Возникновение делопроизводства

2.Необходимо  заботится о том, чтобы по  возможности не нарушать распорядок  дня собеседника. Это вполне  выполнимое требование, когда речь  идет о сотруднике своего учреждения  или о постоянных абонентах.  Нужно избегать звонить им  в те часы дня, когда они  заняты срочной работой, участвуют  в совещаниях и т.д.

Постоянной обязанностью секретаря является также не только передавать, но и получать по телефону какую-то информацию, отвечать на запросы, давать справки. В этом случае секретарь  обязан руководствоваться следующими правилами:

1. Для записи  поступающей информации секретарь  должен всегда иметь наготове  бумагу и ручку. В этом случае  гораздо удобнее работать, когда  свободны обе руки, для чего  может быть использован телефонный  усилитель громкости. 

2.Чтобы иметь  возможность быстро ответить  на вопрос о текущих делах,  секретарь должен применять в  работе наиболее рациональные  контрольные и справочные картотеки  и уметь пользоваться ими.

3.Для выдачи  справок секретарь должен иметь  список телефонов своего учреждения, городской телефонный справочник, справочники улиц города, движения  транспорта и т.д.

4.В случаях,  когда для выдачи справки необходимо  специально отыскать какие-то, данные, не следует оставлять телефонный  аппарат и заставлять ждать  собеседника больше чем 1-2 минуты. В течение этого времени следует  один или два раза взять  трубку, чтобы собеседник, зная, что  о нем не забыли и для  него работают.

Если требуются  более продолжительные поиски, необходимо сразу предупредить об этом собеседника  и взять номер его телефона, с тем чтобы не отвлекать его  надолго от работы, а позвонить  ему после того, как будут найдены  интересующие его сведения.

5. Если секретарь  не может ответить на поставленный  вопрос, он должен направить собеседника  к соответствующему компетентному  сотруднику.

Организация совещаний.

Как известно, в  настоящее время задачи управления на всех его ступенях становятся все  более сложными и комплексными. Их невозможно решить без участия многих специалистов, без обсуждения и обмена информацией.

Самое важное в  работе секретаря по организации  совещания - подготовка необходимой  для его проведения документации и своевременное обеспечение  ею всех участников! Полная и заблаговременная информация по вопросам совещания, полученная всеми его участниками, дает возможность  не только сократить время его  проведения, но и повышает его эффективность. Предварительно изучив материал, каждый из участников совещания имеет возможность  высказать обоснованное мнение. А  это способствует принятию наиболее продуманных и эффективных решений.

На этом этапе  работы секретарь обязан: своевременно подобрать необходимые материалы; позаботится о размножении собранных  материалов, для чего он обязан воспользоваться  не только услугами множительного бюро, но и уметь обращаться с рядом  копировальных и множительных аппаратов  и, если совещание проводится лишь узким  кругом специалистов, отпечатать для  него материалы; проследить, чтобы материалы  совещания были своевременно доставлены всем его участникам.

Совершенно иные, чисто организационные задачи должен выполнять секретарь при подготовке конференций или широких, совещаний  с участием представителей других, часто, иногородних предприятий  и учреждений. В этом случае секретарь  обязан: по поручению руководителя оказывать помощь сотрудникам, ответственным  за проведение конференции, в установлении контактов с докладчиками, в установлении контроля за своевременным поступлением и размножением тезисов докладов; организовать заказ и рассылку пригласительных  билетов. Если круг участников совещания  точно установлен и билеты именные, секретарь составляет список участников, по которому производится рассылка материалов и который в последствии служит для регистрации прибывших на совещание.

Оформить места  в гостинице.

Накануне дня  совещания секретарь обязан: если совещание будет стенографироваться, уточнить с соответствующим работником общего отдела или канцелярии расписание работы стенографисток; вместе с работниками  хозяйственного отдела проверить помещение  зала совещаний, соответствие количества мест в зале и в президиуме числу  участников, наличие доски, мела, указки, графина для воды и стакана, исправность  аппаратуры (микрофонов, магнитофонов): проверить, изготовлено ли объявление с указанием в вестибюле, и  таблички с соответствующими надписями, помещаемые у входа в зал и  в места регистрации участников совещания.

В день проведения совещания, примерно за час до его  начала, секретарю необходимо: проверить, развешаны ли таблички с указанием  места совещания и регистрации; проверить состояние зала совещания, наличия необходимой аппаратуры, наполнить графин водой, положить мел  и влажную тряпку у доски, приготовить  кнопки для прикрепления чертежей.

Перед самым  началом совещания секретарь  самостоятельно или с помощью  других сотрудников проводит регистрацию  участников совещания. В тех случаях, когда состав участников известен, рекомендуется проводить регистрацию  по спискам, заранее отпечатанным по форме № 8.

Этот список используется и для рассылки материалов и пригласительных билетов.

Во время совещания  секретарь обязан проследить, чтобы  все документы совещания –  протокол, решения – были оформлены  правильно, в соответствии с существующими  ГОСТами и стандартами на формы  этих документов, разработанными в  настоящее время у нас в  стране.

После окончания  совещания секретарь:

перепечатывает  исправленный и дополненный текст  решения совещания;

контролирует  сроки и качество перепечатки  стенограмм или магнитофонной записи;

устанавливает контакты и поддерживает связь с  теми участниками совещания, которые  должны отредактировать тексты своих  выступлений или принять участие  в исполнении некоторых решений  совещания;

организует заказ  на размножение материалов в множительном бюро или типографии;

согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым  необходимо направить материалы  совещания;

организует вместе с работниками экспедиции рассылку материалов совещания.

Прием посетителей.

Организация приема посетителей, идущих к руководящему работнику или специалистам по самым  разнообразным вопросам и делам, является одной из самых важных и  ответственных обязанностей секретарей

Личные контакты с людьми, где секретарь выступает  часто в качестве первого представителя  данного учреждения, с которым  сталкивается его посетитель, обязывают  предъявлять самые высокие требования к деловым качествам, культуре поведения, речи и даже внешности секретаря.

Как показали исследования, от 18 до 22% рабочего времени руководителя затрачивается на прием и беседы с посетителями. Поэтому, прежде чем  записать на прием, секретарь должен удостовериться в том, что посетитель обратился по адресу.

Обязанности секретаря  различны в зависимости от того, идет ли речь о приеме по текущим  делам сотрудников своего учреждения, командированных или представителей других организаций и учреждений или о приеме граждан по вопросам, относящимся к компетенции данного  учреждения.

Организуя прием  сотрудников своего учреждения, секретарь  обязан:

-знать круг  лиц, имеющих доступ к руководителю  в любое время;

-довести до  сведения всех сотрудников своего  учреждения часы их приема  руководителем по текущим делам  (подпись документов, согласия);

Если сотрудник  настаивает на приеме в другое время, секретарь должен узнать, по какому именно вопросу, и доложить о нем  руководителю. Секретарь согласовывает  с руководителем время приема и сообщает об этом сотруднику.

При приеме работников других учреждений и организаций  секретарь выясняет, согласовано  ли посещение заранее письмом  или по телефону.

Секретарь должен записать день и час приема на кануне напомнить о нем руководителю.

В противном  же случае секретарь должен узнать у посетителя, из какой организации  и по какому делу он прибыл, и в  случае необходимости направить  его к соответствующему сотруднику.

Если же интересующий посетителя вопрос относится к компетенции  данного руководителя, секретарь  докладывает о посетителе, в случае же отсутствия или занятости руководителя договаривается с посетителем о  новом сроке.

Секретарь при  этом обязательно должен записать дату и час приема, а так же фамилию  и должность посетителя, название учреждения, где он работает, а так  же телефон и адрес, по которым  его можно в случае необходимости  найти. Секретарь называет посетителю свою фамилию и дает номер телефона для срочных справок или сообщений.

C особым вниманием  и тщательностью секретарь должен  относится к организации приема. Этой стороне деятельности всех  наших учреждений большое значение  придавал Ленин.

От умелой и  четкой работы секретаря зависит  во многом не только порядок проведения приема, но и эффективность затрат рабочего времени руководителя, ведущего приема.

Работа секретаря  по организации приема трудящихся заключается  в следующем:

1. Секретарь в специальный журнал или карточку записывает данные о посетителе, пришедшем на прием. При этом записываются как сведения о посетителе, так и представленные им по делу документы необходимо представить для того, чтобы дело могло быть рассмотрено.
2. Секретарь хранит неоконченные или нерассмотренные дела и при повторном посещении подготавливает для руководителя или специалиста , ведущего прием, все имеющиеся по данному вопросу документы.
3. В соответствующих графах карточек или журнала секретарь делает отметки о ходе рассмотрения дела и об окончательном решении вопроса и дает справки посетителям лично или по телефону.
4. Секретарь следит за порядком во время приема, готовит для руководителя необходимые ему справочные материалы, печатает по его поручению отчеты, сводки и другие материалы, относящиеся к приему трудящихся.

Подготовка  служебных командировок.

Как показали исследования, многие работники и специалисты  расходуют на служебные командировки в среднем 12-15% своего рабочего времени. Кроме того, на эти поездки расходуются  довольно большие денежные средства учреждений и предприятий. Каждая командировка должна быть тщательно подготовлена, с тем чтобы время поездки  использовалось с наибольшей эффективностью.

Определенная  часть работы по подготовке поездки  руководителя и специалистов ложится  на секретаря. Он готовит и оформляет  приказ о командировке, командировочное  удостоверение; наводит справки  о средствах транспорта, времени  отправления и прибытия, информирует  об этом работника и , получив от него указания о выборе транспорта и времени поездки, приобретает  билеты; обеспечивается заказ гостиницы  в месте командировки.

Особенно важное значение имеет помощь секретаря  в подготовке командировки по существу:

-Секретарь подбирает  всю необходимую для командируемого  информацию.

-готовит и  подбирает все материалы и  документы, необходимые работникам  в поездке: доклад или реферат.  Для конференций или совещания,  справка, договоры и т.д.;

-печатает программу  командировки с указанием организаций  и лиц, с которыми должен  встретиться руководитель или  специалист, и времени, на которое  назначены встречи или мероприятия.  Копию программы секретарь оставляет  у себя, чтобы знать местонахождение  работника на случай необходимости  что-либо срочно ему сообщить.

Во время отсутствия руководителя секретарь выполняет  свои обычные работы, а также полученные от руководителя задания и поручения. Кроме того, он готовит для руководителя информацию по вопросам, которые не могут быть решены в отсутствие руководителя его заместителем или другими  сотрудниками, делая соответствующие  записи о телефонных разговорах, сообщениях, заявлениях и т.д.

После возвращения  руководителя из командировки секретаря:

-информирует  руководителя о выполнении полученных  от него заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие;

-по указанию  руководителя обрабатывается материалы  командировки ( перепечатывает, размножает, передает в соответствующие структурные  подразделения).

-оформляет отчетные  документы.