Возникновение делопроизводства

В В Е Д Е Н  И Е 

І. Возникновение делопроизводства. 

Название «делопроизводство» сохранилось от дореволюционной  России. История государственных  учреждений в царской России свидетельствует, как шаг за шагом рос государственный  аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в  жизни государства.

В работе чиновников дореволюционной России писание  документов, как тогда говорили, и бумаг; работе с ними занимали главное  место. Обладая огромной властью, чиновники  использовали «бумаги» в качестве орудия укрепления государства помещиков  и капиталистов. Царская бюрократия была связана с господствующими  классами неразрывными узами. Она была одной из опор самодержавия, являясь  основной государственной машиной  управления. Делопроизводство в учреждениях  царской России отличалось крайне бюрократическим  характером. В учреждениях царила канцелярщина и волокита. Среди чиновников процветало взяточничество. Часто дела рассматривались годами.

Понятие и слово  “делопроизводство” возникли в центральных  учреждениях Московского государства  – приказах – несколько столетий назад (ХV – ХVI в.в.). Тогда под делопроизводством  понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопрсов (« дел «) в приказе. Каждое дело начиналось подачей  в приказ челобитной ( в ХVIII –  ХIХ и начале ХХ в.- прошение). К  ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа  и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе – его «делопроизводство».

Совокупность  дел также называли делопроизводством.

В ХVIII в. правила  ведения делопроизводства нашли  подробное отражение в законодательстве. Особенно подробно эти правила были сформулированы в Генеральном регламенте (1720г.) Указание Генерального регламента царской бюрократии почитались за непреложный  закон. В значительной мере он сохранил свою силу до падения царизма.

Но и Генеральный  регламент и последующее законодательство ХIХ и начала ХХ в. под делопроизводством  понимали главным образом порядок  письменного оформления производства дел, а также переписку.

Делопроизводство  же, как система документирования самых разнообразных сторон деятельности государственных учреждений, развивалось  в нескольких направлениях и было представлено несколькими системами  документирования.

Так, уже в  приказах отчетливо обособляется система  документирования административной деятельности, или административное делопроизводство. Управленческая, административная деятельность имеет место в каждом учреждении – большом малом, центральном  и местном. Без администрации, которая  руководит работой учреждения, оно  действовать не может.

В силу этого  административное производство было самым  распространенным.

Почти параллельно  с административным делопризводством как самостоятельная развивалась  система документирования учета, вначале  бухгалтерского, а затем и статистического.

Отдельные системы  документирования возникли в области  военной, судебной и дипломатической  деятельности. Все эти системы  документирования носят название специальных.

Развитие специальных  систем документирования в дальнейшем еще более усилилось. Так, большое  значение в царской России приобрела  коммерческая («деловая») корреспонденция. Она широко распространена в торговых, промышленных предприятиях и частично проникла в государственные учреждения. 

2. История развития делопроизводства

и секретарской службы. 

С древних времен дошли до нас различные документы, с помощью которых мы узнаем историю  своей страны, особенности быта и  различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале  как средство закрепления имущественных  отношений, а затем, с развитием  письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Древнерусское государство образовалось в итоге  длительного процесса развития восточнославянских племен. Частная собственность и  основанный на ней индивидуальный труд вели к имущественному неравенству, закреплявшемуся в документах. В  конце IХ в. Этот процесс привел к  образованию классов. Все это  отражено в замечательном документе, памятнике древнерусского права  – Русской Правде.

Среди многих специальностей, по которым в средних школах с  производственным обучением готовят  рабочие кадры, имеется специальность  «делопроизводство». В настоящее  время ее осваивают тысячи девушек  и юношей, готовящихся занять самостоятельное  место в жизни в качестве референтов по делопроизводству. Им предстоит  интересная и важная работа в советских  учреждениях, организациях и предприятиях.

Делопроизводство  – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации  работы с документами при осуществлении  управленческих действий. Документированием  называется процесс подготовки и  создания документов. Документ – материальный носитель, содержащий в зафиксированном  виде информацию.

В зависимости  от целевого назначения документы могут  выполнять различную роль. При  этом необходимо учитывать социальную значимость документной информации. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений; информационная функция дает возможность анализировать управленческую деятельность; научно – историческая функция направлена на исследование истории деятельности учреждений; их взаимосвязи, места и значения в общественном развитии. Как известно, документы можно написать от руки, но можно написать и на пишущей машинке. Знание машинописи упрощает труд по созданию документов и одновременно повышает их качество. Для быстрой записи речи уже давно применяется стенография.

Референт по делопроизводству – это специалист ведущий работу с документами  в советских учреждениях. Он должен быть грамотным, иметь достаточный  общий политический и культурный уровень. Референт по делопроизводству должен знать, какие технические  средства имеются в нашей стране и за ее пределами для механизации. Он должен уметь пользоваться документационной техникой, чтобы все более значительную долю работы по делопроизводству перекладывать  на машины.

Использование вычислительной техники приобретает  особо важное значение в условиях автоматизированных систем управления (АСУ), так как их информационная база основывается на совокупности стандартизированных  и унифицированных показателей, форм документов, массивов информации и кодификации. Внедрение АСУ  должна предшествовать значительная работа по упорядочению делопроизводства на всех уровнях управления. Это в  значительной мере решается путем введения единой государственной системы  делопроизводства и государственных  стандартов на документы (ЕГСД). 

В целях дифференцированного  использования основных положений  ЕГСД все учреждения условно подразделяются на 4 категории. К первой относятся  учреждения, документооборот которых  превышает 100 тыс. документов в год, ко второй – от 25 до 100 тыс., к третьей  – от 10 до 25 тыс., к четвертой –  менее 10 тыс. документов в год. Такая  классификация дает возможность  учреждениям, относящимся к одной  группе, иметь одинаковую структуру  и численность делопроизводственного  персонала, типовую организацию  обработки документов, уровень механизации  документационных работ.

Возросшее значение техники в деятельности предприятий  находит свое отражение в постоянно  увеличивающемся потоке технической  документации, которая проходит через  канцелярии учреждения. Техническая  документация используется не только лицами, непосредственно связанными с процессами строительства, но и  широкими кругами сотрудников предприятий. Технические документы чаще стали  встречаться в общем делопроизводстве, широко используются организации научно – технической информации. Поэтому  сотрудникам делопроизводства, а  тем более специалистам, занимающимся обработкой информации в АСУ, нужны  знания по вопросам технического документирования.

В состав государственного аппарата вошла должность секретарь. Ей предавалось большое значение. В центре категорий служащих в  первую очередь сталкивались посетители судового по ним об учреждении и  стали работы государства управления. Секретарей включили в канцелярско  – техническую группу специалистов, уровняв тем самым с машинистками, рассыльными, конторщиками.

В 1932 г. секретарей разделили на 2-е неравноценные  группы:

а) помощники  – референты;

б) машинистка, секретарь 1 группы.

В 1960 г. секретари  получили новую должность, секретарь  – машинистка и секретарь –  стенаграфистка. Переданы все административные и технические функции, которые  ранее выполняли помощники и  референты.

В 1970 г. была разработана  и утверждена серия гос-ых на управленческую документацию. В 1972 г. стали действовать  единые правила подготовки и оформления организации распорядительных документов и единые правила организации  работы с документами.

В середине 1980 г. была разработана единая государственная  система документированного обеспечения, оформлена с помощью этой системы.

Документ – ( лат.) поучительный предмет, способ доказательства. Появляется в эпоху Петра I.

В дальнейшем появилось 2-а значения слова:

1. узкое,бытовое – паспорт, удостоверение личности.;
2. переносное – все то что может свидетельствовать о чем – либо, подтверждать что – либо. Две сферы общественной практики, где документирование применяется широко: административно – управленческая, научная.

 

“Служебный  документ”

1. директивные и распорядительные: законы, решения, приказы,

постановления;

2. административно – организационные: планы, уставы, правила,

акты, отчеты, протоколы, служебные письма;

3. по личному составу: заявление, автобиография;
4. финансовая документация;
5. отчетная документация.

 

Все служебные  документы составляются от имени  юредического лица и имеют правовую значимость.

Референт по делопроизводству в учреждении отдает все силы и знания наилудшему исполнению своих обязаностей. 

Приказное делопроизводство. 

В конце ХV в. появляются первые приказы – центральные  органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы – органы государственного управления на местах. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов  и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.

Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного аппарата число приказов росло. Ко времени  преобразований, проведенных Петром I, их было более 50.

Представляет  интерес и структура самого органа государственной власти – приказа. 

 

Порядок составления  документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа  – «черное письмо» – составлял  подьячий «средней руки», дьяк «черным» его, т.е. исправлял, а молодший подьячий «белил», т.е. писал начисто. Беловик  сверяли с черновиком, «старый» подьячий «справлял» переписанный документ, удостоверял  своей подписью соответствие его  исправному черновику. «Справленные»  документы подписывали дьяки. Подпись  растягивали во всю ширину документа  с целью охраны от подлогов. Приказы  по праву можно было назвать колыбелью  бюрократизма: зачастую документы проходили  множество инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных  исполнителей, прежде чем попадали по назначению.