Автоматизация рабочего места специалиста на предприятии ООО "Исянгуловский молочный завод"

3 ОРГАНИЗАЦИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО УЧЕТА ТРУДА И

ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ  В ООО «ИССЯНГУЛОВСКИЙ МОЛОЧНЫЙ ЗАВОД

3.1 Информационное  обеспечение автоматизированной  обработки данных

    На  любом предприятии главный бухгалтер  встретится с вопросами расчетов по оплате труда. На небольшом предприятии ему придется не только руководить этим процессом, но и непосредственно начислять и выдавать заработную плату.

    Рассмотрим  первую группу документов - документы  по кадровому составу предпрятия. Один экземпляр всех документов руководителя организации по кадровому составу  должен поступать в распоряжение главного бухгалтера. Документы по кадровому составу могут быть в виде приказов, распоряжений, распорядительных записок, указаний за подписью руководителя предприятия.

В состав документов по кадровому составу  входят:

1. документы о движении по службе (по приему и увольнению, переводу, 
   совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты);
2. документы о различных выплатах помимо основной заработной платы (о премиях, вознаграждениях, пособиях, компенсациях);

    3. документы, обосновывающие необходимость отрыва от основной работы (отпуск, обучение, длительная командировка, сборы);

4. прочие документы по кадровому составу.

    В документах о движении по службе (первая группа) главный бухгалтер должен проверить наличие следующих конструктивных моментов:

    1)форма  документа: в наименовании документа  должно быть четко указано, какой это документ (приказ, соответствующая записка, распоряжение или указание);

2)дата составления  (или издания) документа, номер;

    3)фамилия,  имя, отчество работника, по  служебному движению которого  составлен документ;

    4)тип   трудового   соглашения   с   работником:   постоянная   работа, временная   работа,   производственная   практика,   совместительство;   дата зачисления работника на работу; дата прекращения трудового соглашения (или условия  прекращения)  при любых типах трудовых соглашений,  кроме постоянной работы; должность;

5)условия приема  работника (по переводу или  нет);

6)оклад или  доля от оклада при неполном  рабочем времени;

    7)режим  работы (время начала и окончания  работы, время и продолжительность обеденного перерыва, количество рабочих часов в рабочий день и рабочую неделю);

    8)шифр  производственных затрат для  аналитического учета (основное, вспомогательное, обслуживающее производства, цех, участок, администрация);

9)подпись руководителя  предприятия.

    Рассмотрим  основные документы о движении по службе, с которыми будет работать главный бухгалтер: приказ о приеме работника на работу постоянно; приказ о приеме на работу временно по переводу с другого предприятия; приказ о приеме на работу по совместительству работника другого предприятия, т. е. внешнее совместительство; продление срока работы по совместительству; приказ о внутреннем совместительстве; приказ об изменении должности. Приказ издается при переводе работника на другую должность; приказ (распоряжение) о назначении надбавки к окладу; приказ (распоряжение) об откомандировании работника; приказ об увольнении работника; приказ о задержке увольнения работника, в котором должны быть указаны количество дней задержки увольнения и сумма оплаты за эти дни; о режиме работы (ночная работа, неполный рабочий день, неполная рабочая неделя).

    Во  вторую группу документов по кадровому  составу входят приказы (распоряжения) о различных выплатах, кроме основной заработной платы. Проверяя содержание и структуру документов данной группы, главный бухгалтер отмечает, что в них, как правило, имеются: название документа (приказ,  распоряжение);  дата  составления (издания),   номер документа; фамилия, имя, отчество работника(ков), которому (которым) производятся выплаты; вид выплаты; источник выплаты; период, за который начисляется выплата (для премии); оплата (денежная сумма или процент к окладу, ставке или иному основанию); шифр производственных затрат для аналитического учета; подпись руководителя.

    В третью группу документов по кадровому  составу входят приказы или распоряжения, подтверждающие отрыв работника от основной работы, к которым относятся:

    1.приказы  о предоставлении отпуска, в  которых указываются такие данные, как фамилия, имя, отчество, должность  сотрудников; вид отпуска (очередной, дополнительный, учебный, по семейным обстоятельствам); наличие оплаты за дни отпуска (полностью оплачиваемый, частично оплачиваемый, за свой счет); дата начала отпуска и количество его дней; даты начала и окончания оплачиваемого доотпускного рабочего времени (при предоставлении очередного отпуска или дополнительного учебного отпуска); подпись руководителя предприятия;

    2.приказы  об оплате за время длительных  командировок (более двух месяцев). В приказе указываются фамилия, имя, отчество сотрудников, направляемого(ых) в длительную командировку в пределах территории данной страны (за рубеж); пункт откомандирования сотрудника(ков) (страна); вид командировки или ее цель (обучение, обмен опытом, участие в работе, исследовании); даты начала и окончания командировки; процент сохранения заработка; подпись руководителя предприятия;

    3.приказы  об оплате за время отрыва  от работы на сборы (спортивные, по уборке урожая, военные сборы)  содержат следующие данные: фамилия,  имя, отчество сотрудника(ков), направляемого(ых) на сборы; вид сборов; даты начала и окончания сборов; процент сохранения заработка; подпись руководителя предприятия.

           Четвертую группу документов по кадровому составу представляют различные распорядительные указания, инициируемые либо руководством предприятия (например, о сверхнормативных рабочих часах или рабочих днях, о внесении изменений в штатное расписание), либо работниками (об изменении фамилии, о перечислении заработка по почте или на сберегательную книжку, об изменении данных паспорта).

    Поступление работника на работу, движение по службе, увольнение отражаются в личной карточке, которая хранится в отделе кадров. Сведения о работнике, входящие в состав показателей личной карточки, заполняются им непосредственно.

    В первом разделе личной карточки объединены общие сведения о принятом на работу сотруднике: наименование предприятия (организации); номер личной карточки; пол работника (буквенным индексом); присвоенный ему табельный номер; фамилия, имя, отчество в именительном падеже; дата и место рождения работника; национальность по данным паспорта работника; уровень образования и расшифровка реквизитов учебного заведения и вида обучения; специальность (квалификация) по диплому или свидетельству, удостоверению с реквизитами документов; дата заполнения личной карточки; название основной профессии и должности, а также стаж работы (число полных лет) по основной профессии (должности); сведения об общем и непрерывном стаже работы, о последнем месте работы с указанием профессии (должности), даты и кратко причины увольнения (статья Трудового кодекса РФ); сведения о составе семьи: степень родства, фамилия, имя, отчество, год рождения члена семьи; реквизиты паспорта работника; домашний адрес согласно паспортным данным о прописке, домашний телефон; личная подпись работника.

Во втором разделе личной карточки дается информация о воинском учете.

    В третьем разделе учитываются  назначения и перемещения работника  на данном предприятии. Указываются дата назначения (перемещения), наименование подразделения предприятия, профессия (должность, на которую назначен или перемещен работник), величина тарифного разряда или оклада, основание - приказ руководителя предприятия.

                                                                         В четвертом разделе  отражаются данные об аттестации работника.

    В пятом разделе отражается информация о повышении квалификации работника с указанием дат начала и окончания, вида повышения квалификации, наименования и места нахождения образовательного учреждения, полученного документа с его номером и датой получения.

Шестой раздел посвящен профессиональной переподготовке.

    В седьмом разделе указываются  поощрения и награды, полученные работником.

    Восьмой раздел личной карточки дает возможность  получить сведения об отпусках работника.

В девятом  разделе раскрываются данные о социальных льготах.

В десятом  разделе записываются дополнительные сведения.

    В одиннадцатом разделе приводятся основания  при увольнении работника (дата, причины и другие реквизиты приказа). Личная карточка заполняется в одном экземпляре. После увольнения работника она передается в архив организации.

    На  основании документации по кадровому  составу главный бухгалтер формирует систему информации по количеству работающих, их профессиональному, квалификационному, должностному составу, а также о режиме работы, режимах отрыва от работы, наличии совместительства, о формах и величине заработной платы, компенсационных и премиальных выплатах. Далее главный бухгалтер должен иметь полную информацию о том, кто и сколько отработал на данном предприятии в течение расчетного месяца.

    Сведения  об использовании рабочего времени  за расчетный месяц имеются в табеле учета использования рабочего времени тип. формы № Т-13. Табель учета использования рабочего времени представляет собой числа месяца (по горизонтали) и список работающих сотрудников (по вертикали). Каждый день расчетного месяца для конкретного сотрудника, заработок которого рассчитывается, может быть: рабочим днем, выходным (по календарному времени, особому графику, распоряжению правительства), праздничным днем,

отпуском, подтвержденным соответствующим приказом или распоряжением,

днем  болезни согласно листку временной  нетрудоспособности, днем отрыва от работы с полным или частичным сохранением содержания по соответствующему документу. При этом любое внутреннее совместительство возможно только в рабочие дни не более четырех часов в день.

    Полный  перечень условных обозначений использования  рабочего времени имеется на лицевой стороне табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы тип. формы № Т-12.

    Количество  часов, отработанных сотрудником в  течение дня, может обозначаться цифрой, например 8. Таким образом, каждый месяц будет иметь свой баланс рабочих и календарных дней. Задача бухгалтера заключается в контроле за тем, чтобы каждый день был отнесен к одному из указанных выше вариантов с документальным подтверждением. Если работник в рабочие дни не вышел на работу, что не было вызвано причинами со стороны предприятия и не подтверждено никакими документами со стороны работника, то такой день считается прогулом (0 рабочих часов). Рабочее время и прогулы подтверждаются только табелем учета рабочего времени.

    Кроме табеля учета использования рабочего времени первичной информацией для начисления заработной платы служат рабочие наряды, карточки учета выработки, договоры, контракты и акты приемки-сдачи работ (продукции, услуг). Рабочий наряд представляет задание на выполнение определенного вида работ, услуг, производство какого-то вида продукции, в нем же (или в карточке учета выработки) отмечаются конечные результаты труда работника в натуральной форме. Документы учета выработки служат основой начисления заработной платы при сдельной форме оплаты труда.

       Дальнейшая работа бухгалтера заключается в расчете заработной платы на основе данных первичных документов, приказов и распоряжений, удержаний из начисленной заработной платы, в составлении расчетной и платежной ведомости или расчетно-платежной ведомости. На каждого работника предприятия открывается лицевой счет (лицевая карточка), который хранится75 лет. Из лицевого счета данные по суммам начислений и удержаний ежемесячно переносятся в расчетно-платежные документы по заработной плате. Данные, накопленные в лицевом счете, позволяют в дальнейшем рассчитать средний заработок, пособия, пенсии.

    Расчетно-платежная  ведомость применяется для средних  и малых организаций, составляется ведомость в одном экземпляре бухгалтером.