Информационная система организации

   ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИИ 

     Производственные  и хозяйственные предприятия, организации, фирмы, корпорации, банки представляют собой сложные системы. Под  системой понимается совокупность связанных между собой и с внешней средой элементов, функционирование которых направлено на реализацию конкретной цели или достижение полезного результата. В соответствии с этим определением практически каждый экономический объект (организацию) или его часть можно рассматривать как систему, стремящуюся в своем функционировании к достижению поставленной цели.

     Процесс управления связан с обменом информацией  между компонентами системы, а также  с окружающей средой и предполагает получение сведений о состоянии  системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели, с тем чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений. Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

     Информационная  система (ИС) представляет собой коммуникационную систему по сбору, передаче, переработке информации об объекте, снабжающую работников различного ранга информацией для реализации ими функций управления. Информационные системы организуют управление и принятие решений и существенно повышают качество, полноту, точность, достоверность и своевременность принимаемых решений.

     Экономическая информационная система (ЭИС) – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

     Миссия информационных систем – производство нужной для организации информации, чтобы обеспечить эффективное управление всеми ее ресурсами, создать информационную и техническую среду для осуществления управления организацией.

      Оснащение различной техникой, позволяет экономить  управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное  внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой  ему достоверной информацией  для принятия оперативных решений  возможно с помощью новейших технических  средств. Руководитель в своей деятельности использует различные технические  средства для принятия управленческих решений.

1. Телекоммуникационная связь (телефон, факс, пейджер, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)
2. Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)
3. Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс)
4. Информационные системы (телевидение, газеты, журналы)

      Посредством этих технических средств руководитель принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно  не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все  возможности современных технических  средств.

      Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной  почты. Это как раз примерно в  два раза сокращало количество служебных  записок из года в год. Возросла деловая  активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Потоки исходящих сообщений резко  сократилось за счёт использование  глобальной сети Интернет.

     В ЗАО «НН-Телеком» используется весь перечень офисного оборудования: принтеры, ксероксы, факсы, компьютеры, функционирование которых подкреплено соответствующим  лицензионным программным обеспечением: Windows XP, Microsoft Office 2003, 1С: Бухгалтерия, 1С: Предприятие, Консультант Плюс. Доступ в Интернет осуществляется посредством выделенной линии.

      Все документы, которые обращаются в  системе документооборота, в ЗАО  «НН-Телеком» разделяют следующим  образом:

1. Входящие
2. Исходящие
3. Приказы: по основной деятельности, по командировкам, по личному составу
4. Внутренние: финансовые, служебные

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время  на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени  на составление документов зависят  от сложности документа, от наличия  уже подобных готовых документов и от технического обеспечения. Затраты  на регистрацию документа состоят  из времени согласования, утверждения  и доведения до исполнителя. В ЗАО «НН-Телеком» есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота (

      рисунок 1).

      Рисунок 1. Документооборот в ЗАО «НН-Телеком»

      Получение заказа - начальный этап документооборота в ЗАО «НН-Телеком». Заказ может поступать из разных источников: от заказчика со стороны, от менеджеров отдела продаж ЗАО «НН-Телеком», от других организаций. Заказ от клиента (или от других организаций), поступивший в отдел продаж, оформляется по форме, принятой в ЗАО «НН-Телеком». Это делается в отделе продаж менеджером по продажам.

      Предварительное общее планирование начинается после получения заказа и оформления его в ЗАО «НН-Телеком». В тех случаях, когда от заказчика поступают месячные разнарядки или графики установки оборудования, предварительное общее планирование состоит в определении возможности принятия заказа к исполнению. Предварительное планирование касается заказа в целом. Здесь принимается решение о возможности выполнения заказа, о сроках установки оборудования без детализации, поскольку обычно к этому времени технологическая документация еще отсутствует. На стадии предварительного планирования делается общая оценка стоимости заказа с учетом сведении о ранее выполнявшихся заказах.

      Размножение копий заказов и календарных  планов и их рассылка. Копии заказа и календарного плана направляются во все заинтересованные отделы – установщикам оборудования, в сервисный центр (только копии заказа), отдел МТС, бухгалтерию и т.д. Эти копии используются при обработке заказа на всех этапах его прохождения.

      Диспетчеризация предполагает осуществление связи между заказчиком, отделом продаж и установщиками оборудования или сервисного центра в лице мастеров и диспетчеров.

      По  заказам, которые уже включены в  план и обеспечены необходимой документацией, но еще не подготовлены к сдаче  в производство, так как пока нет  в наличии требуемого оборудования и (или) инструментов или по ним еще не наступил срок запуска в производство: следит за картотекой приостановленных заказов.

      Ведение картотеки, где регистрируются копии всех заказов в порядке очереди. Картотека позволяет установить состояние заказа. Каждый заказ, поступающий в различные отделы ЗАО «НН-Телеком» или исходящий от них,  должен пройти через картотеку.

      Когда приходит время сдачи заказа в  производство (оно определяется плановыми  сроками, а также наличием оборудования, инструмента), он изымается из картотеки  приостановленных в производство заказов  и направляется работнику, обслуживающему картотеку.

      Оперативный контроль за ходом выполнения заказов разбивается на несколько этапов: подготовка чертежей, спецификаций, технологической документации; обеспечение материалами, инструментом, оборудованием; сроки выполнения заказа по плану.

      Учет  загрузки рабочих  ведется каждым бригадиром, которому передается график, показывающий загрузку рабочих  по спущенным и приостановленным в производство заказам по крайней мере за месяц вперед. Ставится задача загрузить каждого рабочего на определенный период времени в соответствии с производственной мощностью.

      Сегодня уже многие пришли к мысли, что  культура работы с документами - это  часть производственной культуры, а  та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в  условиях рынка. Поэтому система  документооборота - такая же часть  производственной инфраструктуры, абсолютно  равноправная и необходимая, как  и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю.  Руководитель теряет много времени  от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности  быстро найти нужный документ.

      В ЗАО «НН-Телеком» установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно  подключить городской телефон в  несколько отделов и выполнять  следующие функции:

• внутренние телефонные звонки
• перевод входных звонков из города на другие внутренние номера
• при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.

      Ниже  в таблице представлена характеристика телефонной сети ЗАО «НН-Телеком» (таблица 1).

      Таблица 1

      Характеристики  работы телефонной сети

      Данные  из таблицы подтверждают частые жалобы сотрудников, о невозможности дозвониться  до города в часы пик. Это примерно с 10 часов до 12 часов и с 14 часов  до 16 часов. Если в ЗАО «НН-Телеком» выход в город осуществляется автоматически, то клиентам дозвониться  с города практически невозможно. В последнее время количество жалоб стало возрастать со стороны  клиентов, контрагентов о перегруженности  телефонной линии ЗАО «НН-Телеком».

      Такая ситуация, конечно же, негативно  сказывается на работе руководителей  подразделений. Эта потеря времени  руководителем, это снижение имиджа организации, потеря потенциальных  клиентов. Многие руководители подразделений  остаются специально вечерами, чтобы  провести звонки в город или оставляют  на визитках, буклетах свои домашние телефоны.

      В то время, когда в обществе есть электронная  почта  Интернет, многие сотрудники продолжают использовать факс. В организации  находится три факса: в приёмной, в отделе сервиса и ремонта и в отделе реализации услуг. Использование факса иногда нельзя трактовать как недостаток, так как у получателя факса может не быть электронной почты. Однако использование факса, при описанной выше проблеме, часто парализует телефонную систему.

      Появление локальной сети и глобальной сети Интернет и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу персонала  ЗАО «НН-Телеком». Сократились затраты  времени и средств так как  локальная сеть позволяла:

1. Быстро производить переустановку программного обеспечения
2. Сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROMов, принтеров, жестких дисков
3. Посылать и получать электронную почту
4. Поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет.
5. Сократить обслуживаемый персонал

      Использование сети Интернет, позволило многим сотрудникам получать самую свежую и новую информацию по любой тематике.

      Предприятие как система не может действовать  изолированно. Необходимо получать дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых  отраслей экономики. Эту информацию можно получить из периодических  изданий. Многие отделы выписывают газеты и журналы, используют информационные ресурсы глобальной сети Интернет.