Сфера применения расчета наличными деньгами

Никаких подчисток, помарок или исправлений в  кассовых документах не допускается.

Деньги по приходным  и расходным кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов.

Приходные и  расходные кассовые ордера или платежные  ведомости на руки, лицам, вносящим или получающим деньги, не выдаются.

Приходные и  расходные кассовые ордера имеют  раздельную (отдельно по приходным и по расходным ордерам) нумерацию без пропусков и регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Журнал регистрации  построен таким образом, что по его  данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Кассовая книга  на предприятие ведется кассиром. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются мастичной печатью Кип-Агентства "Дело". На последней странице книги делается запись: "В настоящей книге всего пронумеровано страниц ..." и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах  под копировальную бумагу. Второй экземпляр отрывается и представляет собой отчет кассира, а затем подшивается к кассе за тот период, за который он составлен.

Подчистки и  исправления в кассовой книге  запрещены, за исключением исправлений, сделанных корректурным способом и заверенных подписями кассира и главного бухгалтера.

Кассовая книга  ведется ежедневно с расчетом остатков на конец каждого дня.

Для учета наличия  движения денежных средств в кассе  предприятия используется активный счет 50 "Касса".

Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы поступивши в кассу,  а по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере по этому счету в бухгалтерии. ( Приложение 6).

Основанием для  заполнения журнала-ордера по счету 50 "Касса" служат отчеты кассира.

Ревизия кассы. Кассир несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей  и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб предприятию.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств  в кассе производится на предприятие  согласно Положения о бухгалтерском  учете и отчетности не менее одного раза в месяц.

Ревизия кассы  проводится неожиданно комиссией назначенной приказом руководителя предприятия в присутствии  кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги.

Расписка, на выданные суммы наличными, не оформленные  расходными кассовыми ордерами, в  остаток по кассе не включаются. Хранение денежных средств, не принадлежащих КИП-Агентству "Дело" запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв.15).

На оборотной  стороне акта материально ответственное  лицо пишет объяснение, о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации.

Выявленные излишки  наличных денег приходуются с  последующим перечислением их в  доход предприятия:

Дт счета 50 "Касса"

Кт счета 80 "Прибыли и убытки"

В случае выявления  недостач их суммы взыскиваются с  материально ответственного лица (кассира) и оформляются следующей записью:

Дт счета 84 "Недостачи  и потери от порчи ценностей"

Кт счета 50 "Касса"

и

Дт счета 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям"

Кт счета 84 "Недостачи  и потери от порчи ценностей"

В соответствии с требованиями Указа Президента РФ от 23 мая 1998 года № 1006 "Об осуществлении  комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов  и иных обязательных платежей", Центральный банк выпустил письмо от 30.09.94г. № 113 "О рекомендациях по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями и учреждениями "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации".

В письме банкам поручается организация систематических проверок соблюдения предприятиями условий работы с денежной наличностью, порядка ведения кассовых операций, обеспечить в первую очередь охват проверками организаций имеющих постоянную денежную выручку.

Периодичность и круг предприятий подлежащих проверке, определяются руководителем банка самостоятельно в зависимости от выполнения предприятиями требований порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью.

Периодичность для Кип-Агентства "Дело", назначенная руководителем МДМ-Банка, составляет один раз в год.

При проверке представитель  банка выясняет правильность ведения  кассовой книги, ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходными и расходными документами, расчетно-платежными ведомостями, их оформление, полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке, соответствие записей в кассовой книге данным банка (по сумам полученным из банка и. сданным в банк). В случае расхождения между данными банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений.

Проверяется также  целевое использование наличных денег, полученных в банке (на цели указанные  в чеке) и расходование наличных денег из выручки.

Одним из важных элементов проверки является проверка соблюдения предельного уровня расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (10000 рублей)* и установленного банком лимита кассы.

Результаты проверки оформляются справкой о кассовых операциях

(ф. № 0488028). Справка подписывается руководителем,  главным бухгалтером предприятия и представителем банка.

Если при проверке, нарушений не установлено, проверяющий  ограничивается заполнением справки  с указанием, что проверка произведена  в соответствии с требованиями порядка  ведения кассовых операций и замечаний не установлено.

В случаях установления нарушений банк направляет в налоговые  органы, по месту учета налогоплательщиков, представления с приложением  копий справок по указанным проверкам  для принятия мер финансовой и  административной ответственности. Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на генерального директора Кип-Агентства "Дело", главного бухгалтера и кассира. Лица виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

За несоблюдение условий работы о денежной наличностью  и Порядка ведения кассовых операций в соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1994г. №1006 с предприятия  могут взиматься следующие

штрафы:

- в 2-х кратном размере произведенного платежа - за превышение предельного лимита расчетов наличными денежными средствами с другими организациями;

- в 3-х кратном  размере неоприходованной суммы  за неоприходованные или неполного  оприходование в кассу денежной  наличности;

- в 3-х кратном  размере выявленной сверхлимитной  кассовой наличности - за несоблюдение  действующего порядка хранения  денежных средств, а также за  накопление денег в кассе сверх  лимитов.

На руководителей  организации, допустивших указанные  нарушения, налагается административный штраф в размере 50-кратной величины установленной минимальной месячной оплаты труда.

Существенные  ограничения по порядку осуществления  кассовых операций устанавливает Указ Президента PФ от 18 августа 1996 года №1212. В соответствии с данным Указом организации запрещено вносить из кассы наличные денежные средства непосредственно на расчетные счета других лиц (юридических и физических), минуя свой счет.

За несоблюдение этого порядка налоговые органы налагают штраф в 2-кратном размере  суммы произведенного взноса.

Организациям  запрещена прямая выплата наличных денежных средств физическим лицам  и организациям по операциям с  векселями либо в целях возврата платежей, поступивших в виде предоплаты по контракту, выполнение которого было прекращено. За нарушение данного порядка налоговые органы налагают штраф в размере суммы наличных денежных средств, выданных через кассу организациям и физическим лицам.

Как уже отмечалось ранее, для учета расчетов с населением организации обязаны использовать контрольно-кассовые машины.

Если организация  в силу специфики своей деятельности не имеют возможности применять  контрольно-кассвые машины, то в  качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут  использоваться формы бланков документов, утвержденных Минфином России.

За нарушение  требований Закона РФ " 0 применении контрольно-кассовых машин", применяются  штрафные санкции к организациям от 10-кратной до 350-кратной величины установленного размера минимальной  месячной оплаты руда в зависимости от характера нарушения (в случае ведения расчетов с населением без контрольно-кассовых машин - 350-кратная величина, при использование неисправных машин - 200-кратная величина; если не вывешен ценник на продаваемый товар или прейскурант на оказываемые услуги - 100-кратный размер; в случае невыдачи чека или занижения суммы в чеке - 10-кратная величина, но не менее 20% от стоимости покупки). 

При расчетах с  подотчетными лицами, прежде всего, определяют круг работников предприятия, являющимися  подотчетными лицами, то есть работниками, получившими авансом наличные суммы денежных средств на административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Надо также  отметить, что список подотчетных  лиц утверждается генеральным директором предприятия.

Размеры выдаваемых сумм ограничены: выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия (500 рублей).

Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и  ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда в оба конца, суточных и расходов по найму жилого помещения.

Выдача наличных денежных средств под отчет на командировку оформляется командировочным  удостоверением и расходным кассовым ордером.

Указанные суммы  на командировочные расходы включаются в себестоимость продукции.

В течении трех дней по возвращению из командировки подотчетное лицо отчитывается за полученные и израсходованные суммы.

С этой целью  им составляется авансовый отчет на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение.

После проверки бухгалтером авансового отчета и  определения суммы к отчету, последний, утверждается генеральным директором предприятия и принимается к учету.

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом  в кассу по приходному кассовому  ордеру, а перерасход выдается из кассы  по расходному кассовому ордеру в  день сдачи авансового отчета.

Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному авансу.

У лиц не предоставивших отчеты и оправдательные документы  в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или  не возвративших в кассу предприятия  остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы данную задолженность в порядке, предусмотренном законодательством.

Учет по расчетам с подотчетными липами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Счет является активно- пассивным, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданного под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные суммы).