Законодательные и нормативные акты по составлению и оформлению документов

       Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

       Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается ссылка: (приложение 1) или: (приложение3). На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению Правительства Российской Федерации

от27 января 1997 г. №18 

или: 

УТВЕРЖДЕНО

постановлением  Правительства

Российской  Федерации

от 27 января 1997 г. №1177

       Проект  постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и соответственно виза руководителя юридической службы.

       Постановления подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

       Приложение  №1

       Решение

       РЕШЕНИЕ - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

       Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или  более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

       Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем исключением, что ключевым словом текста является глагол "РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например:

       "Коллегия  РЕШИЛА…" или: "Совет директоров  РЕШИЛ…"

       Приложение  №2

       Приказ

       ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем  организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

       В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основой деятельности и личному составу.

       Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому подобных случаях.

       Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

       Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников.

       Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

       Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект".

       Приказы по организационным вопросам и основной (производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

       Проекты приказов составляются на основе тщательного  и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

       Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности  кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу  строится по схеме "О чем?", например:

       "О  создании филиала общества в  г. Твери"

       "Об увеличении уставного капитала общества"

       текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер:

       "В  соответствии с Положением о  создании, реорганизации и ликвидации  филиалов и представительств общества, утвержденном Советом директоров общества 15.05.1996, и на основе решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Твери (протокол от 18.03.1997 №1)

       ПРИКАЗЫВАЮ: …"

       Если  проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

       Если  приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:

       "В  связи с завершением строительства  нового учебного корпуса по  ул. Металлистов, д. 37а

       ПРИКАЗЫВАЮ: …"

       Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

       Распорядительная  часть приказа излагается в повелительной  форме от первого лица единственного  числа и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

       Распорядительная  часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

       Пункт распорядительной части, содержащей поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

       Количество  исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

       Приказы подписываются руководителем организации  или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Локальные нормативные акты организации

 

     Очень часто в литературе по кадровому  делопроизводству употребляется термин - локальные нормативные акты. В  справочниках дается подробное разъяснение  этого термина. Многие статьи журналов, освещающих проблемы кадровых служб, не раз писали о необходимости принятия данных документов в каждой организации.Но далеко не во всех организациях в наличии данная документация.

     В соответствии со статьей 68 п. 3 ТК РФ работодатель при приеме на работу обязан ознакомить работника с действующими в организации локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника.

     Локальные нормативные акты - документы, разрабатываемые  для регламентации трудовых отношений  в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями¹.

     О составе локальных нормативных  актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

     Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ)

     Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ)

     Документы, устанавливающие порядок обработки  персональных данных работников, их права  и обязанности в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ)

     При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ)

     График  отпусков (ст. 123 ТК РФ)

     Наряду  с прямо предусмотренными ТК РФ локальными актами работодатель может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками, например: положение о персонале, положения о структурных подразделениях (отделах), должностные инструкции.

     Остановимся на таком документе, как должностная  инструкция. Необходимы ли они в  организации? Какую роль играет данный документ в регулировании трудовых отношений между работником и  работодателем? Должностная инструкция - организационно-распорядительный документ, в котором определяется место работника в организации, основные функции, конкретные обязанности, функциональные права и ответственность при осуществлении деятельности в определенной должности.

     Отсутствие  четко разработанных регламентов, инструкций и прочих режимных элементов всегда предоставит возможность работодателю выразить свое недовольство качеством и объемом результатов труда сотрудников. Общее правило: если вы хотите неразберихи, никогда не занимайтесь регламентированием труда и не тратьте времени на разработку управленческой документации.

     Несмотря  на то, что в последние годы все  больше руководителей начинает понимать необходимость и полезность разработки различного рода организационной документации, существует еще много компаний, где  руководство не озабочено разработкой всех необходимых регламентов, в таком случае допускаются следующие ошибки:

     ОШИБКА 1: абсолютное отсутствие должностных  инструкций.

     Все обязанности «передаются на словах». Руководство считает, что «лучше душевно поговорить, чем марать тонны бумаги».

     ОШИБКА 2: формальный подход к написанию  должностных инструкций.

     Когда инструкции созданы для отчетности и не используются в реальной жизни, кандидат выходит на работу, слабо  представляя себе, круг своих обязанностей, первое время «плавает» в выборе наиболее важных из них и обычно выбирает для регулярного выполнения только то, что наиболее интересно или не составит труда выполнить. Эта ситуация становится особенно критичной тогда, когда это касается работы «прибылеприносящих» сотрудников. Так, например, в деятельности менеджеров отдела продаж часто вытесняется трудная и не всеми любимая работа по привлечению и «обхаживанию» новых клиентов.