Функции в Microsoft Office Excel

Ввод функции с помощью кнопки "сигма"

Одно  из средств облегчить и ускорить работы с функциями — кнопка на панели инструментов «Стандартная». В ней разработчики Microsoft «спрятали» пять часто используемых функций:

• СУММ(минимум один, максимум 30 аргументов). Суммирует свои аргументы.

Полезный  совет: Чтобы быстро узнать сумму значений в диапазоне, выделяем его и смотрим на строку состояния — там должна отображаться сумма;

• СРЗНАЧ(минимум один, максимум 30 аргументов). Находит среднее арифметическое аргументов;
• СЧЁТ(минимум один, максимум 30 аргументов). Подсчитывает количество чисел в списке аргументов (используется для подсчета количества ячеек с числами, пустые ячейки и текст игнорируются);
• МАКС(минимум один, максимум 30 аргументов). Возвращает максимальный аргумент;
• МИН(минимум один, максимум 30 аргументов). Возвращает минимальный аргумент.

Принцип работы:

1. активизируем ячейку, где должен быть результат (просто щелкаем);
2. Нажимаем на стрелочку справа от кнопки "сигма";
3. Выбираем нужную функцию. После выбора Excel сам вставит знак «=», имя функции, круглые скобки, и даже попытается угадать диапазон, который мы ходим выделить (хотя он редко угадывает);
4. Выделяем связный диапазон ячеек. Excel вствит в круглые скобки адрес выделенного диапазона;
5. Если нужно, например, проссуммировать числа из несвязных диапазонов, зажимаем Ctrl, и выделяем нужное количество диапазонов. Excel сам поставит точку с запятой, и вставит ссылку на другой диапазон;
6. Когда выделили все нужные диапазоны, для завершения нажимаем Enter;

В процессе выделения можно нажимать F4 для изменения типа ссылки и F3 для вставки именованных ссылок. 

Работа с мастером функций

При написании  сложных формул, особенно использующих вложенные функции, использование  мастера функций - наилучшее решение. Он очень облегчает и ускоряет ввод формул, и делает многие вещи за нас: автоматически вставляет знак "равно", имя функции, круглые скобки, расставляет точки с запятой. Позволяет просматривать значение ссылок и результаты промежуточных вычислений.

Существует 3 способа запуска мастера функций:

1. С помощью кнопки в строке формул;
2. С помощью команды "Другие функции..." кнопки ;
3. С помощью пункта меню "Вставка" --> "Функция";

Первый шаг

После выполнения одного из этих действий откроется  окно мастера функций:

На первом шаге мы выбираем нужную нам функцию, пользуясь поиском или фильтром категорий. После выбора нужной функции нажимаем "ОК" и попадаем на второй шаг.

Второй шаг

Открывается следующее окно:

Вставка вложенной функции

В одну функцию можно вставить другую функцию. Допускается до 7-ми уровней вложения функций (в Office 2007 -- до 64). Конечно, функцию можно записать вручную (писать название вложенной функции, открывать скобки, ставить точки с запятой). Однако это противоречит самой идеологии мастера функций, который должен облегчать написание формул, защищать пользователя от ошибок и свести к минимуму ручную работу. Существует более удобный способ вложить функцию -- специальная кнопка на панели "Строка формул":

 
 
 

После выбора нужной функции из выпадающего  списка Excel вставит называние фукнции  и круглые скобки в указанное  место в формуле (в активное текстовое  поле аргумента). После этого окно мастера функций для предыдущей функции (в этом примере "СУММ") сменится на окно для вставляемой функции ("СТЕПЕНЬ"), и ее название в формуле сделается жирным:

Переключение на другую функцию в формуле

Чтобы опять вернуться к окну для  функции "СУММ", достаточно просто щелкнуть в строке формул на ее названии, и окно для степени сменится на окно для "СУММ". После этого функция "СУММ" в названии станет жирной, показывая, что в данный момент окно открыто именно для нее.

Типичные ошибки при работе с мастером функций

• Перед вставкой фукнции забывают переключиться (ткнуть мышкой) в нужное текстовое поле (в нужный аргумент). При этом в активное текстовое поле вставляется знак "+", затем название функции;
• После переключения на другую функцию (щелчка на ней в строке формул) забывают щелкнуть мышкой в одно из текстовых полей мастера функций и вставляют новую функцию. При этом название активной функции в строке формул заменяется на название вставляемой функции;

Полезные советы по работе с мастером функций

• Окно мастера  функций можно перетаскивать  за любую точку;
• В окне мастера функций, выделяя ссылку и нажимая "F4" один, или несколько раз, можно поменять тип ссылки (сделать абсолютной или смешанной);
• Если в окне мастера функций нажать "F3", откроется окно для вставки именованных ссылок (если они существуют);
• Если какую-то функцию в формуле нужно заменить на другую, выделяем эту функцию в строке формул и вставляем нужную функцию. Выделенная функция заменится на вставляемую;
• Клавиша "Tab" служит для переключения на следующий аргумент (текстовое поле), а сочетание "Shift+Tab" - на предыдущее;
• Если выделить ячейку, содержащую формулы с функциями и нажать кнопку Fx, то откроется окно мастера функций для одной из функций в формуле;
• Для того, чтобы написать формулу типа "=СУММ(J1:J3)/СУММ(K1:K3)", откройте мастер функций, выберете функцию "СУММ", выделите нужный диапазон, затем щелкнете мышкой в строку формул и в ней вручную наберите "/", затем нажмите на кнопку для вставки функции, и вставьте вторую функцию "СУММ". Все будет работать;
• Если в текстовом поле нужно ввести ТОЛЬКО текст, не обязательно вручную ставить двойные кавычки. Можно написать текст без кавычек и нажать Tab, или просто щелкнуть в другое поле. Excel проставит кавычки автоматом (работает не во всех текстовых полях);
• В тех полях, где требуется ввести логическое значение "ЛОЖЬ" или "ИСТИНА", достаточно ввести "0" для "ЛОЖЬ", и любое ненулевое значение для "ИСТИНА" (принято использовать 1).

Функции ссылки и автоподстановки 

Для выполнения   табличных   вычислений   нужны  формулы. Поскольку некоторые формулы  и их комбинации встречаются  очень часто,   то  программа  Excel  предлагает  более  200  заранее запрограммированных формул, которые называются функциями.

Все функции  разделены  по  категориям,  чтобы  в них было проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает на   всех   этапах  работы  правильно  применять  функции.  Он позволяет построить и вычислить  большинство  функций  за  два шага. В программе  имеется  упорядоченный  по  алфавиту  полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя;  в противном случае следует производить поиск по категориям. Многие функции различаются очень незначительно, поэтому  при  поиске  по  категориям  полезно  воспользоваться краткими  описаниями  функций,  которые предлагает Конструктор функций.  Функция  оперирует   некоторыми   данными,   которые       называются  ее  аргументами.  Аргумент  функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек.  Конструктор функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов. 

Конструктор функций

Промаркируйте ту   ячейку,  в  которой  должен  появиться результат  вычислений.  Затем  щелчком  по  14-й   пиктограмме  Конструктора  функций (со значком fx) откройте диалоговое окно Конструктора.

В левом  поле этого окна перечислены категории  функций,  а в правом - функции,  соответствующие выбранной категории.  Для того  чтобы  увидеть  все  функции,  следует щелкнуть мышью  по опции All в поле категорий.

Щелкните  мышью  по  названию  нужной  Вам функции,  тогда название функции появится в отдельной строке вместе с  кратким описанием  этой функции.  Здесь же указываются типы аргументов функции и их количество.  Аргументы задаются на следующем шаге работы  с  Конструктором.  Чтобы  перейти к нему,  щелкните по командной кнопке Next.

На втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются аргументы функции.  Конструктор различает  аргументы,  которые должны     учитываться     обязательно,    и    необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо   ввести   его   адрес   с  клавиатуры,  либо  в  таблице промаркировать  область,  где  он  расположен.   Тогда   адрес аргумента  функции появится в соответствующем поле диалогового окна Конструктора.

При работе  с  Конструктором  всегда  можно  вернуться  к первому шагу,  щелкнув по командной  кнопке  Back,  и  выбрать другую  функцию.  Если  все  аргументы  функции  были  указаны правильно,  в правом верхнем поле Value  появляется  результат вычисления  этой  функции,  который  будет  помещен в таблицу. Щелкните  по  командной  кнопке  Finish,  чтобы закрыть окно   Конструктора функций.

После этого в указанной ячейке таблицы  появится результат вычислений,  но  ячейка  останется  маркированной.  В наборной строке   можно   увидеть   выбранную    функцию    вместе    с соответствующими аргументами. 
 

Редактирование  функций

Щелкните  мышью  по ячейке,  где находится функция.  Затем щелчком по пиктограмме Конструктор функций откройте диалоговое окно Editing Function.

В этом  окне  дается  название  функции,  приводится   ее краткое описание и перечисляются ее аргументы.  Для того чтобы изменить содержимое поля,  где находятся аргументы,  следует либо непосредственно внести новые адреса,  либо промаркировать соответствующую группу ячеек.  После окончания редактирования следует щелкнуть по командной кнопке Finish.

После щелчка по ячейке, где находится функция, в наборной строке появится текст функции, содержащей значения аргументов. Поэтому  редактирование  можно  выполнить  непосредственно   в наборной  строке,  не  обращаясь  к Конструктору функций.  Для этого нужно щелкнуть мышью в той позиции наборной строки,  где необходимо  исправить  ошибку.  Слева  от  строки появятся три командные кнопки (со значком X, "галочкой" и fx).

В той   позиции,   где   был  выполнен  щелчок,  появится мерцающий текстовый  курсор. С этой позиции можно вводить  новые символы  с  клавиатуры.  Щелчок  по  пиктограмме  с  крестиком отменяет  все  произведенные  изменения,  так  что  содержимое ячейки   остается  без  изменения.  Щелчок  по  пиктограмме  с "галочкой" подтверждает изменение, и в ячейке появляется новое значение.

 

Основные функции

Простейшие математические и статистические функции

МИН, МАКС

Синтаксис: МИН(число1; число2; ... ; число30) МАКС(число1; число2; ... ; число30)

Функции МИН и МАКС принимают от 1 до 30 аргументов (в Office 2007 - до 255) и возвращает минимальный / максимальный из них. Если в качестве аргумента передать диапазон ячеек, из диапазона будет выбрано минимальное / максимальное значение. Эти функции также могут быть вставлены с помощью кнопки "сигма".

СРЗНАЧ

СРЗНАЧ(число1; число2; ... ; число30)

Функция СРЗНАЧ (среднее значение) принимает  от 1 до 30 аргументов (в Office 2007 -- до 255) и  возвращает их среднее арифметическое (сумма чисел, делённая на количество чисел). Эту функцию также можно  вставить с помощью кнопки "сигма"

СТЕПЕНЬ

СТЕПЕНЬ(число; степень)

Функция СТЕПЕНЬ возвращает результат возведения первого аргумента ("число"), в  степень, указанную во втором аргументе ("степень").

СУММ

=СУММ(арг1; арг2; ... ; арг30)

Функция СУММ принимает от 1 до 30 аргументов (в Office 2007 -- до 255) и возвращает их сумму. В качестве аргументов можно передавать адреса диапазонов (что чаще всего и делается), в этом случае просуммируются все числа в диапазоне.