Возникновение и история развития делопроизводства в России

• документооборот учреждений и методы его оптимизации;
• способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации;
• контроль исполнения документов;
• хранение документов.

     Предлагаемая  новая система делопроизводства основывалась на общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:

• организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
• регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной 
  форме;
• отказ, где возможно, от регистрации вообще;
• число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
• справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;
• контроль исполнение должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;
• наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

     В 1928 г. Государственным институтом техники  управления совместно с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

     В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нем был аккумулирован передовой  практический опыт, накопленный к  тому времени различными ведомствами  и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.

     В 1963 г. архивная служба выпустила «Основные  правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий  СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и  архивов.

     В 1966 г. в рамках архивной службы был  учрежден Всесоюзный научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой государственной системы  делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта «Основных положений» ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и  права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. «Основные положения» ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке  и технике и рекомендованы  министерствам, ведомствам и организациям для использования.

     Утвержденная  в 1988 г. начальником Главного архивного  управления «Государственная система  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и  службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации  делопроизводства в нашей стране. Необходимо отметить, что при неоднократных  переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались  и добавлялись отдельные положения.

     В конце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного  контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не стало повсеместным.

     Таким образом, традиционная российская технология процессов документационного обеспечения  управления с XVIII в. имеет следующие  особенности:

• четко выраженный, вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации;
• отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;
• ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);
• для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;
• относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;
• основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.

     Основная  проблема данной технологии - централизованное оперативное отслеживание документов, поскольку эта технология требует  как получения своевременной  информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или  их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с  помощью регистрационных и контрольных  карточек.