Всероссийский заочный финансово-экономический  институт

Филиал  в г. Барнауле

региональная кафедра математики и информатики  
 

Курсовая  работа  

по  дисциплине «Информатика»

на  тему № 26 «Обмен данными в MS Office» 
 
 
 
 

Содержание 

       ВВЕДЕНИЕ 

       Современное человеческое общество живет в период, характеризующийся небывалым ростом объема информационных потоков. Это  относится как к экономике, так  и к социальной сфере. Рыночные отношения  предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность. Только на основе своевременного пополнения, накопления, переработки информационного ресурса, т.е. владения достоверной информацией, возможно рациональное управление любой сферой человеческой деятельности, правильное принятие решений. Применение современных электронных вычислительных машин дает возможность переложить трудоемкие операции на автоматические устройства, которые могут работать с большой скоростью.

       Как известно, основа любого офиса –  это документ. Подготовкой документов занимаются программы, входящие в офисные  пакеты, которые включают несколько программ. Офисные программы предназначены для решения стандартных офисных задач. Не менее важное их качество – интегрированность, возможность работы в связке. Современные офисные пакеты в тесном сотрудничестве позволяют встроить электронную таблицу в самое сердце текстового файла.

       Тема  теоретической части курсовой работы, позволяет ознакомиться с умением программ работать вместе, создавая и обрабатывая один документ и применение этого качества на практике, что позволяет лучше ориентироваться в решении вопросов о предоставлении и передачи информации.

       Практическая  часть курсовой работы наглядно иллюстрирует обработку  данных с помощью табличного процессора Excel  для решения конкретной экономической задачи. 

1. Глава 1. Основные возможности Microsoft Word

1. Создание  и использование  макросов.

       В тех случаях, когда при наборе текстовых документов часто используются повторяющиеся действия, их можно оформить в виде макросов. Последовательность команд для получения определенного результата сохраняется на диске как макрос с определенным именем и задается для выполнения либо командами Сервис > Макрос > Макросы > Имя Макроса > Выполнить, либо нажатием сформированной кнопки на панели, либо использовании комбинации кнопок.

       Для создания макросов необходимо задать команду Сервис > Макрос > Начать запись. В открывшемся окне задать Имя макроса, в поле Описание ввести краткое описание функций данной микрокоманды и указать способ запуска макроса для выполнения. Существуют определенные правила назначения имени макросу :

• Имена макросов должны начинаться с буквы;
• Имена могут содержать буквы, числа и символы подчеркивания;
• В именах не допускаются пробелы, но можно использовать символы подчеркивания вместо пробелов для разделения слов;
• Имя макроса может иметь длину до 255 символов.

       Кнопка  панели или клавиши, нажатием которых  будет впоследствии запускаться  макрос для выполнения, задаются в следующем диалоговом окне. Нажать кнопки Назначить и Закрыть. На экране появляется панель Остановка записи с двумя кнопками (Пауза приостанавливает задание макроса и Стоп, которая нажимается по окончании задания всех операций макроса), а около курсора появляется значок магнитофонной кассеты, обозначающий процесс записи команд данного макроса. Теперь необходимо последовательно выполнить все действия , которые в конечном счете приведут к желаемому результату.

       Если  макросу присвоены клавиши или кнопка панели, достаточно нажать их для выполнения действий макроса. В общем случае нужно задать команды Сервис > Макрос> Макросы, выбрать название используемого макроса и нажать кнопку Выполнить. Если действие макроса должно распространяться на какой-то фрагмент текста, его предварительно следует выделить.

2. Включение в текст графических изображений.

       Если  в тексте должен быть показан символ, которого нет в данном шрифте, следует  задать команду Вставка > Символ, выбрать Шрифт, где есть нужный символ, выделить его курсором и нажать кнопку Вставить, а затем кнопку Закрыть. Выбранный символ вставляется в позицию курсора.

       Для вставления в текст диаграммы, необходимо установить курсор в нужную позицию  и задать команду Вставка > Объект. Выбрать пункт Microsoft Graph. Перейти в область таблицы (щелчком мыши или нажатием клавиш <Ctrl><F6>) и внести свои данные в шапку, боковик, а также область значений – диаграмма сразу перестроится. В строке меню добавится новый пункт – Диаграмма, командами которого можно выбрать другой тип диаграммы, добавить или удалить заголовки, легенды, метки данных, стрелки. Для возврата в текст документа щелкнуть в области текста. Диаграмма вставляется как графический объект.

       Для размещения в тексте рисунков, поставляемых вместе с Word  , следует установить курсор в позицию вставка рисунка и задать команду Вставка > Рисунок. В открывшемся рядом перечне выбрать пункт Картинки и в окне MS Clip Gallery выбрать один из рисунков.

       Вставка надписи используется, когда нужно  расположить текст, рисунок или другой объект внутри основного текста. Для этого задать команду Вставка> Надпись или щелкнуть по кнопке Надпись на панели рисования. Курсор примет вид крестика, которым следует нажатой кнопки мыши очертить размер надписи. Надпись вставится не как большой символ данной строки, а будет как бы “обтекаться” текстом с нескольких сторон в зависимости от положения. Вокруг надписи появится полосатая рамка, а внутри замигает курсор. В позицию курсора можно ввести текст, вставить рисунок и т.п. Если щелкнуть мышью в области основного текста, вставленная надпись останется обрамлена рамкой.

3. Создание, обработка и вычисления в таблицах.

       Числа и текст в виде столбцов можно  разместить в таблице. Кроме того, с помощью таблиц удобно располагать текст абзацами друг напротив друга или различными способами размещать текст относительно графических вставок.

       Таблица состоит из строк и столбцов ячеек, которые можно заполнять текстом  или графикой. Внутри каждой ячейки текст переносится с одной строки на другую точно так же, как это делается с обычным текстом документа между полями страницы или внутри колонок. По мере набора текста ячейка растягивается по вертикали, чтобы вместить его. Существуют следующие способы построения таблиц:

• Нажать кнопку Добавить таблицу стандартной панели и выделить необходимое число строк и столбцов.
• Задать команду Таблица> Добавить таблицу и указать число строк и столбцов в соответствующих параметрах. Можно переопределить ширину столбцов, иначе она определяется автоматически, в зависимости от количества столбцов и ширины листа.
• Задать команду Таблица> Нарисовать таблицу и с помощью указателя мыши в виде карандаша проводить линии: первую – диагональную (для вставки ячейки таблицы), горизонтальные и вертикальные – для добавления строк и столбцов.

       Для изменения количества строк и  столбцов в таблице можно воспользоваться  кнопкой Ластик панели Таблицы и  границы, который служит для удаления ненужных разделительных линий.

       Для редактирования и форматирования данных в таблице часто прибегают  к их выделению. При выделении данных в таблице используются следующие приемы:

• Выделение ячейки: переместить курсор в ячейку и нажать клавиши <Shift><End>, либо щелкнуть кнопкой мыши, установив курсор в левом нижнем углу ячейки.
• Выделение строки: щелчок мыши слева от соответствующей строки или установить курсор в любую ячейку данной строки и задать команду Выделить строку из меню Таблица.
• Выделение столбца: установить курсор в любую ячейку столбца и далее либо щелкнуть по верхней линии таблицы (значок курсора мыши имеет форму стрелки, направленной вниз), либо задать команду выделить столбец из меню Таблица.
• Выделение всей таблицы: либо нажать клавишу <Alt> и выполнить двойной щелчок мыши внутри таблицы, либо задать команду Выделить таблицу из меню Таблица (курсор должен находится внутри таблицы).

       Для очистки содержимого выделенных ячеек достаточно нажать клавишу  <Delete>.

       Для перемещения содержимого ячейки в другую позицию таблицы выделить соответствующую ячейку, задать команду  Вырезать из меню Правка или нажать кнопку Вырезать стандартной панели, переместиться в новую ячейку и задать команду Вставить из меню Правка или нажать кнопку Вставить стандартной панели.

       Для копирования содержимого ячейки в другую позицию таблицы также  выделить исходную ячейку, задать команду  Копировать из меню Правка или нажать кнопку Копировать стандартной панели, переместиться в новую ячейку и задать команду Правка> Вставить или нажать кнопку Вставить стандартной панели.

       Во  время работы с текстом может  потребоваться выполнить некоторое  вычисление и вставить результат в текст. В этом случае следует установить курсор в ту позицию, куда должен быть помещен результат вычислений, и задать команду Формула из меню Таблица. В поле Формула после знака равенства ввести требуемую формулу и нажать ОК.

       В составленной таблице можно подсчитать сумму значений ячеек сверху или слева. Для этого надо установить курсор в соответствующей ячейке, задать команду Формула из меню Таблица. В поле Формула после знака равенства указать SUM(ABOVE) или SUM(LEFT).

       В формуле также могут быть указаны координаты ячеек, ссылка на которые может быть использована в качестве аргументов той или иной функции.

       Координаты  каждой ячейки задают при помощи двух символов – обозначений столбца  и строки. Для обозначения столбцов используют буквы латинского алфавита, для обозначения строк – цифры. Первая ячейка таблицы всегда имеет координаты А1.

4. Создание шаблона.

       Шаблон  можно рассматривать как стандартный  бланк, подготовленный для заполнения. После запуска Word 97 открывается пустой документ, базирующийся на шаблоне Обычный, который представляет собой чистый лист бумаги формата А4 и содержит все стандартные стили форматирования.

       Для удобства пользователя можно создавать  в виде шаблона заготовки документов, содержащих информацию, единую для  всех по тематике и оформлению.

       Для создания нового шаблона выбрать  команду Файл> Создать, в поле Создать включить параметр шаблон. Нажать кнопку ОК или клавишу <Enter>. Далее ввести текстовую информацию, которая будет оставаться неизменной для всех документов, используя для оформления шаблона команды форматирования, связанные с данным шаблоном. В шаблонах удобно использовать переменные Поля форм. Задать команду Файл> Сохранить, ввести имя для данного шаблона, указать имя каталога, где будет хранится шаблон.

2. Глава 2. Обмен данными в Excel.

2.1. Основные возможности Excel.

       Табличный процессор Excel 97 является одним из наиболее популярных пакетов программ, предназначенных для создания табличных документов. Он обладает мощными вычислительными возможностями, средствами деловой графики, обработки текстов, ведения баз данных.

       Работа  с табличным процессором  Excel позволяет:

• Использовать для хранения взаимосвязанных таблиц рабочую книгу, состоящую из отдельных листов, которые можно в процессе работы удалять, копировать и скрывать;
• Применять средства корректировки данных в таблице, используя широкий спектр возможностей работы с фрагментами;
• Для расчетов, помимо написания формул, использовать большой набор встроенных функций, для задания которых может применяться Мастер функций;
• Применять имена для ссылки на часто используемые диапазоны ячеек;
• Оформлять таблицы с применением разнообразных шрифтов, выравнивания текста и чисел, затенения и обрамления ячеек; Excel позволяет также применять встроенные форматы оформления таблиц (автоформатирование);
• Применять разнообразные форматы отображения числовых данных;
• Для графического представления данных рабочего листа применять различные диаграммы; должным образом оформлять их и печатать;
• Дополнять рабочие книги рисунками и другими графическими объектами для демонстрации данных, диаграмм и графических объектов;
• Выполнять свод данных из нескольких таблиц путем их консолидации;
• Сортировать данные в таблице, выполнять отбор данных из таблицы по определенному критерию;
• Вводить и корректировать информацию в таблице с использованием формы данных;
• Автоматически рассчитывать промежуточные итоги;
• Решать задачи по оптимизации данных, проводить статистический анализ данных;
• Осуществлять обмен данными с другими приложениями;
• Выполнять запросы к базам данных с применением средств MS-Query;
• Создавать собственные пользовательские функции, макрокоманды и программы с использованием языка Visual Basic.