Выявление особо ценных документов

- наличие украшений на обложке, иллюстрации или украшения текста; язык документов, отличный от языка остальных документов фонда;

- печати;

- наличие прилагаемых образцов бумаги, тканей и др.

     Данные  о степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела приводятся после заголовка и аннотации с новой строки. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 3. Учет и хранение особо ценных документов

 3.1 Страховой фонд  особо ценных документов

     Учёт  особо ценных документов (Приложение 3) ведётся по списку фондов, содержащих особо ценные дела, описям особо ценных дел и реестрам описей особо ценных дел.  На особо ценные и уникальные документы организации путем микрофильмирования создаются страховые копии (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).

     Совокупность  страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд.

     Страховой фонд – это совокупность страховых  копий. Он создается для сохранения ценной документационной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов.

     Страховая копия особо ценного документа  на бумажной основе – это негативный микрофильм на фотопленке.

     Фонд  пользования – позитивный микрофильм, изготовленный с негативного  микрофильма.

       Страховой фонд создается в  целях сохранения ценной документной  информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.

       Фонд пользования может создаваться  также целевым порядком по  наиболее используемым документальным  комплексам путем ксерокопирования  или создания копий документов  на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.

     Страховой фонд и фонд пользования создаются  в порядке, установленном Федеральной  архивной службой России.

     Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления. Графа 1-я списка фондов служит для учёта количества фондов, содержащих особо ценные дела. Порядковый номер, проставляемый в этой графе, является вспомогательным и в других учётных документах не используется. В графе 2-й за фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Графа 3-я заполняется по последнему названию фонда. В графе 4-й указываются номера описей, присвоенные им по листу фонда, в которых содержатся особо ценные документы. В учётных документах фондов, содержащих особо  

ценные  документы, отметка ОЦ, проставляемая  к номеру фонда, номеру описи, является служебной и не входит в шифр фонда, описи, дела.

     На  фонды, по которым выявление особо  ценных дел завершено, составляются дополнительные карточки фондов, которые представляются в Центральный фондовый каталог (ЦФК) Глав архива СССР и фондовые каталоги архивных управлений (отделов). На лицевой стороне карточки фонда проставляется штамп «ОЦ», название архива, номер фонда и объём особо ценных дел.

     Фонд  пользования размещается в зависимости  от вида носителя копий. Копии фонда  пользования на бумажной основе (в  том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными документами  на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров архивного фонда и дел. Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в архивохранилищах с нормативным для них режимом хранения. В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дела в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.

3.2 Опись особо ценных  документов

       Архивная  опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный  перечень единиц хранения архивного  фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания (Приложение 2). 

      Описи составляются отдельно: на дела постоянного  хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных  только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.). На выявленные особо ценные и уникальные документы каждого фонда, хранящегося в архиве, составляется опись особо ценных документов, которая рассматривается ЭК организации, согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем организации. Опись особо ценных дел составляется в 4-х экземплярах по мере их выявления. Опись особо ценных дел может быть заведена на дела одной или нескольких описей в зависимости от количества в них особо ценных дел. Описи особо ценных дел составляются на каждый фонд отдельно. К описи оформляется титульный лист (Приложение 1). Первые экземпляры описей хранятся единым комплектом в порядке номеров фондов, описей. При передаче страховых копий особо  

ценных  дел в спецхранилище поступает  экземпляр описи этих дел вместе с первой партией страховых копий.

В опись  особо ценных дел дела вносятся строго в порядке номеров описей дел. Если большинство дел по описи  являются особо ценными, отдельная  опись особо ценных дел не составляется, а копируется имеющаяся опись, и к ней оформляется новый титульный лист и переводная таблица от номера дела к номеру единицы учёта страховой копии. Графы с 2-й и по 6-ю в описи особо ценных дел заполняются на основании имеющихся в архиве описей дел. Сведения о копировании дел в целях создания страхового фонда (графа 7-я) вносятся в описи особо ценных дел по мере проведения копирования. В итоговой записи указывается общее количество дел, включённых в данную опись на основании графы 1-й. По завершении копирования всех дел в данной описи в итоговой записи указывается: «Все дела по данной описи скопированы», дата, должности, подписи.

3.3 Хранение особо  ценных документов

     В целях обеспечения длительной сохранности  особо ценные документы размещаются в отдельном хранилище или в отдельной изолированной части хранилища. Помещение, выделяемое для хранения особо ценных документов, должно отвечать следующим требованиям:

1. Быть  изолированным от служебных и  вспомогательных помещений, а также удаленным от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых и химических веществ;                                                        2. Иметь удобный для эвакуации выход.

Размещение особо ценных документов в подвальных, полуподвальных помещениях не допускается. Особо ценные дела должны храниться на металлических стеллажах в коробках или бумажной упаковке в горизонтальном положении. На ярлыках коробок и связок, в которых находятся особо ценные дела, проставляется штамп. Допускается хранение документов в стационарных отсеках-сейфах, а также в специальных шкафах-сейфах. Для обеспечения длительной сохранности особо ценных документов на бумажной основе в хранилищах должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура воздуха +17 - +19 градусов, относительная влажность -50 -55%.

        

     Хранилища должны быть оборудованы кондиционерами.  Хранилища, стеллажи, коробки или  упаковки с особо ценными делами должны подлежать обязательному ежегодному обеспыливанию.

         Особо ценные дела хранятся, обособлено от остальных в архиве; размещаются вблизи выходов из хранилищ и в первую очередь подлежат эвакуации. Для них должны быть созданы наиболее оптимальные условия хранения и строгий охранный и противопожарный режим.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 

     Значение  и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые  документы необходимы только для  оперативной работы с ними в течение  ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно.

     В заключение курсовой работы можно сделать следующие выводы.

     Во-первых, особо ценный документ – это документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

     Во-вторых, к особо ценным документам относятся документы, обладающие особой значимостью, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории развития, невосполнимые при возможной утрате с точки зрения их информативности, юридического значения, автографичности, внешних признаков. При выявлении уникальных документов в первую очередь рассматривается общекультурная значимость отдельного документа, его реликвийность, мемориальность, единственность в своем роде по содержанию и месту в истории края.

     В-третьих, в отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  использованных источников 

1. ГОСТ 7.48-2002 СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения.

2. Основные правила  работы архивов организаций. М.: ВНИИДАД, 2002

3. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» от 18 января 2007 г. № 19.

4. Решение коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 28.03.2005 № 5 «Об обеспечении сохранности и упорядочении архивных документов федеральных органов исполнительной власти, упраздненных Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»». 

5. Федеральный  закон "Об архивном деле  в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение 1. Форма титульного листа описи особо ценных дел  
 
 
 
 
 
 

__________________________________________

     (название государственного архива)

__________________________________________

(название  фонда) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Фонд N ___________ 

ОПИСЬ ОСОБО  ЦЕННЫХ ДЕЛ 

__________________

(крайние  даты дел) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение 2. Форма описи особо ценных дел  

УТВЕРЖДАЮ 

Наименование  должности

руководителя  организации 

Подпись        Расшифровка подписи