Современные информационные технологии в документационном обеспечении управления персоналом

Современные информационные технологии в документационном обеспечении  управления персоналом.

1. Состав  и сущность информационных технологий  в управлении

Информационная технология (ИТ) — процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

Основная цель автоматизированной информационной технологии - получать посредством переработки первичных  данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные  управленческие решения. Систематизируются  по следующим классификационным  признакам:

- По степени централизации  технологического процесса ИТ в системах управления делят на централизованные, децентрализованные и комбинированные технологии:

Централизованные технологии характеризуются тем, что обработка  информации и решение основных функциональных задач экономического объекта производятся в центре обработки ИТ — центральном сервере, организованной на предприятии вычислительной сети либо в отраслевом или территориальном информационно-вычислительном центре.

Децентрализованные технологии основываются на локальном применении средств вычислительной техники, установленных  на рабочих местах пользователей  для решения конкретной задачи специалиста.

Комбинированные технологии характеризуются интеграцией процессов  решения функциональных задач на местах с использованием совместных баз данных и концентрацией всей информации системы в автоматизированном банке данных.

- Тип предметной области  выделяет функциональные классы  задач соответствующих предприятий  и организаций, решение которых  производится с использованием  современной автоматизированной информационной технологии.

- По степени охвата  автоматизированной информационной  технологией задач управления  выделяют автоматизированную обработку  информации на базе использования  средств вычислительной техники,  автоматизацию функций управления, информационную технологию поддержки  принятия решений, которые предусматривают  использование экономико-математических  методов, моделей и специализированных пакетов прикладных программ

- По классам реализуемых  технологических операций ИТ рассматриваются в соответствии с решением задач прикладного характера и имеющимся прикладным программным обеспечением, таким, как текстовые и графические редакторы, табличные процессоры, системы управления базами данных, мультимедийные системы, гипертекстовые системы и др.

- По типу пользовательского  интерфейса автоматизированные  информационные технологии подразделяются  в зависимости от возможностей  доступа пользователя к информационным, вычислительным и программным  ресурсам, соответствующей используемой  на экономическом объекте автоматизированной информационной технологии.

- Способ построения сети  зависит от требований управленческого  аппарата к оперативности информационного  обмена и управления всеми  структурными подразделениями фирмы.  Основная задача ИТ — в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.

2. Современные  информационные технологии управления  персоналом.

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые  на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений  и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т. е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления – как информационную систему.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества  согласованных, постоянно принимаемых  и реализуемых решений, направленных, в конечном счете, на достижение главной  цели функционирования организации. Выработка  каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение  системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных  решений по объему, размещению и  формам организации информации, циркулирующей  в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные  и специальные) [5; с. 201].

Процесс управления можно  представить как обработку информации, следовательно, чем качественнее обработка  информации, тем эффективнее управление. Информационные технологии участвуют  в совершенствовании управления. В настоящее время на базе информационных технологий решаются важные задачи управления персоналом:

1. Планирование штанных расписаний с формированием должностных инструкций;

2.Учет персонала (персональные данные о сотрудниках);

3.Подбор новых сотрудников и перемещения;

4.Планирование и учет использования трудовых ресурсов;

5.Расчеты с персоналом (расчет выплат по оплате труда, пособия, контроль выплат, подотчетные лица);

6.Учет подотчетных сумм и депонентов;

7.Систему управления документами;

8.Персонализированный пенсионный и налоговый учет.

3.  Информационные  технологии оформления управленческого  решения.

Управленческие решения  могут быть оформлены тремя основными способами:

– переданы устно;

– на электронных носителях;

– письменно в форме  документов.

Существуют две трактовки  понятия «документ»:

– юридически оформленная  бумага с содержащейся в ней достоверной на 100% информацией;

– любая информация, зафиксированная на любом носителе (бумаге, пленке, диске и т. д.) с неизвестной степенью достоверности.

Документы можно классифицировать по следующим основным признакам:

– уровень иерархии нормативно-методического обеспечения – международное сообщество, страна, регион, город, село, фирма;

– правовой статус документа  – обязательные к исполнению (законы,

стандарты, указы, постановления  и т. д.) и рекомендательные (инструкции, методики, советы и т. д.);

– содержание документа  – технические, экономические, организационные.

Основные правила оформления документов регламентируются в

ГОСТЕ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

При составлении и оформлении документов используют набор реквизитов.

Обязательные атрибуты документов:

– цель документа;

– основание для разработки;

– место данной цели (задачи, функции и т. д.);

– ссылки на научные разработки и принципы, которые должны соблюдаться  при достижении цели;

– потребитель информации;

– нормы и правила их (документов) использования;

– возможный круг исполнителей;

– требование к качеству работ, экономии ресурсов, сроки;

– санкции;

– источники информации.

Во всех документах должен быть раздел «Основные положения» и  во

многих документах – «Информационное  обеспечение».

Содержание (примерное) «Основных  положений»:

– основание для разработки;

– актуальность;

– назначение;

– основные термины и  обозначения;

– область применения (т. е., кому документ предназначен);

– органы, контролирующие применение документа;

– ответственность за несоблюдением  требований документа.

Содержание (примерное) «Информационного обеспечения»:

– классификация информации, используемой при применении документа;

– требование к информации;

– источники получения  информации;

– технологии и технические  средства сбора, обработки, передачи, накопление и использование информации.

Документы оцениваются по следующим критериям качества:

1. Комплексность документа,  то есть рассмотрение в нем  различных аспектов в их взаимосвязи, целесообразности документа.

2. Степень соответствия  документа международным требованиям  по экологичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите и другим вопросам.

3. Степень использования  мировых достижений и гармонизации, интегрированности документа с мировыми системами.

4. Количество примененных  при разработке документа научных  подходов (системный, маркетинговый, функциональный и др.).

5. Количество примененных при разработке документа современных

методов (ФСА, моделирование, прогнозирование, оптимизация и  др.). Если эти методы рекомендуется  применять при разработке объекта, то это требование должно быть зафиксировано четко в документе.

6. Экономическая обоснованность  управленческих решений.

7. Повторяемость документа,  его перспективность, масштаб  применения.

8. Степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике.

9. Имидж организации.

10. Органы, согласовавшие  и утвердившие документ.

11. Степень соблюдения  стандартов на оформление документа,  однозначность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность.

В РФ в настоящее время  действует более двадцати систем оформления документов: государственная  система стандартизации (ГСС), единая система конструкторской документации (ЕСКД), система качества (СК), система сертификации и др. При разработке систем были учтены требования международных стандартов и рекомендации ИСО (Международной организации по стандартизации) и других организаций.

Документы с высоким качеством  оформления будут конкурентоспособными на внутренних и внешних рынках, и, стало быть, таковыми же будут и товары, которые изготавливаются в соответствии с требованиями этих документов, фирм и стран, выпускающих эти товары.

4. Использование  справочно-правовых систем.

Справочно-правовые, или  как их еще называют информационно-правовые системы, представляют собой особую группу компьютеризированных баз данных. Они содержат в себе самую необходимую  информацию о правовых нормативах страны. Информация включает тексты указов, положений  и решений всех государственных  органов управления. Кроме того, справочно-правовые системы  содержат массу консультационного материала  в правовой сфере, бухгалтерском  и налоговом учете, судебном деле, а также множество типовых  форм различной документации. Подобные базы данных широко используют бюро переводов, крупные бухгалтерские компании и ряд других коммерческих организаций.

На сегодняшний день профессиональным юристам очень важно вовремя  получать информационно-правовые обновления и иметь под рукой максимально  полный набор справочной информации в сфере своей деятельности. Быстрый  ритм  бизнеса, постоянное появление  все более новых условий для  хозяйственной деятельности разных предприятий потребовали внимания к себе. Это способствовало созданию новых возможностей для незамедлительного  получения новой справочно-правовой информации – информационно-правовых систем. Ведь сегодня любая деятельность, будь то перевод паспорта на русский  язык или составлении бухгалтерского баланса должна осуществляться в  определенном, установленном законом, порядке.

На сегодняшний день справочно-правовые системы содержат в себе более  ста тысяч печатных страниц важной информации. В таком объеме очень  легко потеряться, поэтому для  этих систем был разработан удобный  и быстрый поиск, который позволит практически мгновенно найти  необходимую информацию в любой  момент. Допустим, вы хотите узнать, что  представляет собой апостиль и в каких случаях он используется. На поиск подобного материала уйдут доли секунд в случае, если вы воспользуетесь помощью справочно-информационных систем.

Предназначение последних  заключается в управлении разнообразными материалами, в состав которых включены также и базы данных. Подобные системы  снабжены простым и понятным интерфейсом  и объемными функциями обработки  информации. Вашему вниманию будут  предложены следующие опции:  коррекция  структуры используемого объекта, разные формы работы с составляющими  данного объекта (дополнительные записи, редактирование объекта или его  удаление), обычный просмотр и поиск  различных элементов

Сегодня в России существует несколько справочно-правовых систем, которые делятся на две основные группы:

1.    Государственные  системы. Сюда входят: база данных  законодательных документов ГД  РФ – система «Закон», база  правовых актов верховных органов  власти – центр правовой информации  «Система», информационно-правовая  система под названием «Законодательство  России», а также базы данных  Министерства юстиций и иностранных  дел России.

2.    Коммерческие  системы. Всего их на сегодняшний  день насчитывается три:

•    Консультант  Плюс. Представляет собой компьютеризированную справочно-правовую систему законодательных  актов РФ. Разработана эта система  была в 1992 году НПО Москвы. На сегодняшний  день в ней содержится около пяти тысяч различных правовых документов. Данная система обновляется каждый день, поэтому здесь находятся  только самые новые и актуальные правовые документы.