Предварительный балансовый отчет строится путем  корректировки балансового отчета за предыдущий период (закончившийся  год) с учетом прогнозируемых продаж и затрат. Его составление необходимо по следующим соображениям:

     -позволяет  вскрыть отдельные неблагоприятные  перспективы и проблемы, которыми  финансовый менеджер не планировал  заниматься;

     -играет  контрольную роль для координации  всех прочих планов;

 

      Глава 2. Практические рекомендации по разработке, внедрению и использованию  платежного календаря

1. Этапы разработки платежного календаря

     Рассмотрим  типичный пример производственной компании, в которой есть несколько подразделений: отделы продаж, отделы логистики, отдел  маркетинга, администрация, финансово-экономический  отдел и производственные участки.

     Все подразделения выполняют возложенные  на них функции, для осуществления  которых требуются средства. И  если какая-то из служб не сможет выполнять  качественно свою работу, то под  угрозой окажется развитие всей компании.

     Кто решает, нужно ли сегодня понести  какие-то затраты для деятельности отдела? Вполне очевидно, что на этот вопрос может ответить руководитель каждого конкретного подразделения  или человек, которому он делегировал  часть полномочий. Отсюда вывод: необходимость в затратах для каждого подразделения (следовательно, и необходимость в выплатах) определяет непосредственно руководитель каждого подразделения.

     Основные  проблемы, с которыми сталкиваются руководители отделов:

• отсутствие системы планирования поступлений и выплат денежных средств;
• отсутствие формализованных процессов, по которым заявки на выплаты денег подаются, утверждаются и оплачиваются;
• слабая культура платежной дисциплины как таковой.

     Решить  такие вопросы помогает механизм платежного календаря как подсистема бюджетного управления компанией. Основное предназначение платежного календаря - структуризация, формализация и автоматизация  системы денежных потоков на предприятии.

     Для того чтобы платежный календарь  заработал, необходимо начать планировать  денежные потоки, разработать принцип  прохождения и утверждения заявок на выплаты, который будет понятен  каждому сотруднику. Реализация этой задачи невозможна без осознания принципиального положения: планированием поступлений и выплат не могут заниматься исключительно финансовый директор, финансовая служба или бухгалтер.

     Планирование  денежных потоков - это комплексная  задача, которую необходимо решать руководителям подразделений совместно  с финансово-экономической службой. Каждое подразделение планирует  свои выплаты, например, на год помесячно, каждый месяц конкретизирует и детализирует план понедельно. Эти планы собираются по всей компании и утверждаются руководством. И только с этого момента финансовая служба начинает полноценно управлять  денежными потоками. В результате финансовый директор может легко  отказать в оплате счета, которого нет  в утвержденном плане компании. Теперь финансовая служба может эффективно распределять денежные потоки по каждому  дню, не привлекая, как раньше, в критические  моменты кредиты и неся непредвиденные расходы по процентам.

 

     

2. Связь платежного календаря  с бюджетом движения денежных средств

     Платежный календарь как инструмент оперативного управления финансами направлен  на практическое решение поставленных задач. Платежный календарь является декомпозицией бюджета движения денежных средств (БДДС) на краткосрочный период и помогает осуществлять контроль над выплатами в рамках установленных лимитов по БДДС (см. рис. 2.)

     Рис. 2. Связь платежного календаря с  бюджетом движения денежных средств

     Процесс внедрения в компании платежного календаря можно разбить на несколько  последовательных этапов (см. рис 3.):

     Рис. 3. Процесс внедрения платежного календаря

1. Формирование БДДС (плановых данных). Данный процесс реализуется в рамках бюджетирования. Является обязательным подготовительным этапом, т.к. проверка возможности оплат осуществляется с плановыми данными.
2. Определение лимитообразующих аналитик, т.е. аналитик (Статья БДДС, контрагенты, договоры, источник ДС - [Денежные средства] ), в разрезе которых будет идти проверка на возможность выплат и поступлений.
3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок.
4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь», определение ответственных по процедурам, задачам в рамках данного бизнес-процесса.
5. Регламентация и документарное оформление бизнес-процесса «Платежный календарь».
6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь».

3. Этапы внедрения платежного календаря

     Внедрение платежного календаря в компании может привести к корректировке бизнес-процессов, оптимизации финансовой и организационной структуры. Рассмотрим каждый из этапов внедрения подробнее:

     Этап 1. Формирование плановых данных

     Предполагается, что компания имеет финансовую структуру  с выделенными центрами финансовой ответственности (ЦФО). Бюджетирование как инструмент управления внедрен и работает. Данный этап является основой для платежного календаря, т.к. проверка на возможность оплаты/поступления происходит в разрезе определенных плановых данных.

     Важно составить Бюджет движения денежных средств в разрезе денежных потоков по основной, инвестиционной и финансовой деятельности. Для этого необходимо иметь бюджеты как по основной деятельности, так и бюджеты инвестиционных проектов. За каждой статьей целесообразно закрепить ответственного (то есть тот, кто принимает решения и несет ответственность как за плановые показатели, так и за фактические показатели, отклонения факт-план).

     Этап 2. Определение лимитообразующих аналитик

     Перечень  лимитообразующих аналитик позволяет  создать инструмент для проверки выплат/поступлений на возможность  реализации. В большинстве случаев  выделяют следующие лимитообразующие аналитики:

• Центр финансовой ответственности (ЦФО);
• Источник денежных средств - может быть определителем как источника денежных средств, так и юридического лица, с которого пройдет оплата;
• Контрагент - получатель денежных средств;
• Договор с контрагентом в рамках которого будут осуществлены выплаты; Статья БДДС, по которой пройдут выплаты денежных средств;
• Проект, по которому идут инвестиционные выплаты;
• Приоритет платежа.

     Для каждой статьи расходования денежных средств присваивается один из следующих платежных приоритетов:

     Таблица 3

     

     При невыполнении плана поступлений  по выручке финансовая служба имеет  право инициировать сокращение платежей 3-ей очереди в бюджете или отмену таких платежей. При изменении  сроков платежа финансовая служба извещает об этом инициатора платежа.

     Соответственно  статьи расходов, имеющие низкие приоритеты позволяют при необходимости  сдвигать сроки оплаты счетов, предоставляют  возможность для маневра при  кассовом разрыве. Кроме того, руководство  компании обладает полномочиями по изменению  очередности платежей.

     Этап 3. Построение механизма  формирования реестров платежей, заявок

     Определив лимитообразующие аналитики и реквизиты  платежа, необходимо сформировать инструментарий оплаты/поступления денежных средств. Следует отметить, что система  оперативного управления финансами  предприятия, реализуемая через бизнес-процесс «Платежный календарь» включает в себя несколько участников (сотрудник, отдел, служба), и каждому требуется инструмент, с которым он будет работать в данной системе. Сотрудники отделов и служб подают заявки на выплату/поступление денежных средств, а руководство или уполномоченные принимать решения сотрудники реализуют данные заявки через реестры заявок. Заявка представляет собой документ-запрос на поступления или выплат ДС, содержащий всю описательную информацию о данной операции. Программным продуктом, на котором реализовывается указанный документооборот, может быть «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы».

     Лимитообразующие  аналитики должны быть проверены  на возможность оплаты, т.е. на этапе  формирования заявки система сверяет  заявленную сумму с плановыми  данными.

     Для просмотра руководителем всего  перечня заявок формируются реестры  заявок. Реестр заявок – это список или перечень заявок, консолидированных  по определенному признаку (дата, ответственный, источник ДС, вид статей).

     Соответственно, заявка и реестр заявок на выплату  денежных средств должны содержать  полный и достаточный объем информации для принятия решения о выплате/поступлении  ДС.

     Этап 4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь»

     После проверки и одобрения оплаты предоставленных  заявок завершается первая сторона, один из аспектов бизнес-процесса «Платежный календарь» - статика. Это означает, что платежный календарь как  бизнес-процесс реализован в документах, реестрах, утвержденных заявках. Т.е. данные документы могут быть задействованы в системе платежей предприятия.

     Но  вторая сторона данного вопроса, именно динамика процесса, этап, отвечающий на вопросы: кто, что, когда и в  какие сроки. Именно на данном этапе  и в этом аспекте важен процесс  разработки платежного календаря, который  устанавливает порядок взаимодействия сотрудников, и, следовательно, результат  и репутация платежной дисциплины предприятия.

     Наилучшим вариантом реализации бизнес-процесса является его графическое представление. Пример диаграммы бизнес-процесса «Заявка  на денежные средства» для одной из производственных компаний представлен на рис. 3.

     Рис. 4. Графический вид бизнес-процесса «Заявка на денежные средства»

     Участники бизнес-процессов  платежного календаря  и их функции

     При описании бизнес-процессов платежного календаря необходимо определить участников и подробно описать их функции:

     1. Определение участников системы  управления денежными средствами:

     Инициаторы  платежей, в роли которых могут  выступать сотрудники или руководители ЦФО, отвечающие за расходы по ЦФО;

     Акцепторы платежей, в зависимости от сложности  системы и необходимости проверок можно создавать несколько уровней  контроля платежей;

     Исполнитель платежей. После подтверждение платежей заявка направляется в бухгалтерию, которая ее оплачивает.

     2. Описание роли каждого участника  и его обязанностей:

     Формирование  инициатором платежа заявки в  электронной платежной системе;

     Утверждение заявки руководителем ЦФО, проверка целесообразности и обоснованности данного расхода;

     Акцепт  заявки сотрудником отдела планирования, проверка суммы расхода в заявке на лимит в бюджете ЦФО на этот вид расхода в данном периоде;

     Акцепт  заявки финансовым менеджером;

     Акцепт  заявки финансовым директором (для  заявок, требующих акцепта финансовым директором);

     Акцепт  заявки генеральным директором (для  заявок, требующих акцепта генеральным  директором);