Функции в Microsoft Office Excel

      Санкт-Петербургская  Академия Управления и Экономики

      Факультет: Менеджмента

      Кафедра: Государственное  и муниципальное  управление 
 
 
 
 
 
 

      Реферат по курсу:

      Информатики 

      На  тему:

“Функции в Microsoft Office Excel ” 
 
 
 
 

      Работу  выполнил:

      cтудент группы 151/2

      Павлов Андрей Олегович

       Работу  проверила:

Орлова  Алена Викторовна 
 
 
 

Санкт-Петербург

2010

Содержание:

 

Введение

 

Возможность использования формул и функций  является одним из важнейших свойств  программы обработки  электронных  таблиц. Это,  в  частности,  позволяет  проводить статистический анализ числовых значений в таблице. Текст формулы,  которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить  формулу  от  текста.  После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение,  содержащее  аргументы, арифметические операции и функции. В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек.  Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).

           

Формула может  содержать  ссылки  на   ячейки,   которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла.  Однажды введенная формула может быть  в любое время модифицирована.    Встроенный    Менеджер    формул   помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку  в большой таблице.

Кроме этого,  программа  Excel  позволяет   работать   со сложными   формулами,   содержащими  несколько  операций.  Для наглядности можно включить текстовый  режим,  тогда  программа Excel будет выводить в ячейку не результат  вычисления формулы, а собственно формулу. 

Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с электронными таблицами. Простейшим примером выполнения расчетов является операция сложения. Воспользуемся этой операции для  демонстрации преимуществ функций. Не используя систему функций нужно  будет  вводить  в формулу адрес  каждой ячейки в отдельности,  прибавляя к ним знак плюс или минус. В результате формула будет выглядеть следующим образом:

      =B1+B2+B3+C4+C5+D2 

  Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени, поэтому кажется  что проще эту формулу было бы легче посчитать вручную. Чтобы быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь задействовать функцию суммы,  нажав кнопку с изображением знака суммы или из Мастера функций, можно и вручную впечатать имя функции после знака  равенства. После имени  функций надо открыть скобку, введите адреса областей и закройте скобку. В результате формула будет  выглядеть  следующим образом:

  =СУММ(B1:B3;C4:C5;D2) 

Если  сравнить запись формул, то видно, что двоеточием здесь обозначается блок ячеек. Запятой разделяются аргументы функций. Использование блоков ячеек,  или областей,  в качестве аргументов для функций целесообразно,  поскольку оно,  во первых, нагляднее, а во вторых , при такой записи программе проще учитывать изменения на рабочем листе. Например нужно подсчитать сумму чисел  в  ячейках  с  А1  по А4. Это можно записать так:

  =СУММ(А1;А2;А3;А4) 

  Или то же другим способом: 

     =СУММ(А1:А4) 
 
 

Свойства и возможности

Область применения Microsoft Excel:

• благодаря тому, что лист Excel представляет из себя готовую таблицу, Excel часто используют для создания документов без всяческих  расчётов, просто имеющих табличное  представление (например, прайс-листы  в магазинах, расписания);
• в Excel легко можно создавать различные виды графиков и диаграмм, которые берут данные для построения из ячеек таблиц (график снижения веса тела за указанный период от начала занятий спортом);
• его могут использовать обычные пользователи для элементарных расчетов (сколько потратил за этот месяц, что/кому/когда дал/взял);
• Excel содержит многие математические и статистические функции, благодаря чему его могут использовать школьники и студенты для расчетов курсовых, лабораторных работ;
• Excel интенсивно используется в бухгалтерии -- во многих фирмах это основной инструмент для оформления документов, расчётов и создания диаграмм. Естественно, он имеет в себе соответствующие функции;
• Excel может даже работать как база данных. Хотя, конечно, до полноценной базы данных ему далеко.

Способы запуска

• (для версии "2003") "Пуск" → "Все программы"  → "Microsoft Office" → "Microsoft Office Excel";
• (для более ранних) "Пуск" → "Все программы" → "Microsoft Excel";
• "Пуск" → "Выполнить..." → в открывшемся окне написать "excel" и нажать "ОК";
• Правый щелчок на пустом месте → "Создать" → "Лист Microsoft Excel" → будет создан пустой файл с расширением "xls" → Двойным щелчком запускаем его.

Предварительные настройки и рекомендации

1. Всегда  должны быть включены панели инструментов "Стандартная" и "Форматирование". Включить их можно в меню "Вид" --> "Панели инструментов". Также в меню "Вид" включите панели "Строка формул" и "Строка состояния";
2. После установки по умолчанию установлен режим, в котором панели инструментов отображаются в одной строке, при этом не поместившиеся кнопки скрыты от пользователя, что плоxо. Наведите мышку на левую границу панели инструментов и, когда курсор примет вид четырехглавой стрелки, левой кнопкой перетащите панель инструментов во вторую строку;
3. По умолчанию в главном меню программы отображаются только часто используемые пункты, остальные скрыты. Включите их в меню "Сервис" --> "Настройка..." --> закладка "Параметры" --> галочка "Всегда показывать полные меню". Там же поставьте галочку "Отображать подсказки для кнопок".

 

 

  Операторы 

Все математические функции описываются  в  программах  с  помощью специальных символов, называемых  операторами. Полный  список операторов дан в таблице. 

  Арифметические  операторы:

  Операторы связи: 

  :                   диапазон          =  СУММ(A1:C10) 
 

  ;                   объединение    = СУММ(A1;A2;A6) 

  Текстовый оператор соединения: 
 

  &                   соединение текстов 
 

  Текстовый оператор соединения преднозначен для  того,  чтобы  при создании образца  документа не вносить, например, каждый раз вручную, даты - программа сама будет обращаться к ячейке, в которой  проставили дату.

 

Функции в Microsoft Excel

В формулах Microsoft Excel можно использовать функции. Сам термин «функция» здесь используется в том же значении, что и «функция» в программировании. Функция представляет собой готовый блок (кода), предназначенный для решения каких-либо задач.

Все функции в Excel характеризуются:

• Названием;
• Предназначением (что, собственно, она делает);
• Количеством аргументов (параметров);
• Типом аргументов (параметров);
• Типом возвращаемого значения.

В качестве примера разберем функцию «СТЕПЕНЬ»

• Название: СТЕПЕНЬ;
• Предназначение: возводит указанное число в указанную степень;
• Количество аргументов: РАВНО два (ни меньше, ни больше, иначе Excel выдаст ошибку!);
• Тип аргументов: оба аргумента должны быть числами, или тем, что в итоге преобразуется в число. Если вместо одного из них вписать текст, Excel выдаст ошибку. А если вместо одно из них написать логические значения «ЛОЖЬ» или «ИСТИНА», ошибки не будет, потому что Excel считает «ЛОЖЬ» равно 0, а истину — любое другое ненулевое значение, даже −1 равно «ИСТИНА». То есть логические значения в итоге преобразуются в числовые;
• Тип возвращаемого значения: число — результат возведения в степень.

 
Пример использования: «=СТЕПЕНЬ(2;10)». Если написать эту формулу в ячкейке и нажать Enter, в ячейке будет число 1024. Здесь 2 и 10 — аргументы (параметры), а 1024 — возвращаемое функцией значение.

Пример  формулы для вычисления длины  окружности, содержащую функцию ПИ():

Синтаксис записи функции

Как вы видите, чтобы Excel не выдал ошибку, функция  должна соответствовать определенному  набору правил. Этот набор правил называется синтаксис записи функции.

Общий синтаксис записи любой функции  в Excel:

имя_функции([аргумент_1; аргумент_2; … ; аргумент_N])

Список  аргументов заключен в квадратные скобки, что говорит о том, что это  необязательная часть.

• Некоторые функции вообще не принимают аргументов. Например, функция ПИ() просто возвращает в ячеку значение константы «3,1415…», а функция СЕГОДНЯ() вставляет в ячейку текущую дату. Однако, даже если функция не принимает аргументов, пустые круглые скобки писать обязательно, иначе Excel выдаст ошибку!
• Некоторые функции принимают РОВНО ОДИН аргумент. Например функции sin(число), cos(число) и т. п.
• Некоторые функции принимают больше, чем один аргумент. В таком случае аргументы разделяются между собой точкой с запятой «;».

В общем  случае, аргументами функции могут быть константы (числа, введенные вручную), ссылки на ячейки, ссылки на диапазон ячеек, именованные ссылки и другие функции (вложенные функции).

Ввод функций вручную

Для набора простейших формул, содержащий функции, можно не пользоваться специальными средствами, а просто писать их вручную (см. рис. выше). Однако, этот способ плохо подходит для набора длинных формул, таких, как на рис. ниже.

К недостаткам  набора формул вручную можно отнести:

• Руками ставить «=»;
• набирать имя функции;
• открывать/закрывать круглые скобки;
• расставлять точки с запятой;
• следить за порядком вложенности
• заключать текст в двойные кавычки;
• не иметь возможность посмотреть промежуточные расчеты;
• и т. п.

Слишком большая вероятность допустить  ошибку, набирая вручную сложные  и длинные формулы, и на это  уходит много времени.