Понятие информационной системы организации

Понятие информационной системы  организации 
 

     Основным  элементом организационных систем, обуславливающим их специфику, является человек. Системы организационного управления (СОУ) – это системы , объектом управления в которых являются не машины или иные технические устройства, а прежде всего люди, человеческие коллективы [23].

     Такие системы относятся к классу больших  и сложных систем, которые невозможно исследовать иначе, чем по составным подсистемам. Другими словами, для анализа присущих СОУ процессов необходима их декомпозиция на составляющие элементы. 

     Информационная  система

     Существует  множество вариантов такой декомпозиции. В зависимости от целей исследования можно выделить различный набор  составляющих.

     При анализе и проектировании работы строительных организаций производят декомпозицию ее системы управления на подсистемы по предметному признаку, то есть предметной области объекта управления. Выделяют, например, подсистема управления строительным производством, подсистему управления материально -  техническим обеспечением строительства, подсистему управления финансами, персоналом , инновациями и т.д.

     При изучении системы документооборота часто выделяют отдельно подсистему документационного обеспечения  управления.

     Исследование  информационных аспектов функционирования организации, в том числе решение задач автоматизации управления, предполагает выделение в качестве одной из подсистем организации - ее информационную подсистему. Определение "информационная" отражает функциональное назначение такой подсистемы, отвечающей за получение, хранение, обработку и представление потребителям информации, необходимой для решения задач управления.  

     В дальнейшем изложении мы будем использовать термин информационная система , имея в виду соответствующую подсистему организации.

     Довольно  часто специалисты, употребляя термин - информационная система, имеют в  виду систему, реализованную с помощью  компьютерной техники.

     Однако  на наш взгляд правильнее рассматривать  информационную систему организации  в более широком контексте.

     Информационное обеспечение процессов управления всегда было важнейшим аспектом жизнедеятельности любой организационной системы задолго до появления компьютерных технологий.

     На  наш взгляд информационная система  современной организации включает в себя три основные компонента: персонал, документальный фонд и автоматизированную информационную систему организации (Рис. 1) 
 

     Рис 1 Информационная система организации 
 

     Персонал

     Главной составляющей информационной системы  любой организации является персонал, обладающий знаниями и опытом работы, необходимыми для адекватного информационного отображения реальных процессов происходящих в самой организации и внешней среде.

     Каждый  специалист является приемником, хранителем и генератором информации. Причем, что очень важно, информации слабоструктурированной, значительная часть которой не отображается в документах и не попадает в автоматизированные информационные системы.

     Документальный  фонд организации

     Второй  важнейшей компонентой информационной системы организации являются документы.

     Документ  является материальным носителем значительной части информации, необходимой для  деятельности организации.

     Большинство важнейших управленческих решений  оформляется документально, обеспечивая  этим решениям юридическую силу. Все основные аспекты производственно-экономической и управленческой деятельности также должны документироваться на бумажном носителе.

     До  настоящего времени во многих практических ситуациях бумага остается наиболее удобным и эффективным носителем  информации. Современные электронные носители и средства автоматизированного документооборота являются дополнением к бумажному документальному фонду организации, позволяющему работать не с самим документом, а с его электронной копией. Это позволяет значительно ускорить выполнение многих операций работы над документом.

     Рост  масштабов и усложнение процессов  производства требует создания сложных  организационных структур для обработки  все возрастающих объемов информации отображающих эти процессы.  При  этом необходимым условием эффективной работы современных организаций становится наличие специализированных документов, максимально полно регламентирующих различные аспекты ее жизнедеятельности.  

     Технические средства

     Возможности отдельного человека по обработке информации ограничены физиологическими факторами. Поэтому на определенном этапе развития стало очевидно, что без появления технических средств, способных реально повысить производительность интеллектуальной деятельности человека невозможно обеспечить должного уровня организационного управления.

     В настоящее время в распоряжении руководителей и специалистов организаций  имеется широчайший спектр организационной  техники (ксероксы, факсы, проекторы  и т.д.) позволяющей существенно  повысить качество и производительность обработки информации.

     Но  особое место в ряду технических  средств занимают средства персональной компьютеризации. Их появление обусловило революционные изменения всех сфер информационной деятельности человека. И, конечно же, коренным образом повлияло на на все аспекты деятельности организаций.

     Современные достижения в области вычислительной и коммуникационной техники сделали  общедоступными компьютерные системы, способные реально и многократно  повысить эффективность информационного  обеспечения процессов организационного управления.

     Поэтому, не умаляя важности разнообразных видов  организационной техники, в качестве третьей основной компоненты информационной системы современной организации  следует рассматривать ее автоматизированную информационную систему (АИС). Тем более, что большинство функциональных возможностей средств оргтехники уже реализованы с помощью периферийных устройств компьютеров. 

     АИС

     АИС позволяет вывести на новый качественный уровень реализацию всех основных функций  информационной системы организации: получение информации из внешних и внутренних источников; оперативную обработку и организацию эффективного хранения этой информации; многоаспектный поиск и своевременное представление информации потребителям в удобной форме и др.

     Внедрение АИС должно обеспечивать:

     сокращение  объемов значительной части рутинной не творческой работы специалистов;

     возможность работы с максимально детализированной информацией, характеризующей объекты  и процессы предметной области;

     возможность решения множества новых задач, которые ранее не могли решаться в силу их большой сложности и трудоемкости;

     получение более рациональных вариантов решения  управленческих задач за счет возможности  многоаспектного анализа альтернатив  и пр.

     Для создания и эффективного использования  АИС необходимо иметь ясное представление о целях, структуре и функциях организации, системе ее документооборота, а также хорошо знать возможности современного компьютерного инструментария, ориентированного на автоматизацию задач организационного управления.

     Во  многих случаях удобно пользоваться узкой трактовкой понятия АИС и рассматривать такую систему исключительно как совокупность аппаратно-программных средств и компьютерных баз данных, обеспечивающих автоматизацию решения прикладной задач управления. Такой подход часто бывает вполне оправданным.

     Однако  необходимо иметь ввиду, что функционирование АИС организации предполагают обязательное участие человека в процессе обработки  информации. АИС не может быть полностью  автоматической.

     В настоящее время практически все АИСО работают в режиме диалога с пользователем. Очень важно отражение актуального состояния предметной области, в реальном времени. Информация о всех хозяйственных процессах должна оперативно фиксироваться в системах автоматизации. Только в этом случае они способны эффективно выполнять функции информационно-справочных систем, систем поддержки принятия решений (DSS - Decision Support Systcq) и пр. Производить выборку и анализ устаревшей информации не имеет никакого смысла.

     В сфере организационного управления все АИС являются человеко-машинными системами и их работа требует выполнения ряда обеспечивающих функций.