«Анализ хозяйственной деятельности торгового предприятия» (на примере ЗАО «Ижторгметалл»)

      В ЗАО «Ижторгметалл» установлены программы 1С – предприятие «Склад» и 1С-«бухгалтерия». 1С предприятие «Склад»  предназначено для кладовщиков, менеджеров отдела сбыта, руководителям отделов снабжения, сбыта, маркетинга, директоров баз (филиалов), бухгалтерии. В программе 1С «Склад» позволяет менеджерам сбыта выписывать документы на отпуск товара со склада, кладовщикам заводить и списывать товар, руководителям отделов снабжения, сбыта, маркетинга, директоров баз (филиалов) для составления отчетов по складу, по движению товаров, по продажам, по контрагентам и пр. Для бухгалтерии в складской программе есть функция «Выгрузить накладные», с помощью которой накладные и счета-фактуры автоматически попадают из складской программы в 1С-бухгалтерия. Это намного облегчает работу бухгалтера и экономит рабочее время бухгалтера.

      В конце 90-х накладные и счета-фактуры  выписывали вручную. Накладные с фактом отпуска подшивались в скоросшиватели. Если необходимо было просмотреть, сколько отдельной продукции было куплено или реализовано, то надо было пролистать более 2500 листов со счет-фактурами. На это уходило очень много рабочего времени, да ошибок было много. С введением на предприятии программы 1С «склад» посмотреть аналитику товаров по складу посмотреть стало намного проще. Расход и приход товара  заноситься кладовщиком в компьютер. Надо только выбрать анализируемую позицию прайс-листа, период, склад и нажать кнопку «выполнить».  

      На  каждой нашей базе установлена локальная сеть. Все операторы работают со своим сервером, который установлен на базе. Каждую ночь данные, которые накопились за рабочий день на базах, с помощью ресурсов Internet отправляются в центральный офис, где они анализируются.  Обновленный пакет данных, с документами которые были выписаны на всех базах, отгрузкой товаров, остатками по всем складам, также по ресурсам Internet рассылается обратно по базам. Это позволяет менеджеру с одной базы видеть, сколько и какая  продукция лежит на другой базе. С одной стороны это удобно, но с другой стороны база данных 1С «Склад» обновляется только ночью. Во второй половине дня в программе данные по складу другой базы уже не будут фактически совпадать с тем что на самом деле находиться на ней. Из-за этого время от времени бывают недоразумения. Менеджер отдела сбыта выписал товар с другой базы по вчерашним данным,  клиент, приехав на базу, узнает, что материал, который был выписан, закончился утром. Для того чтобы таких недоразумений не было, планируется, с помощью программы Citrix, сделать так чтобы все работники предприятия работали с 1С «Склад» которая установлена в одном месте. На сегодняшний день такое возможно, но в связи с тем что поставщик internet-ресурсов на всех базах подведен только один такое делать пока не следует. Случись что с ресурсами поставщика internet-услуг, базы останутся без связи с центральным сервером, что приведет к нежелательному сбою в работе баз. Надо еще как минимум еще одного поставщика Internet-ресурсов для стабильной работы планируемой системы.    

      В связи с отсутствием в ЗАО «Ижторгметалл» отдела кадров, вопросами формирования информации о работниках предприятия, такой как фамилия, имя, отчество, дата рождения, пол, семейное положение, специальность, образование, какое и где получено и так далее занимается бухгалтерия предприятия. Данная информация фиксируется в личной карточке, которая возникает и обрабатывается по мере необходимости. Ведется учет трудовых книжек, и делаются в них записи на основании приказов Управляющего ЗАО «Ижторгметалл», в случаях принятия на работу, увольнения, награждения или взыскания работника. Также в бухгалтерии хранятся трудовые договоры.

      В бухгалтерии возникает следующая  информация:

      - о поступлении денежных средствах, товарно-материальных ценностях, основных средствах, а также об операциях, связанных с их движением;

      - об издержках производства и  обращения, сметах расходов, реализации  работ и услуг, экономически  обоснованных отчетных калькуляциях  себестоимости продукции, работ, услуг;

       - о результатах финансово-хозяйственной  деятельности предприятия в соответствии с установленными правилами;

       - о начислении и перечислении  платежей в бюджеты всех уровней,  взносов на государственное социальное  страхование, погашении задолженности банкам по ссудам;

      - о бухгалтерской отчетности на  основе первичных документов  и бухгалтерских записей; 

      - о начислении и выплате заработной  платы работникам предприятия;

      - о дебиторской и кредиторской  задолженности, и об ее качественных  характеристиках.

      Данная  информация формируется в бухгалтерии  путем ведения аналитического и  синтетического учета. Учет расчетов с  персоналом по оплате труда ведется  в расчетно-платежной ведомости, а также на расчетных и лицевых  счетах, где по каждому работнику  в отдельности отражается начисленная заработная плата по видам оплат, удержания из заработной платы по видам удержаний и сумма к выдаче. Аналитический учет кассовых операций ведется кассиром в кассовой книге. По мере движения наличных денежных средств на основании первичных документов производятся записи в кассовую книгу, как при поступлении, так и при расходе денег. Кассовая книга ведется ежедневно, в конце дня подсчитывается остаток денег в кассе. Если движение денег незначительно (имеется в виду количество операций, а не их объем), то аналитический учет денег в кассе ведется понедельно - остаток определяется в конце каждой недели. Синтетический учет кассовых операций ведется в учетных регистрах в двух экземплярах (через копирку). Копия - идет в бухгалтерию, оригинал - остается в кассе. При ведении учета использования запасов бухгалтер отражает всю информацию в количественно-суммовых ведомостях. Информация о поступлении, движении и выбытии основных средств фиксируется в журналах ордерах и ведомостях. Вся информация о хозяйственной деятельности на предприятии в течение периода также находит свое отражение в главной книге.

      В бухгалтерии информация возникает  по мере поступления, движения и выбытия  объекта бухгалтерского учета, обрабатывается ежедневно, а отчетность представляется в начале следующего месяца.

      Кроме этого, в бухгалтерии ведется  учет отработанного времени, по каждому  работнику, численность персонала  в отчетном периоде, а также число  отпусков, прогулов, больничных. Эта  информация отражается в «Табеле  учета использования рабочего времени», на основе которого происходит заработной платы и фонда оплаты труда.

      Проанализировав вышеприведенную информацию, можно  утверждать, что на предприятии действует следующий комплекс подсистем:

      - текущее управление (так как на предприятии ведется выполнения работ, подсчет полной себестоимости работ и услуг, на основе балансовой увязки материально-трудовых и финансовых ресурсов для обеспечения деятельности предприятия);

      - управление материально-техническим  снабжением (на предприятии формируется информация о потребности, поступлении, движении и выбытии материальных ценностей);

      - бухгалтерский учет;

      - управление кадрами (в ЗАО «Ижторгметалл» формируется информация о личном составе работников, ведется учет и анализ движения кадров, а также ведется расчет потребности в кадрах на плановый период);

      - управление финансами.

      Из  перечисленных выше подсистем мне  бы хотелось более подробно остановиться на подсистеме «Бухгалтерский учет»  и рассмотреть ее более подробно в следующем подразделе, поскольку проблемы бухгалтерского учета наиболее актуальны.

                3.3. Подсистема «Бухгалтерский учет»

 

      В соответствии с Законом «О бухгалтерском  учете и отчетности» бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах предприятий, о движении имущества и обязательств путем сплошного, непрерывного и документированного учета всех хозяйственных операций.

      Бухгалтерский учет ведется на предприятие с  момента его создания и на протяжении всей его деятельности, путем сплошного, непрерывного отражения фактов хозяйственной деятельности на основании первичных документов. Представляет количественную информацию только в денежных единицах измерения. Для уточнения денежной информации применяются натуральные и трудовые измерители.

      Главной целью бухгалтерского учета является формирование качественной и своевременной  информации о финансовой и хозяйственной  деятельности предприятия, обеспечение  учетной информацией собственных и сторонних пользователей, а также предотвращение отрицательных результатов и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения финансовой устойчивости предприятия.

      Задачами  подсистемы «Бухгалтерский учет» являются:

1. Учет основных средств;
2. Учет запасов (сырья, материалов, МБП);
3. Учет труда и заработной платы;
4. Учет затрат на выполнение работ;
5. Учет дебиторской и кредиторской задолженности;
6. Учет денежных средств;
7. Учет собственного капитала;
8. Финансовые расчеты;
9. Сводный учет и составление отчетности.

      Для решения задач подсистемы ведется анализ и учет информации отображенной в первичных документах.

      Для зачисления денег  на расчетный счет, а также перечисления их с расчетного счета предприятие предоставляет  банку платежное поручение. В  этих документах указывается сумма денежных средств, дата предоставления поручения и обязательно должны быть подписи директора (или его заместителя) и главного бухгалтера, которые сверяются с карточкой, хранящейся в банке.

      Для учета операций с наличными денежными  средствами на расчетном счете применяются следующие первичные документы:

      1. Объявление на взнос наличными  – применяется для зачисления  денежных средств, оставшихся  в кассе предприятия (несвоевременно  выданной заработной платы и  т.д.), в котором указывается сумма  взноса, его характеристика, дата выписки, номер документа и подписи кассира и главного бухгалтера;

      2. Чек – предназначен для выдачи  денежных средств наличными с  расчетного счета. Как правило,  чек находится в чековой книжке, которая выдается предприятию  банком. При получении наличных денег заполняется чек и корешок чека, при этом там и там указывается сумма денежных средств, подлежащих получению, цели, на которые эта сумма получается (хозяйственные нужды, выплата заработной платы и т.д.), обязательна подпись руководителя предприятия и главного бухгалтера. Чек остается в банке, а корешок как оправдательный документ - в кассе предприятия.

      Поступление и выдача денежных средств из кассы  осуществляется на основании следующих  первичных документов:

      - поступление  -  приходный кассовый ордер,

      - выдача -  расходный кассовый ордер.

      Основными реквизитами этих документов являются:

      – наименование;

      – номер документа;

      – дата выписки;

      – от кого или  на какие цели получен;

      – сумма прописью.

      Приходный кассовый ордер подписывается кассиром и главным бухгалтером, а также к нему прикладывается квитанция, которая отрывается и отдается лицу, внесшему деньги. Расходный кассовый ордер выписывается главным бухгалтером и подписывается руководителем и главным бухгалтером и передается в кассу предприятия.

      Первичные документы являющиеся основой для  учёта производственных запасов:

      – доверенность (подотчётным лицам для получения материальных ценностей), в котором фиксируется информация о подотчетном лице (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность), цель, на которую выдается, дата выдачи и подписи сторон;

      – журнал учёта выданных доверенностей;

      – приходный ордер (им оформляется поступление производственных запасов на склад, составляется в день поступления запасов материально ответственным лицом), где отражается вид материала, единица измерения, количество, цена, общая сумма приобретения, дата поступления и подписи главного бухгалтера и поставщика или подотчетного лица;

      – лимитно-заборная карта (составляется для учёта отпуска-расхода производственных запасов);

      – карточка складского учёта (ведется на складе и составляется для каждого номенклатурного номера производственных запасов; в ней указывается остаток данного материала на начало месяца, приход, расход и выводится остаток на конец месяца);

      – реестр приёмки-сдачи документов (отражаются все приходно-расходные документы, которые передаются в бухгалтерию);

      – ведомость учёта остатков запасов на складе (фиксируются данные - из карточек складского учёта, где выводятся остатки).