Виды служебных документов, использующихся в деятельности органов УИС

ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПЕРМСКИЙ  ИНСТИТУТ

ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ 

___________________________________________________ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 
 
 

Тема: Виды служебных документов, использующихся в деятельности органов УИС. 
 

Выполнил:_________________________________________________________

(Ф.И.О., факультет, курс, № группы) 
 
 

Проверил: _____________________________________________________

(Ф.И.О., ученая степень, ученое звание, специальное звание) 
 
 
 
 
 
 

Оценка: ___________________

__________________________

     (подпись) 
 
 
 
 
 

Пермь 2011

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение_4

1. Общие понятия_5
2. План_5
3. Отчет_5
4. Доклад_6
5. Донесение_7
6. Протокол_7
7. Акт_11
8. Докладная записка_12
9. Обзор_13
10. Служебное письмо_13
11. Справка_15
12. Заключение_15
13. Рапорт (заявление)_16
14. Предписание_17

Заключние_18

Список литературы_19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

     Показателем современной деловой культуры и  высокого профессионализма сотрудников  учреждений и органов ФСИН России является компетентность в вопросах делопроизводства, наличие необходимых умений и навыков работы с документами, понимание их роли в системе управления, грамотная организация работы с конфиденциальными сведениями (информацией).

     Четкая  организация документооборота, грамотная  подготовка, своевременное и качественное исполнение принятых решений - залог высокой эффективности управленческой деятельности, а вслед за этим высокого авторитета властных структур, доверия к ним со стороны граждан1. Ведь делопроизводство – это не просто техническая работа по учету, своевременному докладу документов начальнику и их хранению. Это своеобразный процесс производства, система организационного, информационно-аналитического, правового, ретроспективного и прогнозного обеспечения управленческого труда. Делопроизводство представляет собой «нервную» систему управленческого «организма», оно интегрирует и превращает в единое органическое целое процесс разработки, оформления в соответствии с установленными стандартами, учета, прохождения документов и контроля исполнения намеченных мероприятий, хранения и уничтожения в соответствующие сроки бумаг, а также поисково-справочные, информационно-аналитические работы и отчетные процедуры.

     Главная цель данной контрольной работы, заключается в том, чтобы как можно более точно и полно раскрыть все виды документов используемые в деятельности УИС.

     От  этого зависит профессиональная деятельность каждого сотрудника УИС, контрольная работа направлена на то, что бы в полной мере понять, как  правильно нужно оформлять документацию, для чего служит тот или иной документ, какой вид они имеют, и для  чего служат. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Общие понятия

     В учреждениях и органах уголовно - исполнительной системы Министерства юстиции Российской Федерации в основном применяются следующие служебные документы: нормативные правовые акты, планы, отчеты, оклады, донесения, протоколы, акты, докладные записки, обзоры, служебные письма, справки, заключения, рапорта (заявления) и другие документы, предусмотренные законодательными правовыми актами.

2. План

     План  – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению работ или мероприятии, их последовательность и объем с указанием сроков исполнения и исполнителей. План – основной планирующий документ любого учреждения и органа управления, структурного подразделения иди конкретного лица, в котором предусматриваются все основные мероприятия на перспективу, определенный или конкретный период, и составляется на обычных стандартных листах формата А4.

     Все планы обязательно подписываются  и утверждаются. План учреждения визируется у всех курирующих заместителей руководителя учреждения, а при составлении совместного с другим учреждением (организацией), кроме того, согласовывается с его руководителем.

     В планах напротив каждого пункта его  мероприятий делается отметка или  справка о выполнении (не выполнении, переносе срока исполнения).

3. Отчет

     Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении приказа, распоряжения, плана, задания, проведенных мероприятиях, представляемый по команде вышестоящему должностному лицу. Отчет также может быть и в устной форме.

     Отчет составляется в целом за учреждение или отдельное направление его служебной деятельности, а также от имени конкретного лица (группы), имеет заголовок к тексту, например: «О результатах набора в Пермский институт Федеральной службы исполнения наказаний Российской Федерации», «О результатах работы с письмами и обращениями граждан» и т.п. и обязательно подписывается.

     При направлении отчета в вышестоящий  орган управления используется бланк Учреждения формата А4 или же формализованный бланк по конкретному направлению деятельности (стат - отчетность, отчет по финансовой и др. деятельности) с угловым штампом. При направлении отчета непосредственному руководителю используется обычный стандартный лист бумаги формата А4.

     Отчет по своему содержанию должен быть конкретным, полным, понятным. При необходимости в отчете указываются постановочные вопросы, которые могут оказать положительное воздействие на деятельность учреждения.

4. Доклад

     Доклад  – изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

     Доклад  – одна из форм отчета о положении  дел в целом за учреждение или отдельного направления его деятельности, факта, события, выполнении распорядительного документа, его пункта (пунктов).

     Доклады излагаются как в устной, так и  в письменной формах, а также заслушиваются по команде, на служебных и оперативных совещаниях, коллегиях.

     Для подготовки доклада в письменной форме используется обычный стандартный  лист бумаги формата А4.

5. Донесение

       Донесение – письменное сообщение по служебным вопросам, направляемое должностным лицом вышестоящему должностному лицу или органу управления.

     Донесение составляется, как правило, по какому-либо отдельному факту, событию или выполнению распорядительного документа, акта (справки) работы комиссии вышестоящего органа управления, имеет заголовок к тексту и составляется на бланках учреждения или на обычных стандартных листах формата А4. При необходимости к донесению приобщаются приложения (видео–аудиокассеты, фотографии, предметы и т.д.).

6. Протокол

     Протокол  – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиального органа.

     Протоколы могут быть трех видов:

     -краткие – записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятое решение;

     - полные – содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступления докладчиков и участников;

     - стенографические – весь ход заседания записывается дословно.

     Протокол  составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями учреждения и другими учреждениями, на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений – исполнителей. Обязанность ведения записей во время заседаний, сбора материалов и подготовки текста возлагается на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

     Подлинники  документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело коллегиального органа вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

     Текст протокола, как правило, состоит  из двух частей: вводной и основной.

     В вводной части оформляются следующие  реквизиты: Председатель или председательствующий. Секретарь.

     После слова «присутствовали» указываются  фамилии и инициалы всех присутствовавших на заседании сотрудников, а также приглашенных лиц. Если их число превышает список присутствовавших, то во вводной части протокола указывается только их общее количество.

Повестка  дня. Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная  часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

     Основное  содержание докладов и выступлений  помещается в тексте протокола или  прилагается к нему. В последнем  случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

     Протокол  подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой  протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов (протоколы заседаний комиссий, коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов и др.).

     Протоколы совместных заседаний имеют составные  номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимающих участие в заседании.

     Номера  постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

     Копии протоколов при необходимости рассылаются  заинтересованным подразделениям и  должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, указатель  составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

     Принятые  решения доводятся до исполнителей в виде выписок

из протоколов, которые оформляются на соответствующем  бланке и заверяются печатью секретариата, также как и копии.