Создание списков и баз данных в среде MS Office

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Содержание 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Тема  данной курсовой работы «Создание списков и баз данных в среде MS Office».

     Главная цель данной работы – рассмотреть алгоритмы создания списков и баз данных в среде MS Office. Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности. Это и определяет актуальность данной работы.

     Одно  из основных назначений СУБД – поддержка  программными средствами представления, соответствующего реальности.

     В курсовой работе будут рассмотрены теоретические аспекты создания списков и баз данных в среде MS Office.

     Задачи  подготовки этой курсовой работы сводятся к следующим:

• рассмотреть общие понятия, относящиеся к этой теме;
• рассмотреть какие существуют модели баз данных;
• охарактеризовать каждую модель и построить классификационную схему.

     Данная  работа состоит из введения, двух основных частей, заключения, в конце приведен список использованной литературы для написания курсовой работы.

       В первой части приведены основные понятия, относящиеся к данной теме, рассмотрены типы баз данных и  каждому из них дана краткая характеристика, приведена классификация моделей баз данных и охарактеризована каждая модель. Также первая часть содержит подробную, поэтапную характеристику создания баз данных. В практической части приведена общая характеристика задачи. Затем в программе MS Excel выполнены все задания с подробным описанием алгоритма решения задачи. 
 
 
 

1. Создание  списков и баз  данных в среде  MS Office

План

Введение

1.1. Основные  понятии баз данных

1.2. Классификация баз данных

1.3. Характеристика  создания баз данных

Заключение 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

           Основные идеи современной информационной  технологии базируются на концепции,  согласно которой данные должны  быть организованы в базы данных с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД).

          Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем привели к широкому распространению наиболее удобных и сравнительно простых для понимания реляционных (табличных) СУБД. Для обеспечения одновременного доступа к данным множества пользователей, нередко расположенных достаточно далеко друг от друга и от места хранения баз данных, созданы сетевые мультипользовательские версии БД основанных на реляционной структуре. В них тем или иным путем решаются специфические проблемы параллельных процессов, целостности (правильности) и безопасности данных, а также санкционирования доступа [ 2, c 15]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Основные  понятия баз данных

 

           Основа информационной системы,  объект ее обработки – база  данных (БД). База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация. Например, база данных по вузам (высшее образование), база данных по лекарственным препаратам (медицина), база данных по автомобилям (ГИБДД), и т.п. Синоним термина «база данных»  - «банк данных».

           С понятием базы данных тесно  связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

           В современной технологии баз  данных для создания баз данных, их поддержки и обслуживания используется специализированное программированное обеспечение – система управления баз данных (СУБД). СУБД – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания и эксплуатации баз данных.

           На этом этапе разработки баз  данных СУБД служит для описания  структуры баз данных: определения  таблиц, определения количества  полей, типа данных, отображающихся  в них, размеров полей, определения связей между таблицами. Помимо таблиц большинство СУБД предусматривает создание специальных средств для работы с данными: форм, запросов [1, c 7,8].

           В Access-базу данных могут входить разнородные объекты. Как правило, БД состоит из достаточно большого числа таких объектов. Различают следующие типы: 

     Таблицы.

           Таблицы - это основные объекты  любой базы данных. В них хранятся  все данные, имеющиеся в базе, а так же таблицы хранят  и саму структуру базы (поля, их свойства и т.д.).

     Запросы.

           Запросы служат для фильтрации  набора данных. Они позволяют  выбрать из БД только необходимую  информацию, т.е. ту, которая соответствует  определенному критерию (условию) и нужна для решения определенной задачи.

     Форма.

           Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Бланк-форма позволяет упростить процесс заполнения базы данными. Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к БД.

     Отчеты.

           По своим свойствам и структуре  отчеты во многом похожи на  формы, но предназначены только  для вывода данных, причем для  вывода не на экран, а на  принтер. В связи с этим отчеты  отличаются тем, что в них  приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

     Макросы и модули.

           Эти категории объектов предназначены  как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности [1, c 26]. 

     1.2.Классификация  баз данных 

           Ядром любой базы данных является  модель данных, которая представляет  собой структуру данных, соглашения о способах их представления и операций манипулирования ими. БД может быть основана на одной модели или на совокупности нескольких моделей. Любую модель данных можно рассматривать как объект, который характеризуется своими свойствами (параметрами), и над ней, как над объектом, можно производить какие-либо действия Модель данных представляет собой формализованное описание объектов предметной области и взаимосвязей между ними. Различают три основных типа моделей данных, которые представлены на Рисунке 1:

     

     Реляционная модель

           Данные хранятся в такой базе  в виде таблиц, строки (записи) которых состоят из наборов полей определенных типов. С каждой таблицей могут быть связаны индексы (ключи), задающие нужные пользователю порядки на множестве строк. Таблицы могут иметь однотипные поля (столбцы), и это позволяет устанавливать между ними связи, выполнять операции реляционной алгебры. Типичными операциями над базами данных являются определение, создание и удаление таблиц, модификация определений (структур, схем) существующих таблиц, поиск данных в таблицах по определенным критериям (выполнение запросов), создание отчетов о содержимом базы данных.

           Реляционная модель данных имеет  следующие свойства:

• Каждый элемент таблицы – один элемент данных.
• Все поля в таблице являются однородными, т.е. имеют один тип.
• Каждое поле имеет уникальное имя.
• Одинаковые записи в таблице отсутствуют.
• Порядок записей в таблице может быть произвольным и может характеризоваться количеством полей, типом данных.

     Иерархическая модель

           Иерархическая структура представляет  собой совокупность элементов,  в которой данные одного уровня подчинены данным другого уровня, а связи между элементами образуют древовидную структуру. В такой структуре исходные элементы порождают другие элементы, причем эти элементы в свою очередь порождают следующие элементы и т.д. существенно то, что каждый порожденный элемент имеет только одного «родителя».  В иерархической структуре порождающим элементом может быть не объект сам по себе, а только конкретный экземпляр объекта. Примером иерархически базы данных может служить генеалогическое древо чьей-либо семьи.

     Сетевая модель

           Сетевая модель БД похожа на  иерархическую. Она имеет те  же основные составляющие (узел, уровень, связь), однако характер  их отношений принципиально иной. В сетевой модели принята свободная связь между элементами разных уровней.

           Примером сложной сетевой структуры  может служить структура базы  данных, содержащая сведения об учащихся, занимающихся в различных кружках. При этом возможны занятия одного и того же ученика в разных кружках, а также посещение нескольким учениками занятий одного кружка. И сетевые и иерархические структуры можно свести к простым двумерным таблицам [2, c 39 - 41].

     1.3.Характеристика  создания баз данных 

           Обычно с базами данных  работают две категории пользователей. Первая категория – проектировщики. Их задача состоит в разработке структуры таблиц базы данных и согласование ее с заказчиком. Кроме таблиц проектировщики разрабатывают и другие объекты базы данных, предназначенные, с одной стороны, для автоматизации работы с базой, а с другой стороны – для ограничения функциональных возможностей работы с базой (если это необходимо из соображений безопасности). Проектировщики не наполняют базу конкретными данными, (заказчик может считать их конфиденциальными и не предоставлять посторонним лицам). Исключение составляет экспериментальное наполнение модельными данными на этапе отладки объектов базы.