюллетеней, брошюр, рекламных листовок, открыток, веб-узлов и сообщений электронной почты.

2)                 Предварительный просмотр высококачественных шаблонов на веб-узле Microsoft Office Online и доступ к ним в среде Office Publisher 2007.

Новые возможности Office Publisher 2007 помогают с легкостью найти, просмотреть, открыть и сохранить шаблоны Publisher, доступные на веб-узле Office Online, непосредственно из каталога Publisher. Просмотр шаблонов на веб-узле Office Online выполняется по категориям Office Publisher 2007 или с помощью нового средства поиска, которое позволяет быстро найти нужный шаблон независимо от того, где он находится — на веб-узле Office Online или в составе Office Publisher 2007. Шаблоны можно эффективно распределять по категориям, просматривать, открывать и сохранять в папке «Мои шаблоны» для быстрого извлечения впоследствии.

3)                 Обращение к клиентам с персональными публикациями. Усовершенствованные возможности слияния почты и слияния каталогов в сочетании с новой возможностью слияния электронной почты обеспечивают создание персональных публикаций для распространения в печатном виде или по электронной почте. Параметры панели задач слияния определяют процедуру выбора списков, добавления текста, полей изображения и персональных гиперссылок либо предварительного просмотра и выполнения отправки по почте. Усовершенствованные возможности распространения и просмотра публикаций в виде сообщений электронной почты, в том числе поддержка отправки многостраничных публикаций как одностраничного сообщения, делают создание и отправку публикаций в виде сообщений электронной почты простой как никогда раньше.

4)                 Преобразование публикаций в формат PDF или XPS.

Появилась возможность преобразовать публикацию в формат PDF или XPS. С помощью Office Publisher 2007 вы можете обмениваться публикациями в формате PDF или XPS и печатать их без дополнительных средств независимых разработчиков. Параметры PDF в Office Publisher 2007 предусматривают оптимизацию документов в формате PDF для просмотра в сети, настольной печати и профессионального тиражирования.

5)                 Более простая процедура создания публикаций благодаря задачам Publisher .

С помощью задач Publisher можно получить помощь при выполнении стандартных задач в Publisher и упростить процедуры создания и распространения публикаций и маркетинговых материалов. Задачи Publisher включают советы по персональной настройке публикаций, обработке списков рассылки, подготовке публикаций к профессиональному тиражированию, многократному использованию содержимого, работе с изображениями и так далее.

6)                 Объединение списков в среде Office Publisher 2007 для целевых рассылок.

С помощью усовершенствованной возможности слияния почты в Office Publisher 2007 можно создать и поддерживать общий список клиентов, объединив и отредактировав списки клиентов из нескольких источников, включая программы Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Outlook с Диспетчером контактов, Microsoft Office Access и другие.

7)                 Экономия времени благодаря многократному использованию материалов.

Ряд новых и усовершенствованных возможностей помогает максимально эффективно использовать время работы. Экономия времени и сил стала возможной благодаря новой библиотеке содержимого, где сохраняются востребованные текстовые материалы и изображения для последующего использования в других публикациях Publisher. Кроме того, можно быстро повторно воспользоваться содержимым из одного типа публикации, например многостраничного бюллетеня, поместив ее в шаблон сообщения электронной почты или макет веб-страницы для просмотра в сети. Усовершенствованная возможность сохранения в виде изображения позволяет сохранять элементы публикации для последующего использования в других программах. Также можно помещать текст и рисунки из других программ непосредственно в публикации Publisher.

8)                 Создание настраиваемых публикаций на основе информации из базы данных.

Усовершенствованная возможность слияния каталогов позволяет автоматически создавать публикации путем слияния изображений и текстовых фрагментов из определенного источника данных (например, Excel или Access). Доступно создание собственных публикаций разного уровня сложности, начиная таблицей и заканчивая многоуровневым каталогом.

9)                 Точная настройка публикаций с использованием мощных, интуитивно понятных средств работы с макетом.

Независимо от того, на какой основе создается публикация — на базе шаблона или незаполненной публикации — можно изменить и уточнить ее с помощью богатого набора интуитивно понятных средств работы с макетом, разметкой, типографскими эффектами и графикой, доступных в Office Publisher 2007. К таким возможностям относятся настройка трекинга и кернинга, создание и применение нескольких главных страниц, настройка сетки и направляющих, выравнивание по основным направляющим, вставка изображений со сканера или цифровой камеры, изменение цветовой гаммы изображений и их обрезка, а также другие. Перед печатью, публикацией или распространением публикаций рекомендуется воспользоваться усовершенствованным средством проверки макета, которое позволяет выявить и исправить потенциальные проблемы, связанные с профессиональным тиражированием, размещением в вебе или распространением по электронной почте.

10)            Эффективное управление маркетинговыми кампаниями и отслеживание хода их выполнения.

Улучшенная интеграция Office Publisher 2007 с Microsoft Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов (доступно в выпусках Microsoft Office для малого бизнеса 2007 и Microsoft Office Профессиональный 2007) предоставляет новые средства управления маркетинговыми кампаниями и отслеживания хода их выполнения. Создав собственные печатные или электронные материалы в Office Publisher 2007, можно управлять рассылкой материалов и отслеживать отклики получателей с помощью Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов.

1.2. Новые возможности Microsoft Office Publisher 2007

Приложение Microsoft Office Publisher 2007 предназначено для работы с деловыми публикациями, позволяет разрабатывать, макетировать и публиковать профессионально оформленные маркетинговые и рекламные материалы. Данные материалы можно создавать для печати, отправления по электронной почте и размещения в Интернете в интуитивно понятной среде, благодаря чему можно легко пройти от начальной концепции до выпуска в свет без помощи профессиональных дизайнеров и полиграфистов.

1) Создание фирменных, профессионально оформленных публикаций.

В приложении Office Publisher 2007 можно легко и быстро создавать публикации, оформляя их на профессиональном уровне. Даже начинающий может создать публикацию для печати, отправки по электронной почте или размещения в Интернете.

   Ускорение и упрощение создания публикации

В приложение Office Publisher 2007 были внесены усовершенствования, которые упрощают и ускоряют создание и открытие публикаций. На основе шаблонов Publisher можно создавать собственные публикации и настраивать их в соответствии со своими требованиями, при необходимости изменяя их вид одним нажатием кнопки.

Например, можно начать создавать визитную карточку, а затем выбрать команду Изменить шаблон и создать фирменную наклейку, где набор деловых координат — название организации, почтовый адрес, эмблема и цвета макета — уже задан.

   Открытие недавних публикаций одним щелчком мыши

Если работа над публикацией велась недавно, ее можно открыть снова, выбрав соответствующий значок в списке «Последние публикации».

   Создание новой публикации одним щелчком мыши

Крупные значки для наиболее распространенных типов публикаций, таких как брошюры, размещены в центре рабочей области при запуске приложения Publisher. Для начала настройки новой публикации достаточно дважды щелкнуть такой значок — и можно приступать к работе.

   Удобный поиск необходимого размера страницы

Подходящий размер страницы можно выбрать из обширного списка вариантов размеров страницы в диалоговом окне Параметры страницы.

В приложении Office Publisher 2007 отображаются размеры страниц, конвертов и наклеек. Для всех печатных материалов указаны их общепринятые названия (например, А4 и Размер 10) и размеры.

Если не удается найти необходимый размер, его можно задать самостоятельно. Не составляет трудности работа с нестандартными форматами: входными билетами, большими плакатами, визитными карточками или рекламными листками.

Предварительный просмотр позволяет увидеть перед печатью, как будет выглядеть тот или иной материал и шаблон на бумаге — для быстрого просмотра публикации перед печатью. Если необходимого размера страницы нет в списке размеров, можно быстро задать пользовательский.

   Выбор из других шаблонов Publisher и создание собственных шаблонов

При наличии доступа в Интернет можно найти необходимые шаблоны Publisher в Microsoft Office Online. На основе шаблонов Publisher возможно создание собственных шаблонов, для сохранения и упорядочения которых предназначен каталог Мои шаблоны.

2) Проведение маркетинговых кампаний и наблюдение за их эффективностью

В приложение Office Publisher 2007 включены полезные советы и инструменты, помогающие печатать публикации, отправлять их по электронной почте и размещать в Интернете при проведении маркетинговых кампаний.

   Использование задач Publisher для помощи в проведении маркетинговых кампаний

Можно воспользоваться советами по таким вопросам, как подготовка публикации для почтового списка рассылок или списка рассылок по электронной почте, наблюдение за эффективностью маркетинговых кампаний, маркетинг с помощью рассылок электронной почты и создание эффективных маркетинговых публикаций. Идеи и советы, содержащиеся в задачах Publisher, пригодятся, например, при организации маркетинговых кампаний. После создания маркетинговой кампании можно воспользоваться имеющимися в приложении Publisher средствами сжатия данных для уменьшения размера материалов, предназначенных для отправки по электронной почте. Наконец, мастер объединения в каталог поможет эффективно использовать набор списков рассылки для упрощения рассылки публикаций по электронной почте.

Задачи Publisher представляет собой статьи по конкретным темам, например, «Добавление текста и изображений в публикации» и «Подготовка к рассылке». Они содержат пошаговые процедуры и помогают использовать приложение Publisher для рекламы товаров и услуг организации. Эти статьи способствуют налаживанию связей и повышению эффективности при работе с клиентами.

   Наблюдение за эффективностью маркетинговых кампаний

Интеграция Office Publisher 2007, Microsoft Office Outlook 2007 и Microsoft Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов включают в себя новые средства наблюдения, позволяющие определять эффективность маркетинговых рассылок. В приложении Publisher можно, например, создавать рекламные листки и буклеты для отправки по электронной почте в рамках маркетингового исследования, проводимого, например, магазином спортивных товаров. Объединить списки клиентов, созданные в Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office Excel 2007, Office Outlook 2007 и Office Publisher 2007, помогут средства слияния Publisher. Диспетчер контактов можно использовать для отслеживания рассылаемых по электронной почте маркетинговых материалов, полученных откликов и затрат на проведение каждой рекламной кампании.

3) Настройка и повторное использование элементов и данных публикации

Приложение Office Publisher 2007 позволяет с легкостью создавать один макет, а затем использовать его содержимое во многих других публикациях. Создание публикации начинается с выбора одного из профессионально разработанных шаблонов, в который затем добавляются фирменная цветовая гамма, эмблема компании, имена сотрудников и контактные сведения.

Перед применением шаблона для публикации можно также задать для него систему шрифтов и другие параметры.

   Сохранение и упорядочение содержимого для повторного использования в библиотеке содержимого

Можно создать и сохранить содержимое публикаций (например, эмблемы, списки услуг, истории успеха, схемы расположения офисов, отзывы клиентов и изображения), на которое можно в дальнейшем не тратить время при создании других профессионально оформленных материалов.

   Повторное использование деловых сведений и брендинг

Создание наборов деловых сведений позволяет быстро вставлять их в публикации и переносить из одних публикаций в другие. Если после визитной карточки создать почтовый ярлык, деловые сведения будут автоматически добавлены в соответствующие места новой публикации.

   Получение напоминаний перед удалением повторно используемого содержимого

Когда одна публикация преобразуется в другую, содержимое, которое не уместилось в публикации нового типа, приложение Publisher переправляет из публикации предыдущего типа в область задач Лишнее содержимое. При закрытии публикации с содержимым в области задач Лишнее содержимое приложение Publisher напомнит об этом, чтобы результаты работы не были потеряны.

4) Сохранение публикации в формате PDF или XPS

Публикации можно сохранять в виде файлов формата PDF (Portable Document Format) или XPS (XML Paper Specification) и предоставлять общий доступ к ним с правами только на чтение. Это упрощает совместное использование публикаций с клиентами, коллегами или членами семьи, на компьютерах которых не установлено приложение Publisher.

Публикации, сохраненные в виде высококачественных PDF-файлов или XPS-файлов, можно печатать на собственном высококачественном принтере, публиковать в фиксированном формате для посетителей веб-узла или при помощи мастера упаковки передавать в типографию в формате, гарантирующем возможность печати файлов на профессиональном оборудовании.

Таблица 1

5) Усовершенствованная печать

Приложение Office Publisher 2007 позволяет свести к минимуму количество непредвиденных ситуаций при печати. Теперь приложение Office Publisher 2007 не только поддерживает формат PDF, который используется в типографиях при проверке макета перед печатью, но и уведомляет о возможных ошибках в макете, которые могут вызвать неполадки при печати. Приложение Office Publisher 2007 предлагает рекомендации по исправлению ошибки перед отправкой файла на принтер.

   Предварительный просмотр на основе принципа WYSIWYG при печати на настольном принтере

Функция предварительного просмотра публикации была усовершенствована за счет применения принципа «что видишь, то и получаешь» (принцип WYSIWYG). Кроме того, теперь можно задать параметр, определяющий способ подачи листа бумаги в принтер при печати двусторонней публикации.

   Исправление ошибок перед печатью с помощью усовершенствованного мастера упаковки

Если мастер упаковки используется при включенном параметре Отправка в типографию, в области задач отображаются все сообщения об ошибках, которые могут возникнуть в процессе печати.

В процессе упаковки можно также выбрать для файла печать высокого качества на настольном принтере или печать на офсетной печатной машине в типографии.

   Создание файлов меньшего размера для типографии при помощи мастера упаковки

Усовершенствованный мастер упаковки (который теперь отображается в области задач) упрощает процесс упаковки и позволяет добиться большей степени сжатия файлов.

Кроме создания сжатого файла, размер которого меньше размера PUZ-файла, можно также сохранить публикацию в виде PDF-файла. Одновременно с этим можно также создать PUB-файл.

   Получение цветов, точно соответствующих цветам PANTONE®

В диалоговом окне Цвета теперь есть вкладка PANTONE®. Благодаря этому упрощается точный выбор необходимого цвета. Кроме того, если публикация печатается в типографии, цвета будут точно соответствовать выбранным.

   Печать больших плакатов

Если используемый принтер допускает возможность печати на бумаге соответствующего формата, плакат можно напечатать целиком без разбивки на отдельные листы.

6) Более эффективное общение при помощи слияний и электронных слияний

Приложение Office Publisher 2007 позволяет создавать публикации маркетингового характера для адресатов из списка клиентов.

Публикации, предназначенные для отправки по электронной почте, следует дорабатывать, чтобы они не выглядели частью массовой рассылки. Клиенты всегда ценят проявленное к ним внимание, и вместе с тем будет легко отслеживать их отклики на маркетинговую кампанию.

   Личная настройка сообщений электронной почты и добавление гиперссылок как способ запомниться клиентам

Для привлечения клиентов можно отправлять им сообщения с индивидуальным оформлением и добавляйте гиперссылки, которые могут их заинтересовать.

Например, сообщение от магазина спортивных товаров клиентам, интересующимся футболом, можно адресовать болельщикам определенного футбольного клуба. В приложении Office Publisher 2007 в почтовое сообщение можно вставить гиперссылку на веб-узел этого футбольного клуба.

При наличии нескольких учетных записей электронной почты можно выбирать, какую из них использовать для отправки электронной почты.

   Помощь при слиянии документов

Слияние документов упростилось путем добавления пошаговых инструкций. Теперь для успешного слияния документов достаточно всего трех шагов.

   Помощь при отправке сообщений электронной почты

Приложение Publisher выводит сообщение в тех случаях, когда необходимо установить баланс между объемом почтового сообщения и качеством содержащегося в нем изображения. Например, если сообщение содержит много высококачественных фотографий или текст в формате точечного рисунка, приложение Publisher предупредит, что размер файла может превысить размер почтового ящика получателя.

   Упрощение управления списками

Теперь можно объединять и редактировать списки из различных источников, таких как Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Access 2007, Office Publisher 2007, службы Microsoft List Builder и Microsoft Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов. Например, при отсутствии адресов электронной почты некоторых клиентов магазина спортивных товаров с помощью фильтра можно выполнить поиск клиентов, интересующимся футболом, и болельщиков конкретного футбольного клуба, не имеющих адресов электронной почты, а затем направить им рекламные листки по обычной почте.

Списки клиентов можно расширять, фильтровать и сортировать с использованием различных условий, перерабатывать, создавать специальное сообщение для отдельных получателей, а также формировать новый список получателей путем слияния существующих — и все это с помощью одного приложения.

После создания объединенного списка для него можно создать ярлык и с его помощью обновлять списки источников данных, которые использовались для формирования этого списка получателей.

7) Позволяет легко избежать орфографических ошибок

Проверка орфографии стала более согласованной в приложениях выпуска 2007 системы Microsoft Office. Примеры такого изменения включают в себя:

   Некоторые параметры проверки орфографии являются общими. При изменении одного из таких параметров в одном приложении Office, он изменится во всех остальных приложениях Office.  Помимо совместного использования пользовательских словарей во всех приложениях можно управлять ими с помощью одинакового диалогового окна.

   Средство проверки орфографии приложений выпуска 2007 системы Microsoft Office включает послереформенный словарь французского языка. В Microsoft Office 2003 этот словарь можно было установить отдельно, как надстройку.

   Словарь исключений для языка создается автоматически во время первого использования этого языка. Словари исключений позволяют отмечать слова, которые не должны использоваться. Подобные словари помогают избежать употребления грубых и не соответствующих стилю слов.

Глава 2. Обзор Microsoft Office Publisher 2007

Office Publisher 2007 помогает самостоятельно создавать, настраивать широкий диапазон маркетинговых материалов, а также обмениваться ими. Новые и усовершенствованные возможности обеспечивают пошаговое руководство в процедурах создания маркетинговых материалов и их распространения в печати, через Интернет и по электронной почте, что помогает создавать фирменный стиль, управлять списками клиентов и отслеживать ход маркетинговых кампаний.

2.1. Создание публикаций в фирменном стиле

Office Publisher 2007 содержит новые и усовершенствованные средства, помогающие эффективно создавать, настраивать и многократно использовать разнообразные маркетинговые материалы, адаптированные под конкретные потребности компании.

   Быстрое начало работы при использовании библиотеки из сотен настраиваемых шаблонов оформления и незаполненных публикаций, включая информационные бюллетени, брошюры, рекламные листовки, открытки, веб-узлы, форматы почтовых сообщений и многое другое.

   Создание для всех деловых и личных потребностей элементы фирменной символики, которые содержат название компании, контактную информацию и эмблему.

   Перед выбором шаблона можно воспользоваться функцией динамического просмотра шаблонов Office Publisher 2007 с применением элементов фирменной символики, включая цвета, шрифты, эмблему и сведения о бизнесе.

   Новая функция поиска позволяет быстро находить и просматривать в каталоге Publisher высококачественные шаблоны Office Publisher 2007 с веб-узла Microsoft Office Online.

   Для ускорения поиска шаблонов можно воспользоваться эффективными средствами распределения по категориям, просмотра, открытия и сохранения в папке «Мои шаблоны».

   Благодаря хранению часто используемого текста, элементов оформления и графических объектов в новом хранилище содержимого для последующего использования в других публикациях достигается значительная экономия времени и сил.

   Повторное использование созданного содержимого для других методов публикации и распространения. Например, можно легко поместить содержимое из многостраничного информационного бюллетеня в шаблон электронной почты или веб-шаблон для распространения в Интернете.

   Можно выбрать одну из более 70 созданных профессионалами цветовых схем или создать свою собственную. Если нужно использовать цвета Pantone, их можно выбрать непосредственно в Office Publisher 2007.

   В панели задач Publisher доступна помощь по стандартным процедурам Office Publisher 2007, таким как вставка изображения, слияние стандартных писем или многократное использование содержимого.

   Расширенная возможность слияния каталогов позволяет создавать часто обновляемые материалы, такие как спецификации, каталоги и прейскуранты, объединяя текст и изображения из базы данных.

   Доступна настройка публикаций с использованием коллекции интуитивно понятных макетов, разметок, типографских эффектов и средств работы с графикой.

   Усовершенствованное средство проверки макета позволяет заблаговременно выявить и исправить распространенные ошибки макета в материалах, предназначенных для печати, размещения в сети и распространения по электронной почте.

2.2. Индивидуальная настройка публикаций и

маркетинговых материалов

Office Publisher 2007 содержит новые средства слияния электронной почты, а также усовершенствованные возможности слияния почты и каталогов, благодаря которым стало проще создавать и распространять в печатном виде или по электронной почты маркетинговые материалы, настроенные под индивидуальных получателей.

   В Publisher доступно слияние и изменение списков рассылки из нескольких источников, включая Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Access и так далее. С помощью полученного списка можно создавать индивидуальные материалы, распространяемые по электронной почты или в печатном виде, почтовые наклейки, а также собственные вспомогательные материалы, например каталоги и рекламные листовки.

   С помощью новой функции слияния электронной почты и шаблонов сообщений электронной почты можно создавать индивидуальные маркетинговые материалы, распространяемые по электронной почте.

   Усовершенствованная возможность слияния почты позволяет настраивать печатные публикации.

   Индивидуальные гиперссылки делают возможной настройку текста и адреса гиперссылок при слиянии электронной почты.

   Улучшенная интеграция с Microsoft Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов (эта программа доступна в пакетах Microsoft Office для малого бизнеса 2007 и Microsoft Office Профессиональный 2007) позволяет начать и отследить рассылку маркетинговых материалов, созданных в Publisher.

2.3. Совместное использование печати и публикации материалов

Office Publisher 2007 предоставляет новые и усовершенствованные средства, облегчающие совместное использование, печать и публикацию материалов.

   Доступно сохранение файлов Office Publisher 2007 в переносимом формате, таком как PDF или XPS, которые облегчают их совместное использование. Параметры PDF в Office Publisher 2007 включают параметры интерактивного просмотра, настольной и типографской печати.

   Поддержка профессиональной печати для многотиражной и качественной печати. Office Publisher 2007 обеспечивает полную поддержку четырехцветной печати и печати смесевыми и композитными CMYK-цветами, поддержку стандартов PostScript и многое другое. Улучшенный мастер упаковки поможет подготовить файлы Office Publisher 2007, включая готовые к печати файлы PDF, для профессиональных устройств печати.

   Просмотр внешнего вида публикаций, рассылаемых по электронной почте. Усовершенствованные средства распространения электронной почты и просмотра, включая поддержку рассылки многостраничных публикаций как одностраничного сообщения, делают создание и отправку публикаций как почтовых сообщений легче, чем когда-либо раньше.

   Преобразование публикаций для просмотра в Интернете путем добавления к ним средств навигации, обновления, редактирования и отправки информации.

Усовершенствованное средство проверки макета позволяет заблаговременно выявить и исправить распространенные ошибки макета в материалах, предназначенных для печати, размещения в сети и распространения по электронной почте.

Глава 3. Работа в Microsoft Office Publisher 2007

Microsoft Office Publisher 2007 позволяет легко и быстро создавать профессионально выглядящие публикации собственными силами. С помощью Publisher можно создавать и публиковать профессиональные маркетинговые и рекламные материалы для печати, отправки по электронной почте и публикации в Интернете.

3.1. Создание новой публикации

Программа Office Publisher 2007 была усовершенствована, чтобы легче и быстрее создавать и открывать публикации. Можно создавать собственные публикации, если выбрать профессионально созданные шаблоны Publisher, настроить их как требуется, а затем заменить один тип публикации другим одним нажатием кнопки.

Использование задач Publisher для получения помощи

В Office Publisher 2007 добавлена новая панель задач Задачи Publisher, содержащая советы по созданию публикации и ссылки на часто используемые возможности, например раздел цветовых схем панели задач Форматирование публикации. В статьях Задачи Publisher описана пошаговая процедура использования Publisher для повышения эффективности работы по связи с клиентами.

В этом разделе описано, как создавать эффективные маркетинговые материалы, настраивать публикацию в соответствии с цветами и шрифтами фирменного стиля компании, создавать публикацию для почтовой рассылки или рассылки по электронной почте, отслеживать эффективность маркетинговой кампании и проводить сетевой маркетинг. Например можно открыть панель задач Задачи Publisher и воспользоваться приведенными советами для создания бюллетеня для организации.

Создание новой публикации

1.                      После запуска Publisher в списке Типы публикаций выберите один из типов публикации. Например, выберите Бюллетени.

2.                      В каталоге Бюллетени выберите нужный макет, затем выберите все другие параметры, например цветовую схему или набор деловых сведений, а затем нажмите кнопку Создать.

Чтобы получить полезные советы, нажмите кнопку Задачи Publisher .

После создания новой или открытия существующей публикации в Office Publisher 2007 она отображается в списке Последние публикации. В списке Последние публикации отображаются последние девять публикаций, которые открывались в Office Publisher 2007.

Быстрое создание другой публикации

Можно создать различные типы публикации, использующие одинаковые параметры и данные, например одну цветовую схему и набор деловых сведений. Кроме того, можно быстро изменять тип публикации.

Например, если в процессе создания бюллетеня необходимо переключиться на создание визитной карточки, можно щелкнуть Изменить шаблон и выбрать в качестве нового типа публикации Визитные карточки. Новая визитная карточка будет использовать именно такую цветовую схему, схему шрифтов, набор деловых данных или любые другие соответствующие сведения, которые были добавлены в бюллетень.

При преобразовании одного типа публикации в другой Publisher перемещает все содержимое, которое не умещается в публикации нового типа, в раздел Лишнее содержимое панели задач Форматирование публикаций. Если попытаться закрыть публикацию, имеющую содержимое в разделе Лишнее содержимое, Publisher выдает сообщение, что часть публикации может быть утеряна. Например, если в процессе создания бюллетеня шаблон публикации изменяется на визитную карточку, будет создана визитная карточка, но при этом раздел Лишнее содержимое остается открытым и необходимо принять решение, какое действие следует выполнить до закрытия публикации: вставить, удалить или переместить лишнее содержимое в библиотеку содержимого.

Сохранение и повторное использование содержимого в библиотеке содержимого

При создании элементов фирменного стиля компании их можно сохранять и использовать в очередных публикациях. Создавая эмблемы, списки услуг, сведения об успешных проектах, схемы проезда в офис, отзывы клиентов, а также картинки, которые планируется повторно использовать в маркетинговых материалах, добавляйте их в библиотеку содержимого.

3.2. Печать публикации

Для того,  чтобы напечатать публикацию, нужно в меню Файл выбрать  команду  Печать.

Печать двусторонней публикации

Office Publisher 2007 содержит мастер, позволяющий настроить и вставить лист бумаги так, чтобы публикация правильно распечатывалась на обеих сторонах листа.

Изменение размера страницы

После создания бюллетеня, возможно, потребуется напечатать большое количество экземпляров, чтобы распространить его среди сотрудников организации. Если при создании бюллетеня не выбирался нужный размер страницы,  то в области задач Форматирование публикации нужно целкнуть Изменить размер страницы, а затем выбрать требуемые размер страницы и направляющие полей.

3.3. Отправка публикации по почте или электронной почте

После создания бюллетеня, возможно, потребуется отправить его клиентам по почте либо по электронной почте. Кроме того, его можно индивидуализировать, добавив в него имя и адрес каждого получателя, а также личное приветствие с помощью области задач Слияние или Создание составных электронных писем.

Отправка публикации по электронной почте

Бюллетень можно отправить одному или многим получателям в виде сообщения электронной почты или в виде вложения. Для небольшого числа получателей бюллетень можно отправить в виде сообщения электронной почты без вложения.

1.              В меню Файл нужно выбратькоманду Отправить сообщение, а затем щелкнуть Отправить как сообщение.

2.              Выбрать значение Отправить все страницы или Отправить только текущую страницу, а затем нажать кнопку ОК.

3.              В поле Кому нужно ввести адрес электронной почты, на который нужно отправить бюллетень.

4.              В поле Тема нужно ввести тему бюллетеня.

Проверка макета

Средство «Проверка макета» обеспечивает доставку сообщения нужному получателю, а также гарантирует, что принятое сообщение будет иметь требуемый вид. Проверка макета проверяет публикацию на наличие целого ряда ошибок макета и разметки, обнаруживает потенциальные ошибки, указывает местоположение ошибки и предлагает выбрать параметры, позволяющие ее исправить. Например, если сообщение электронной почты содержит большое количество высококачественных фотографий или текст в формате точечного рисунка, средство Проверка макета указывает, что размер такого файла превышает объем некоторых почтовых ящиков.

Отправка в виде вложения к сообщению электронной почты

При отправке бюллетеня как вложения к сообщению электронной почты, следует выбрать, в каком формате его отправлять: Publisher, PDF или XPS.

В приведенной ниже процедуре предполагается, что на компьютере, который используется для отправки сообщений, профиль электронной почты уже создан.

1.              В меню Файл нужно выбрать команду Отправить сообщение.

2.              Щелкнуть Отправить публикацию как вложение, Отправить публикацию как вложение в формате PDF или Отправить публикацию как вложение в формате XPS.

3.              В поле Куда ввести адрес электронной почты, на который необходимо отправить бюллетень.

4.              В поле Тема ввести тему сообщения электронной почты.

5.              Нажать кнопку Отправить.

Использование слияния и создание составных электронных писем

Если необходимо отправить бюллетень многим получателям, и требуется индивидуализировать его, можно создать составное электронное письмо. При создании составного электронного письма, так же как при создании слияния, необходимо сначала открыть новую или существующую публикацию, а затем с помощью панели задач Создание составных электронных писем подключиться к источнику данных и создать составное электронное письмо. Можно использовать существующий список данных, создать список контактов Microsoft Office Outlook или ввести новый список данных. Область задач Создание составных электронных писем позволит выполнить процесс создания составного электронного письма по шагам.

Чтобы выполнить слияние, необходимо открыть новую или существующую публикацию, а затем с помощью панели задач Слияние подключиться к источнику данных и создать слияние. Можно использовать существующий список контактов или ввести новый. Область задач Слияние позволит выполнить процесс создания слияния по шагам.

Преобразование публикации в веб-узел

Теперь, когда созданы печатная публикация и публикация для отправки избранной группе клиентов по электронной почте, пришло время преобразовать публикацию в веб-узел. К счастью, с помощью Office Publisher 2007 можно также создавать профессионально выглядящие веб-узлы, настроенные специально для нужд пользователя. Publisher имеет целый ряд новых и усовершенствованных возможностей для создания, изменения, публикации и обновления веб-узлов. Кроме того, с помощью Office Publisher 2007 можно преобразовывать веб-публикацию в печатную публикацию.

3.4. Создание, использование и изменение шаблона в Microsoft Publisher 

В рамках повседневной работы определенные виды публикаций — такие как бюллетени, объявления, открытки и подарочные сертификаты — приходится создавать снова и снова. Каждая новая версия публикации уникальна, но в ней содержатся повторяющиеся элементы, например, название и адрес организации.

Например, в ежемесячном бюллетене большая часть макета остается без изменений, но его содержимое обновляется в каждом выпуске.

Шаблоны

Шаблон можно создать из любой публикации, сохранив ее как файл шаблона Publisher. Если создание публикации начинается с выбора шаблона, открывается копия файла шаблона, чтобы исходный шаблон не был изменен по ошибке. Если в шаблон нужно внести изменения, откройте копию файла шаблона, внесите в нее необходимые изменения, а затем снова сохраните ее как шаблон.

Существенно сэкономить время позволит создание главной публикации, включающей эмблему и адрес организации, и сохранение ее в виде шаблона. В дальнейшем при создании каждой новой версии публикации можно будет пользоваться этим шаблоном, добавляя только новые сведения. Использование шаблона для регулярно создаваемой публикации не только сберегает время, но и гарантирует высокое качество и единство оформления.

Создать публикацию в приложении Publisher можно несколькими способами. В Microsoft Publisher можно создавать шаблоны с динамическими возможностями, упрощающими редактирование макета, цветов и других элементов публикации. В приложении Publisher можно выполнять следующие действия:

• Использовать один из шаблонов публикации для создания публикаций нужного типа, например, календарей, бюллетеней или открыток.
• Создавать макет публикации, изменять его для определенных целей и сохранять как шаблон.

Сохранение публикации в виде шаблона

Любую публикацию можно сделать шаблоном, сохранив ее в формате шаблона Publisher. Можно также загрузить шаблон с узла Microsoft Office Online, внести в него любые изменения и сохранить этот файл в виде шаблона для использования впоследствии.

1.              Нужно создать  или открыть публикацию, которая будет использоваться как шаблон.

2.              В меню Файл выбать команду Сохранить как.

3.              В поле Тип файла выбрать пункт Шаблон Publisher.

4.              В поле Имя файла ввести имя файла для шаблона.

5.              Нажать кнопку  Сохранить.

Для просмотра созданного шаблона нужно завершить работу приложения Publisher, снова запустить его, а затем выберите пункт Мои шаблоны.

Использование шаблона для создания публикации

Шаблоны Microsoft Publisher и Microsoft Office Online можно использовать для создания высококачественных публикаций.

Использование шаблона с узла Microsoft Office Online

1.              Нужно запустить Microsoft Publisher или в меню Файл выберать команду Создать.

2.              Выбрать тип публикации, например, Открытки.

3.              Выполнить одно из следующих действий:

        В каталоге Открытки щелкнуть Просмотр шаблонов на узле Microsoft Office Online.

        В поле Поиск шаблонов ввести ключевое слово, например день рождения. В следующем поле выбрать  пункт На узле Microsoft Office Online, а затем нажать зеленую кнопку Поиск.

4.              Выделить имя шаблона, а затем нажать кнопку Создать.

Использование шаблона Publisher

1.              В меню Файл  нужно выбрать команду Создать.

2.              Выбрать тип публикации, например, Почетные грамоты.

3.              Выбрать шаблон и внесите в него необходимые изменения.

4.              Нажать кнопку Создать.

5.              Если нужно сохранить данную версию шаблона, в меню Файл выбрать команду Сохранить как.

6.              Сохранить публикацию как Шаблон Publisher.

Изменение шаблона

Можно открыть использованный ранее шаблон, внести в него изменения и сохранить как новый шаблон. Для этого нужно:

1.              Запустиь приложение Publisher или в меню Файл выбрать команду Создать.

2.              Выбрать пункт Мои шаблоны, а затем дважды щелкнуть имя шаблона.

3.              Внести необходимые изменения в шаблон.

4.              В меню Файл выберать команду Сохранить как.

5.              В поле Тип файла выбрать пункт Шаблон Publisher, а затем ввести новое имя шаблона.

6.              Нажать кнопку Сохранить.

Поиск созданного пользователем шаблона

• Нужно выбрать пункт Мои шаблоны, а затем дважды щелкнуть имя нужного шаблона.

Если нужный шаблон не отображается в списке, возможно, он не был сохранен в папке шаблонов по умолчанию (С:\Documents and Settings\имя_пользователя\Application Data\Microsoft\Templates).

Если шаблон был сохранен в другой папке, нужно перейти в ту папку, где он находится, и открыть шаблон или переместить его в папку шаблонов по умолчанию.

Заключение

Office Publisher 2007 является настольной программой публикации и разработки маркетинговых материалов, которая предназначена для быстрого самостоятельного создания профессионально оформленных распространяемых материалов — брошюр, спецификаций, буклетов — и маркетинговых документов для печати, размещения в Интернете и рассылки по электронной почте.

Office Publisher 2007 может использовать каждый, кто хочет быстро создавать эффектные, высококачественные публикации, такие как информационные бюллетени, открытки, рекламные листовки, стандартные веб-узлы или хорошо оформленные почтовые сообщения. Office Publisher 2007 не требует долгого обучения, в отличие от сложных настольных издательских систем для профессиональных дизайнеров; при работе с ним не нужно тратить время, пытаясь заставить текстовый процессор создать сложную разметку.

Office Publisher 2007 предлагает новые и усовершенствованные возможности, которые помогут пользователям в создании широкого диапазона маркетинговых материалов с включением элементов фирменной идентификации, управлении списками клиентов, самостоятельном отслеживании результатов маркетинговых кампаний и так далее. В Office Publisher 2007 реализованы следующие ниже новые возможности.

o Улучшенные возможности быстрого освоения продукта.

o Простой и быстрый доступ к шаблонам.

o Помощь при решении ключевых задач.

o Многократное применение часто используемых элементов.

o Сохранение в формате PDF и XPS.

o Новое слияние сообщений электронной почты.

o Улучшенное слияние каталогов.

o Мощные оформительские средства.

o Объединение списков в среде Publisher.

o Создание маркетинговых кампаний.

В целях обеспечения многотиражной, более качественной печати Office Publisher 2007 предоставляет полную поддержку функций профессиональной печати, включая процессы четырехцветной печати и печати смесевыми и композитными CMYK-цветами, поддержку стандартов PostScript и устройств профессиональной печати. Публикации можно также преобразовать в готовый для профессионального тиражирования формат PDF или XPS, полностью поддерживаемый профессиональными устройствами.

В Office Publisher 2007 включены возможности, необходимые для эффективного создания и компоновки маркетинговых материалов собственными силами. Office Publisher 2007 проведет пользователя через процесс создания широкого диапазона маркетинговых материалов, применения торговой марки и распространения материалов в печатном виде, через Интернет или по электронной почте.

В Office Publisher 2007 имеется улучшенная автономная и интерактивная справочная система, которая поможет воспользоваться всеми преимуществами этого продукта. В автономной и интерактивной справке имеется возможность поиска последних разделов и процедур.

Литература

1.             Журин А.А. Publisher 2007. М., ООО «АКВАРИУМ ЛТД».  2007.  585 с.

2.      Меженный О.А. Microsoft Office 2003: Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook, Publisher: Лаконично, доступно, эффективно! Изд.: К, М, СПб: Диалектика /ИД Вильямс. - 2005. - 368 с.

3.             Microsoft Publisher 2007. Шаг за шагом: [Файлы упражнений]: [Рус. версия]: [Пер. с англ.].  М.: ЭКОМ, 2007.  334 с.: ил. +1 CD ROM.  (Самоучитель).

4.             MS Office 2007: Учеб. курс: пер. с анг. / Куртер Дж., Маркви А.  СПб: Питер, 2007.  640 с

5.             http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=FX100487411049

6.             http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=FX100487821049

7.             http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=FX100647101049

8.             http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=FX100649111049

5