Создание списков и баз данных в среде MS Office

           Вторая категория исполнителей, работающих с базами данных, - пользователи. Они получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением и обслуживанием. В общем случае пользователи не имеют средств доступа к управлению структурой базы – только к данным, да и то не ко всем, а к тем, работа с которыми предусмотрена на конкретном рабочем месте.

           Соответственно СУБД имеет два режима работы: проектировочный  и пользовательский. Первый режим предназначен для создания или изменения структуры базы и создание ее объектов. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленных объектов для наполнения базы или получения данных из нее.

     Разработка  структуры базы данных.

     1. Работа начинается с составления  генерального списка полей –  он может насчитывать десятки и даже сотни позиций.

     2. В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют  наиболее подходящий тип для каждого поля.

     3. Далее распределяют поля генерального  списка по базовым таблицам. На  первом этапе распределение производят  по функциональному признаку. Цель  – обеспечить, чтобы ввод данных  в одну таблицу производился, по возможности, в рамках одного подразделения, а еще лучше – на одном рабочем месте.

     4. В каждой из таблиц намечают  ключевое поле. В качестве такого выбирают поле, данные в котором повторяться не могут. Например, для таблицы данных о студентах таким поле может служить индивидуальный шифр студента. Для таблицы, в которой содержаться расписание занятий, такого поля можно и не найти, но его можно создать искусственным комбинированием полей «Время занятия» и «Номер аудитории». Эта комбинация неповторима, так как в одной аудитории в одно и то же время не принято проводить два различных занятия. Если в таблице вообще нет ни каких полей, которые можно было бы использовать, как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа Счетчик – оно не может содержать повторяющихся данных по определению.

     5. С помощью карандаша и бумаги  расчерчивают связи между таблицами.  Такой чертеж называется схемой данных. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться.

     6. Разработкой схемы данных заканчивается  «бумажный» этап работы над  техническим предложением. Эту схему  можно согласовать с заказчиком, после чего приступать к непосредственному  созданию базы данных.

     Следует помнить, что по ходу разработки проекта заказчику непременно будут приходить в голову новые идеи. На всех этапах проектирования он стремится охватить единой системой все новые и новые подразделения и службы предприятия. Возможность гибкого использования его пожеланий во многом определяется квалификацией разработчика базы данных. Если схема данных составлена правильно, подключать к базе новые таблицы нетрудно. Если структура базы нерациональна, разработчик может испытать серьезные трудности и войти в противоречие с заказчиком. Противоречия исполнителя с заказчиком всегда свидетельствуют о недостаточной квалификации исполнителя. Именно по этому этап предварительного проектирования базы данных следует считать основным. От его успеха зависит, насколько база данных станет удобной, и будут ли с ней работать пользователи. Если отмечается, что пользователи базы «саботируют» ее эксплуатацию и предпочитают работать традиционными методами, это говорит не о низкой квалификации пользователей, а о недостаточной квалификации разработчика базы [4, c 74 -76]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

      Человечество сегодня переживает информационный взрыв. Объем информации, поступающей к человеку через все информационные средства, непрерывно растет. Поэтому для каждого человека очень важным является владение средствами оптимального решения задачи накопления. Упорядочения и рационального использования информации.

      Возможности человека в обработке  информации резко возросли с  использованием компьютеров. В применении ЭВМ для решения задач информационного обслуживания можно выделить два периода.

      Начальный период, когда решение  задач обработки информации, организацией данных занимался небольшой круг людей – системные программисты. Этот период характерен тем, что создавались программные средства для решения конкретной задачи обработки данных. При этом для решения другой задачи, в которой использовались эти же данные, нужно было создавать новые программы.

      Период системного применения  ЭВМ. Для решения на ЭВМ комплекса  задач создаются программные  средства, оперирующие одними и теми же данными, использующие единую информационную модель объекта. Причем эти средства таковы, что они не зависят от характера объекта, его модели, их можно применять для информационного обслуживания различных задач. Человечество пришло к организации информации в информационных процессах.

      Современную жизнь представить без современной техники просто невозможно. Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно [2, c 3]. 
 

2. Практическая часть

План

2.1. Общая характеристика  задачи

2.2. Описание  алгоритма решения задачи 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.1.Общая  характеристика задачи. 

     1. Используя ППП на ПК, необходимо построить таблицы по приведенным данным. (рис. 2 – рис. 4)

     2. Выполнить расчет исходящих остатков  вкладов.

     3. Организовать межтабличные связи  для автоматического формирования  ведомости остатков вкладов с  начисленными процентами.

     4. Результаты вычислений представить в графическом виде.

       
 

     

    

 

       Цель решения задачи: научиться  рассчитывать на основании данных  приведённых в исходных таблицах  Остаток исходящий и Остаток  вклада с начисленным процентом. Также закрепить знания по составлению таблиц в MS Excel и диаграмм на основе табличных данных. 

2.2.Описание  алгоритма решения  задачи 

1. Запускаем программу Microsoft Excel.
2. Создаём книгу с именем «Вклады».
3. Разработаем структуру шаблонов всех данных таблиц:

Рис. 5 Операционный дневник 

Рис. 6 Процентная ставка 
 
 
 

Рис. 7 Остаток вклада с начисленным процентом 

4. Переименуем Лист 2 в Дневник.

5.На рабочем листе Дневник создаем таблицу  операционного дневника.

6. Заполним эту таблицу исходными данными (рис. 8). 

Рис. 8 Расположение таблицы «Операционный дневник» на рабочем листе                                 Дневник в MS Excel 
 
 

7. Переименуем Лист 3 в Остаток вклада с начисленным процентом.

8. На рабочем листе Остаток вклада с начисленным процентом создаем таблицу остатков вкладов с начисленным процентом.