Возникновение и история развития делопроизводства в России

     Возникновение и история развития делопроизводства в России 

1. Столбцовое (приказное) делопроизводство.

     На  раннем этапе развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система делопроизводства еще не в полной мере была востребована самой системой управления.

     Постепенное накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально  их состав пополнялся за счет церковных  псаломщиков и дьяконов. Параллельно  стали вырабатываться устойчивые образцы  обращений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных  наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными  «пособиями» по делопроизводству.

     Устанавливаются приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках)» элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии ее хранения и использования.

     С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и  аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной  и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется  и система документационного  обеспечения этого аппарата.

     Высшим  государственным учреждением стала  боярская дума, сложившаяся из эпизодически собиравшихся князем совещаний бояр и «ближних людей» для решения  вопросов государственного значения. В целом полномочия думы были неопределенны  и безграничны.

     «Офисы» того времени, называвшиеся приказными избами, или приказами, формировались  под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждении- приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в.

     В делопроизводстве приказов использовалась достаточно древняя «столбцовая техника делопроизводства» - собирался свиток из подклеенных друг к другу листов - столбец, столбик. Составные части столбца назывались «поставами», так же или мостами назывались и сами места склейки листов. Столбец мог быть и одним многостраничным документом, а мог включать совокупность документов по какому-либо признаку - географическому, корреспондентскому, вопросному.

     Процедура подготовки документов в приказном  делопроизводстве включала следующие  основные этапы:

• поступление документа на рассмотрение;
• подготовка дела к «докладу»;
• рассмотрение и решение дела;
• оформление документа, содержащего решение.

     Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все  существовавшие в тот период документы  группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество  разновидностей.

     Таким образом, история делопроизводства в XVI-XV11 вв. показывает, что в связи  с созданием системы центральных  и местных учреждений образуется и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета. 

2. Коллежское  делопроизводство.

     Отсутствие  в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число  учреждений, запутанность их взаимоотношений  между собой и в управлении территориями побудили Правительство  искать новые формы государственного устройства.

     После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения, нового типа и нормативное обеспечение, точно определяющие их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежние учреждения - приказы - были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

     Первоначально каждая коллегия руководствовалась  своим регламентом, затем законодательной  основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент» ввел систему  делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях  получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегий.

     Следует отметить особенность регистрации  документов в коллежской системе  делопроизводства, которая заключалась  в том, что регистрация сопровождала документы в течение всего  процесса производства дела, а после - и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному  чиновнику, который расписывался в  получении и, не распечатывая, передавал  в присутствие.

     В коллежском делопроизводстве существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются  «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало их составлять. Также в коллежском делопроизводстве из текста выделяется и становится самостоятельным элементом формуляра документа дата, во многих документах она пишется теперь под текстом с левой стороны листа: «Сентября 16 дня 1746 года». Сама дата с того же 1700 г. переведена на летоисчисление не от Сотворения мира, а на 5508 лет позже, от Рождества Христова.

     В делопроизводстве появились совершенно новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция и др. Между собой  коллегии переписывались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

     В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось  значительным увеличением письменной работы и формальностей. Однако даже значительно увеличенные по сравнению  с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел.

     XVIII в. в развитии делопроизводства - это усиление на законодательном уровне регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности. 

3. Исполнительное  делопроизводство.

     «Общее  учреждение министерств» от 25 июня 181 i г стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.

     Министерство  возглавлял министр, а в его отсутствие- единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним.

     Рабочий аппарат министерств состоял  из департаментов. Они делились на отделения, отделения - на столы. В каждом департаменте также создавался совещательный  орган из директора департамента и начальников отделений - общее  присутствие.

     Получили  окончательное и единообразное  устройство канцелярии как специальные  подразделения, где было сосредоточено  все «письмоводство» (т.е. делопроизводство).

     «Общим  учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства  дел» во всех учреждениях и их структурных  подразделениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:

• порядок вступления дел;
• движение их, или собственно так называемое производство;
• отправление дел;
• ревизия;
• отчеты.

     Таким образом, были выделены основные этапы  работы с документами: организация  приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация  документов и контроль за их исполнением, отправка документов.

     В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления  документов. Во многом он также регламентировался  законодательством.

     До 60-х гг. XIX в. был распространен  коллежский порядок составления  документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория  вопроса. Позже этот порядок был  заменен составлением справки, в  которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта.

     Законами  устанавливались определенные правила  составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.

     В XIX в. документы стали изготавливаться  на бланках. Бланком назывался лист, в левом углу которого делались «бланковые надписи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления  документа, номер его по журналу  исходящих документов, заголовок  к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили  типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

     В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов.

     В исполнительном делопроизводстве устанавливается  более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки  документов в дела оставался предметно- вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы. 

4. Делопроизводство  в России в XX в.

     Современные российские технологии документационного  обеспечения управления развивались  постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.

     После октябрьского переворота 1917 г. для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и  прочие не имеющие специального образования  кадры. Уровень документационного  обеспечения управления понизился, а любая власть объективно нуждается  в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

     Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих  местах оставались и многие царские  чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.

     Для улучшения качества оформления документов 2 марта 1918 г. было принято постановление  «О форме бланков государственных  учреждений». В нем перечислялись  обязательные реквизиты бланков  документов, много внимания уделялось  упрощению и рационализации делопроизводства. 8 декабря 1918 г. было издано постановление  «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

     Интересные  и перспективные разработки проблем  делопроизводства велись также в  Государственном институте техники  управления (1926 г.). Изучение вопросов проходило  по следующим основным направлениям: