Возникновение делопроизводства

Деловые и личные качества при выполнении определенной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правил приема посетителей и эффективное  применение на практике невозможно без  наличия у секретаря таких  личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.

В сложившейся  практике оценки труда секретарей принято  выделять следующие деловые качества:

1.Профессиональное  мастерство.

Это качество подразумевает  владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных  квалификационной характеристикой: умение стенографировать, печатать на пишущей  машине, знание основ работы с документами, правил орфографии и пунктуации и  т. п.

2.Инициативность.

Секретарь должен проявлять самостоятельность и  инициативу в решении вопросов своей  компетенции, не дожидаясь специальных  указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, не будет преждевременным или ошибочным.

3. Организованность.

Умение организовать свое рабочее место, рационально  спланировать распределение обязанностей по времени, обеспечить своевременное  выполнение каждодневных операций.

4. Ответственность.

Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность  по задачам, поставленным руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается, как  правило, с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что его  секретарь может работать самостоятельно и способен грамотно решать такие  вопросы, как оформление и составление  документов, расшифровка стенограмм и пиктограмм, оповещение участников совещаний и т. п.

5. Пунктуальность.

Умение не только правильно спланировать мероприятие, но и строго выполнять их в установленное  время. Недопустимы опоздания секретаря, как на работу, так и на деловые  встречи, совещания, заседания. Пунктуальность должна проявляться и в своевременности  подготовки документов, доклада их руководителю.

6. Осведомленность. 

Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах того направления деятельности, в  котором работает его руководитель и учреждение в целом, знать положение  дел и состояние решения вопросов в отрасли, последние достижения и проблемы; быть в курсе событий, происходящих в подразделении и  учреждении.

7. Дипломатичность,  умение хранить  служебную тайну.

При решении  различных вопросов: подготовке документов, беседе с посетителями и по телефону - использовать только фактическую, строго проверенную информацию. Недопустимо  разглашать информацию, имеющую секретный  характер, а также информацию, которая  хотя и верна, но может нанести  ущерб делу или отдельным лицам. Секретарь должен быть тактичен, вежлив и доброжелателен с собеседником, независимо от личного отношения  к нему. Прежде всего, нужно думать о деле и стараться сделать  его максимально хорошо в пределах возможного. Нужно правильно хранить  документы, не допуская свободного доступа  к ним других сотрудников.

8. Хорошая память.

Это качество обеспечивается секретарем не только за счет развития своих способностей, запоминая информации, но и за счет рационального использования  возможностей современной оргтехники и справочно-информационного аппарата. В современной науке имеется  целый ряд рекомендаций по развитию зрительной и слуховой памяти. Хорошо известны такие приемы, как подчеркивание  основных слов текста, выделение главной  мысли и опорных моментов текста, запоминание их путем неоднократного повторения: помогают секретарю в  развитии памяти и различные картотеки, справочники и т. п.

9. Преданность работе.

Любовь к избранной  профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию  профессионального мастерства –  необходимое условие того, чтобы  стать не просто квалификационным исполнителем, а настоящим секретарем, первым помощником руководителя.

Для того чтобы  выработать и развить названные  деловые качества, секретарю нужно  воспитывать в себе и целый  ряд личных качеств. Большинство  из этих качеств закладывается в  человеке воспитанием в семье  в школе. В зависимости от полученного  воспитания степень их развития у  разных людей различна, многое здесь  определяется индивидуальными склонностями, привычками, типом нервной системы. Какие же личные качества важно иметь  секретарю руководителя? На этот вопрос существует много различных мнений, поскольку немаловажным фактором является еще и совместимость, т.е. возможность  успешной совместной работы двух личностей  – секретаря и руководителя. Выделим  наиболее существенные качества, необходимые  секретарю.

10. Интеллигентность.

Это качество подразумевает  способность и умение секретаря  тактично, вежливо вести беседу; сдерживать и не проявлять отрицательные  эмоции; соблюдать принятые в нашем  обществе нормы поведения и общения; следить за культурой своего внешнего вида и рабочего места.

11. Трудолюбие.

Это качество вырабатывается в человеке с детских лет. Однако это не значит, что если оно не воспитано в детстве, то невозможно выработать его в себе. Будучи уже  взрослым человеком. Приучить себя выполнять  нужную для дела работу одновременно. С хорошим качеством не обращая  внимание на собственное нежелание  трудится, нелегко, но вполне по силам  каждому, поставившему перед собой  такую цель. Воспитание трудолюбия – необходимое качество каждого  человека независимо от того, какую  должность он занимает, на каком  участке работает.

12. Добросовестность.

Секретарь должен обязательно выполнять ту работу, результаты которой важны для  решения тех или иных задач. Если обещал выполнить что-либо, необходимо сдержать слово. Даже если результат  будет нежелательный, у секретаря  должна быть уверенность, что он сделал все от него зависящее. Не следует  перекладывать на других сотрудников  свои обязанности с тем, чтобы  избежать ответственности или переложить вину на другого человека за неисполненную  или плохо выполненную работу.

13. Отзывчивость и  умение адаптироваться.

Специфика труда  секретаря требует от него готовности оказать помощь другим в любое  время и, особенно в напряженных  ситуациях. Нужно уметь быстро переключатся с одного вида на другой, правильно  рассчитывать время, особенно в период больших нагрузок.

14. Скромность.

Это личное качество входит в общее понятие интеллигентности, культуры человеческой личности. По роду своей работы секретарь располагает  значительным объемом информации и  довольно большими полномочиями, т.к. является первым помощником руководителя и может  в определенных ситуациях действовать  от его имени. Недостаточная скромность может привести к злоупотреблениям с его стороны, нетактичному поведению, чванству и т.п.

15. Аккуратность.

Всякая небрежность  в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места  создает очень неблагоприятное  впечатление о самом секретаре, даже в том случае, если он обладает необходимыми и личными качествами. Следует помнить что “секретарь – лицо учреждения”, а лицом самого секретаря является качество выполняемой  им работы, культура рабочего места  и внешнего вида.

16.Доброжелательность.

В общении с  посетителями, сотрудниками и руководством секретарь всегда должен быть готов  прийти на помощь, оказать максимальное содействие, пойти в случае необходимости  на некоторые личные неудобство ради общего дела. Любой человек, обратившийся к секретарю за помощью, должен быть уверен, что все возможное будет  сделано. В разговоре нужно употреблять  вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на “ты”. Если секретарь  знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для  собеседника негативной, то он постарается  изложить ее как можно более тактично, деликатно.

Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю можно отметить и такие, как умение быстро внимать в суть событий или явлений: общительный  характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, артистизм  – качество, которое поможет секретарю  преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне прием посетителей  и т.п. чувство юмора: способность  к самостоятельному обучению, расширению кругозора.

Все названые качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и  ответственная подготовка к работе в избранной профессии.

Он должен быть уверен, что все возможное будет  сделано. Вразговоре нужно употреблять  только вежливые формы, не допускать  фомильярности, обращения на “ты”.

Если секретарь  знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для  собеседника негативной, то он постарается  изложить ее как можно более тактично, деликатно.

Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений; общительный  характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, артистизм  – качество, которое поможет секретарю  придать личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне прием посетителей  и т.п.; чувство юмора; способность  к самостоятельному обучению, расширению кругозора.

Все названные  качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и  души, настойчивая и ответственная  подготовка к работе в избранной  профессии. 

Т Р Е Б О В  А Н И Я К  В Н Е Ш Е  М У

В И Д У С Е  К Р Е Т А  Р Я. 

Приходящие в  учреждение посетители обращаются за помощью, как правило, именно к секретарю. От того, как выглядит секретарь, в  значительной степени формируется  мнение об учреждении в целом. Для  секретаря приемной в равной степени  неуместны джинсовые брюки, декольтированное бархатное платье, обувь кроссового типа и домашние тапочки. Каких же норм нужно придерживаться секретарю? Они не трудны и доступны каждому.

В зависимости  от времени года костюм секретаря  может быть различным как по цвету, так и по используемым тканям. Важное требование к костюму - –трогость  и элегантность, соответственные  направлениюмоды. Главное: о чем  нужно помнить: костюм должен быть удобным, практичным, достаточно строгим. Не рекомендуется  дополнять рабочий костюм броскими, громоздкими украшениями, неуместны  будут и крупные драгоценные  украшения. Неприятное впечатление  производят руки, унизанные кольцами. Не следует превращать себя в витрину  для бижутерии. Украшения должны подчеркивать достоинства костюма  и его хозяйки. В тон костюма  следует подбирать туфли. Обувь  должна быть удобной. Для работы должна быть сменная обувь, так как находиться в помещении в течении рабочего дня в уличной обуви, например в зимних сапогах, вредно для здоровья.

Секретарь должен помнить о личной гигиене. Не следует  пользоваться парфюмерными веществами, имеющими резко выраженный запах.

Руки секретаря  всегда должны быть в идеальном порядке. Ногти не должны быть слишком длинными, чтобы не мешать работе на пишущей  машинке. Лак для ногтей лучше  подобрать спокойного тона и следить  за тем, чтобы он покрывал весь ноготь, был светлым.

Прическа секретаря  должна быть аккуратной, к лицу, гармонировать  с костюмом и окружающей обстановкой. Недопустимы длинные распущенные  по плечам волосы, челка, закрывающая  глаза.

Нередко модные девушки увлекаются излишними украшениями  своего лица средствами косметики, пользуються  яркой помадой, румянами, тенями для  век. Для секретаря это недопустимо. Главное в пользовании косметикой – чувство меры. Дневной макияж должен быть незаметен для постороннего взгляда.

Весь внешний  вид секретаря должен быть тщательно  продуман, современнен и аккуратен. 

К У Л Ь Т У  Р А Р А Б  О Ч Е Г О  М Е С Т А 

С Е К Р Е Т  А Р Я  

Рабочее место  секретаря должно отвечать всем эргономическим требованиям,обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты  времени и сил на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять  секретарь – это исключительный порядок и чистота, как в помещении, так и на самом рабочем месте. Совершенно недопустимо, чтобы в  помещении приемной курили, а из цветочниц торчали окурки.

Некоторые секретари  считают, что освещение и поддержание  порядка не их задача. На работе за внешний  вид приемной отвечает секретарь.

Само название помещения – приемная - говорит  о том, что здесь посетители ожидают  приема их руководителем. Задача секретаря  – сделать все необходимое, чтобы  посетитель чувствовал себя удобно.

Допускается размещение на стенах информационных стендов или  таблиц с указанием времени приема посетителей. Все информационные надписи  должны быть выполнены грамотно.

Как на столешнице рабочего места секретаря, так и  в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту.

Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть четко систематизированы, легко  обозримы. Принадлежности для макияжа  лучше хранить в касметической  сумочке или же выделить постоянное место в ящике стола.