Информационные технологии управления персоналом

ИНФОРМАЦИОННЫЕ  ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

   Рассмотрим  наиболее общие автоматизированные задачи управления персоналом на примере  входящих в ППП "Управление персоналом", разработанный компанией АИТ (Москва). Система реализует следующие  функции:

1. Планирование штатных расписаний с формированием должностных инструкций.
2. Учет персонала (персональные данные о сотрудниках).
3. Подбор новых сотрудников и перемещения.
4. Планирование и учет использования трудовых ресурсов.
5. Расчеты с персоналом (расчет выплат по оплате труда, пособия, контроль выплат, подотчетные лица).
6. Учет подотчетных сумм и депонентов.
7. Систему управления документами.
8. Персонализированный пенсионный и налоговый учет.

   Должностной и численный состав предприятия  с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. В нем ведется список штатных единиц, детально определяются квалификационные требования, диапазон оплаты труда и должностные инструкции по каждой штатной единице.

   Спланированное  штатное расписание может загружаться  в текущее штатное расписание кадровой подсистемы. На основе этих данных можно производить автоматизированный подбор персонала на штатную должность, анализировать соответствие сотрудника требованиям, предъявленным к закрепленным за штатной должностью работам, формировать плановый табель с указанием структуры планируемых работ.

   Возможно  формирование следующих документов:

• приказы по должностным обязанностям штатных единиц;
• отчеты о загрузке подразделений и штатных единиц по видам работ.

   Ведение данных по сотруднику осуществляется в форме кадровой карточки, которая содержит сведения о сотруднике:

• фамилию,
• имя,
• отчество,
• биографические данные,
• сведения о выполняемой в настоящее время работе и трудовом контракте,
• паспортные данные,
• страховой номер ПФР,
• семейное положение,
• данные воинского учета и т.п.

   В базе данных подсистемы регистрируются приказы о приеме сотрудника, его  увольнении, перемещении, отпуске, начислении оплаты труда и др. Как правило, предусматривается возможность  выбрать и просмотреть существующие приказы по периодам или типу приказа, а также выбрать все приказы, относящиеся к конкретному сотруднику. Реестр приказов распечатывается в форме списка. Регистрация приказа сопровождается автоматическими изменениями в кадровой карточке сотрудника, журнале кадровых перемещений и штатном расписании При приеме на работу осуществляется проверка соответствия сотрудника требованиям, указанным для данной штатной единицы.

   В рамках подсистемы проводится анализ соответствия сотрудника функциям, закрепленным за данной штатной должностью. Формируется резерв на замещение штатной единицы. Планируется закрепление сотрудников за штатными единицами в плановых штатных расписаниях Планируется карьерный рост сотрудников. Определяются потребности в обучении сотрудников, формируются персональные планы обучения.

   В подсистеме выполняются следующие  функции:

• ведение справочных сведений о претендентах на вакантных должности и рабочие места;
• ведение архива справочных сведений по уволенным сотрудникам (данные, аналогичные кадровым карточкам);
• оформление приказов и записок о приеме на работу, трудовых договоров по переводу, совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты;
• анализ исполнения должностных инструкций;
• распределение функций по должностям;
• хранение и обновление должностных инструкций и квалификационных требований;
• анализ соответствия квалификационных должностных требований и квалификаций сотрудников;
• формирование планов повышения квалификации сотрудников и карьерного роста;
• ведение журналов: принятых на работу, уволенных, претендентов на вакансии, вакансий, должностных инструкций, должностей, должностных квалификационных требований, плана переподготовки кадров;
• подготовка аналитических записок о соответствии квалификации сотрудников занимаемым должностям;
• ведение списков сотрудников для назначения на комиссию по переаттестации;
• подготовка отчетов по превышению штатной численности;
• подготовка отчетов по причинам увольнений;
• формирование сведений о вакантных местах и др.

   В подсистеме осуществляются функции:

• планирования загрузки сотрудников на календарный год;
• оперативного планирования работы сотрудников (составление графиков рабочего времени, загрузки рабочих мест);
• ведения системы тарифных ставок;
• ведения учета норм времени и выработки.

   Формируются такие документы, как плановые табели работы сотрудников по заказам, проектам, изделиям, операциям с учетом утвержденного графика работы, планы очередных отпусков, командировок и других плановых отсутствий, планы выработки на одного сотрудника.

   В подсистеме могут формироваться  документы:

• распределение рабочего времени по видам;
• плановая выработка по отдельным сотрудникам и др.

   Возможен  анализ использованного рабочего времени  по выбранному табельному листу. При  необходимости выполняется расчет среднесписочной численности сотрудников предприятия.

   Блок "Расчет начислений заработной платы" предназначен для решения всех задач, касающихся ведения расчетов начислений по доходам сотрудников и начислений по налогам и отчислениям с них. В подсистеме реализуются следующие функции:

   Расчет  сумм начислений.

Могут использоваться разнообразные виды начислений по доходам и расходам. Каждый вид начислений имеет индивидуальную настройку на соответствующий алгоритм. Возможен ввод данных через табель с учетом отпусков, бюллетеней, а  также результатов работы. При необходимости могут осуществляться перерасчеты начислений. Данные о доходах сотрудников передаются в налоговые органы.

Ведение картотек на сотрудников.

В подсистеме ведутся картотеки:

• налоговых карточек,
• лицевых карточек,
• расчетных карточек,
• оперативного архива начислений,
• пенсионных карточек,
• карточек учета стажа,
• платежных документов,
• сформированных справок и отчетов,
• депонентов,
• исполнительных документов.

Формирование  отчетов.

Формируются отчеты по расчетным листкам, перечислениям, различным типам платежных документов для налоговой инспекции с возможностью передачи данных о доходах сотрудников в электронном виде в налоговые инспекции в формате, утвержденном МНС России. Ведется персонифицированный учет отчислений в пенсионный фонд.

   Блок "Учет расчетов с подотчетными лицами" предназначен для контроля за наличными деньгами и материальными ценностями, находящимися на ответственности сотрудников. Реализует следующие функции:

1. Ведение данных о видах и нормах расходов по подотчетным суммам.
2. Расчет и регистрация денежных сумм, выдаваемых под отчет:
• ввод данных о выдаваемой подотчетной сумме, включая планируемую дату выдачи, назначение, планируемую дату возврата подотчетной суммы;
• расчет объема подотчетной суммы на основании норм расходов;
• генерация расходовых кассовых ордеров на выдачу подотчетных сумм.
3. Настройка и автоматическое формирование бухгалтерских проводок с аналитикой по учету подотчетных сумм:
• автоматическая генерация проводок на основании данных о видах произведенных расходов;
• настройка процедур автоматической генерации проводок;
• ручная коррекция автоматически сформированных проводок.
4. Подведение итогов и закрытие подотчетной суммы:
• автоматическое исчисление баланса задолженности по подотчетной сумме;
• автоматическая генерация приходных кассовых ордеров для возврата подотчетным лицом неизрасходованной части выданной подотчетной суммы;
• автоматическое удержание неизрасходованной подотчетной суммы из заработной платы подотчетного лица.

     Блок "Пенсионный и налоговый учет" предназначен для сбора, учета и анализа персонифицированной информации о сотрудниках, передачи ее в Пенсионный фонд и МНС России Формирует документы персонифицированного учета в электронном виде и на бумажных носителях. Осуществляет хранение, поиск и визуализацию сформированных документов и обработку данных, полученных в электронном виде из Пенсионного фонда. Позволяет контролировать стадии подготовки и передачи документов.

   В качестве особенностей реализации современных  систем управления персоналом можно  отметить следующие:

• ведение журнала регистрации действий пользователя;
• документирование базы данных;
• единое администрирование базы данных (управление доступом к базе данных, управление доступом к данным и используемым функциям);
• возможность использования большого количества показателей;
• аналитического учета;
• использование встроенного и внешнего генератора отчетов.

   Интернет  все чаще используется для поиска работников и работы. Сегодня в  сети можно найти виртуальные  кадровые агентства, сайты реальных кадровых агентств, доски объявлений, корпоративные сайты компаний с имеющимися вакансиями и т.д. И если не так давно найти работу с помощью Интернета могли в основном программисты, то теперь этот путь освоили и представители других профессий. Интернет по достоинству оценили и работодатели, и кадровые агентства, и соискатели работы.

   Основные  достоинства служб занятости - скорость, доступность и бесплатность информации. Они также позволяют более  подробно сформулировать требования к  кандидату, чем, например, газетное объявление. Это повышает качество поиска. И работодатели активно пользуются этими возможностями. К помощи Интернета прибегают, когда не хватает собственной базы или специалиста нужно найти срочно. Некоторые кадровые агентства считают, что Интернет вообще стал основным источником кадров. В общем, поиск работы через Интернет - пока не самый лучший способ трудоустройства. Но возможно, что уже в ближайшее время сетевые "биржи труда" окажутся гораздо эффективнее других способов поисков работы.