Виды служебных документов, использующихся в деятельности органов УИС

     Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола  или на общем бланке учреждения формата А4 и имеют следующие реквизиты:

     - Наименование документа – слово «П Р О Т О К О Л» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

     - Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

     - Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.

     Печатается  через 2 межстрочных интервала после  реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

     - Дата и номер протокола оформляются цифровым или словесно-цифровым способом и печатаются через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

     Основная  часть протокола печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

     Затем указывается принятое по этому вопросу  решение. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего  на заседании (совещании), специальное  звание, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

     Наименование  должности и специального звания печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки специального звания без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

7. Акт

     Акт – документ, составленный несколькими лицами, специально на это уполномоченными, в подтверждении каких-либо фактов, событий, имеющих юридическое значение, и подлежащий утверждению должностным лицом в пределах его полномочий. Акты составляются по результатам работы комиссий, приема-передачи дел и должности, инвентаризаций и др. Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом. Акты внутреннего характера оформляются на чистом листе бумаги формата А4 (210х297 мм), совместные с другими учреждениями – на бланке того учреждения, руководитель которого будет утверждать данный акт. В заголовке акта следует писать название или краткое содержание активируемого факта или события.

     Текст акта состоит из двух частей: вводной  и констатирующей.

В вводной  части акта излагается:

     - основание (указывается распорядительный документ):

     - состав комиссии (указываются наименование комиссии, должности, специальные звания и фамилии лиц, составивших акт).

     Первой  указывается фамилия председателя, далее в алфавитном

порядке – фамилии членов комиссии; – присутствовавшие (если при составлении акта присутствовали другие лица, то указываются их должности, специальные звания, инициалы и фамилии).

     В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются  установленные факты, а также  выводы, предложения и заключения.

     На  обороте последнего листа документа  указывается количество экземпляров  акта, место их нахождения или адресата, которым они направлены, например:

     Составлен в трех экземплярах:

     - 1-й экземпляр – в дело (указывается номер дела),

     - 2-й экземпляр – направлен (наименование структурного под_

разделения  или учреждения),

     - 3-й экземпляр – направлен (наименование органа или учреж_

дения).

     Акт подписывают лица, участвовавшие  в его составлении или

присутствовавшие  при этом. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

     В некоторых случаях акты подлежат утверждению вышестоящим органом  управления.

     Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с указанием  о своем несогласии и излагают свое мнение на отдельном листе – приложении. В том случае, если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действии, акт представляется руководителю, который расписывается об ознакомлении с содержанием акта.

     Акт является основанием для издания  администрацией соответствующих распорядительных документов. После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием под расписку всех упомянутых в нем лиц.

8. Докладная записка

     Докладная записка – документ, адресованный руководителю или вышестоящему органу управления, с выводами и предложениями по какому-либо вопросу. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части (вводной) указываются факты, и проводится их анализ, во второй – делаются выводы и предложения.

     Докладная записка имеет дату. Заголовок  к тексту подписывается тем лицом, от имени которого она составляется. Является документом внутреннего обращения. Для оформления докладной записки используется

обычный стандартный лист бумаги формата  А4.

9. Обзор

     Обзор – документ, являющийся разновидностью справки, и составляется в целях информирования, как подведомственных учреждений, так и других организаций о положении дел на определенном участке работы, итогах деятельности за конкретный период времени.

     Особенностью  обзора как документа является то, что в начале его излагаются основания составления, результаты анализа и приводятся примеры в качестве иллюстрации аргументов. В обзорах могут быть определены постановочные вопросы в распорядительной форме и сроки их исполнения, намечаемые мероприятия и ответственные лица.

     Обзор составляется вышестоящим органом  управления на соответствующем бланке учреждения по одному из направлений служебной деятельности и подписывается его руководителем.

10. Служебное письмо

     Служебное письмо – документ, используемый для оперативной связи между учреждениями. По своему содержанию может быть инициативным (запрос, разъяснение, предписание) либо ответным.

     Служебные письма учреждений готовятся:

     - как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Министерства юстиции Российской Федерации, Главного управления исполнения наказаний Министерства юстиции Российской Федерации, территориального органа УИС Минюста России;

     - как исполнение поручений Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, относящихся к компетенции ГУИН Минюста России;

     - как сопроводительные письма к проектам документов, отзывы и заключения на законодательные и иные нормативные правовые акты;

     - как ответы на запросы различных министерств и ведомств, организаций и частных лиц;

     - как инициативные письма по вопросам компетенции учреждения;

     - по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции учреждений.

     Сроки подготовки ответных писем устанавливаются  резолюцией руководителя на основании  имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно  соответствовать заданиям, зафиксированным  в резолюции руководителя.

     Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

     Проекты служебных писем оформляются  в соответствии с настоящей Инструкцией  и печатаются на стандартных бланках  установленной формы.

Текст, служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

     Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа (Управление исполнения наказаний Минюста России по Пермскому краю представляет..., или вносит... и т.п.) или от 1-го лица множественного числа (информируем, сообщаем, просим, направляем и т.п.).

     Если  письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «Прошу...», «Направляю...».

     Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование  составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

     Допускается начинать текст письма с уважительного  обращения к адресату, которое  печатается центрованным способом, например:

Уважаемый Иван Петрович! или «Глубокоуважаемый ...», если обращение направлено к Президенту Российской Федерации.

11. Справка

     Справка – документ описательного характера, составляемый в целях служебной информации. Составляется по указанию должностного лица или запросу вышестоящего органа.

     Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание, например: «О состоянии служебной подготовки», «О результатах проверки» и т.п. Справка может иметь несколько разделов, пояснения и сноски, приложения в виде схем, таблиц. Документ, направляемый вышестоящему органу управления, подписывается руководителем учреждения, а предназначенный вышестоящему должностному лицу внутри этого учреждения – составителем.

12. Заключение

     Заключение  – документ, содержащий мнение, вывод по какому-либо документу или вопросу нескольких лиц (членов комиссии). Печатается на стандартном листе бумаги. В заголовке к тексту следует указывать название документа или вопроса, на который подготовлено заключение.

     Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается общая оценка вопросов или документа и предложения по документу в целом, во второй – конкретные заключения, по существу каждого рассмотренного вопроса. Эта часть, как правило, разбивается на пункты. Заключение подписывается лицом, проводившим расследование или выяснение обстоятельств (причин), и членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

13. Рапорт (заявление)

       Рапорт (заявление) – документ, в котором фиксируется информация как служебного, так и личного характера (о грубом нарушении общественного порядка, о происшествии среди личного состава, о предоставлении отпуска и т.п.). Выполняется на стандартном листе бумаги, заголовка не имеет, текст должен быть лаконичным. Суть ходатайства, информации либо просьбы, содержащейся в рапорте (заявлении), целесообразно использовать в самом начале текста, после чего должны следовать аргументы.

     Слово «Р а п о р т» (3 а я в  л е н и е) пишется с заглавной  буквы

и в  разрядку, точка в конце не ставится, например:

Начальнику  отдела кадров

Пермского института ФСИН России

подполковнику внутренней службы

А.Ю. Гагарин

Р а п  о р т 

Прошу предоставить мне краткосрочный  отпуск с выездом в город N.

Необходимость в отпуске вызвана (указываются  аргументы).

Должность

специальное звание   Подпись   И.О. Фамилия

дата 

14. Предписание

     Предписание – это документ, выдаваемый начальником учреждения подчиненным сотрудникам для удостоверения предоставленных им служебных нрав и возложенных на них обязанностей но отдельным направлениям деятельности (предписание на право проверки службы, режима секретности, организации и ведения делопроизводства, организации конвоирования осужденных и т.п.).