Теоретические основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской Федерации

Особо ценные дела хранятся обособленно, в возможно лучших условиях, в местах, удобных для эвакуации (и при чрезвычайных условиях подлежат ей в первую очередь).

Одним из важнейших мероприятий по обеспечению безопасности и сохранности особо ценных и уникальных документов АФ РФ является создание страхового фонда их копий.

При сдаче особо ценных дел на государственное хранение вместе с ними передаются три экземпляра описи и страховой фонд. Придавая важное значение комплексному совершенствованию и развитию работ по созданию страховых фондов документации, осуществляемых в различных ведомствах и сферах деятельности, Правительство Российской Федерации в 1995 году приняло постановление о создании единого страхового фонда документации (10СФД) и утвердило Положение об этом фонде.

Совокупность страховых копий составляет страховой фонд. Он создается для сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов.

Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе — это негативный микрофильм первого поколения на фотопленке (микрофильм страхового фонда), а фонд пользования — это позитивный микрофильм (в двух экземплярах) второго поколения, т.е. изготовленный с негативного микрофильма первого поколения, предназначенный для работы по использованию в ведомственном, а затем в государственном архиве. Если сама организация не может изготовить микрофильмы, ей следует обратиться в архивные или другие учреждения, имеющие специальную аппаратуру.

Перед передачей дел на страховое копирование они тщательно изучаются, проверяется их физико-химическое состояние, правильность обработки, особенности оформления. Передача на копирование оформляется заказом с указанием в нем номеров и названий фондов, номеров описей и дел, количества листов и страниц в каждом деле. При получении заказа все дела сверяются с описями и проверяются полистно. В заверительной надписи каждого дела ставится отметка о его микрофильмировании. Учет страховых копий ведется в архиве по книге учета поступлений и выбытия страхового фонда и фонда пользования и по описям страхового фонда. За единицу учета страхового фонда копий особо ценных дел принимается физически обособленный рулон вне зависимости от количества занятых на нем фондов, дел, документов.

Опись страхового фонда составляется в четырех экземплярах, три из них передаются вместе с копиями страхового фонда и фондом пользования на государственное хранение. Опись может составляться на микрофильмы одного или нескольких фондов. Описи нумеруются в валовом порядке. Перенумерация страховых копий запрещается. Данные учета вносятся в опись из книги поступления и выбытия.

 

 

Заключение

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

Обеспечивая вечное хранение и использование Архивного фонда Российской Федерации — общенационального историко-культурного достояния, государственные архивы вносят свой вклад в развитие федерализма в России, создание гражданского общества, укрепление правового государства, в формирование демократического облика страны на международной арене. Важнейшее значение для создания и совершенствования архивного дела, обеспечивающего надежную сохранность историко-культурного наследия страны, имеют механизмы реализации законов.

Таким образом, в заключение данной работы можно сказать следующее: учет архивных документов является тем инструментом, который определяет осуществление учета образующихся в их деятельности документов и обеспечения их сохранности.

Архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список литературы

1.Источники  
1.1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября  2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).  
1.2. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ 
от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».  
1.3. Решение коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 28.03.2005 № 5 «Об обеспечении сохранности и упорядочении архивных документов федеральных органов исполнительной власти, упраздненных Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»».  
1.4. ГОСТ 7.48-2002 СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения.  
1.5. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. - М.: «ВНИИДАД»., 2002.  
2. Литература  
2.1 Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов «Отечественные архивы. -2001. - № 2»  
2.2 Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов «Вестник архивиста. - 2000.- № 1.»  
2.3. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях «Отечественные архивы. - 1999. - № 2.»

3. Адреса интернет ресурсов

3.1. http://consultant.ru

 

 

 

Приложение 1

 
Форма акта проверки наличия и состояния дел

Утверждаю

Официальное наименование                      Наименование должности

вышестоящего органа                               руководителя организации

___________ Расшифровка

Официальное наименование                      (личная подпись) подписи

Организации                                              Дата

 

АКТ №___

 

Место составления

Проверки наличия и состояния дел архивного фонда №____

Настоящий акт составлен комиссией в составе _____________________

(ФИО председателя и членов  комиссии) в связи с

_______________________________________________. 

(основание)

Проверкой установлено, что:

1. Всего числится по описям  дел _______________ дел, в том числе по  разделам сводных описей дел, утвержденных ________________________________

(Официальное наименование уполномоченного  органа) (цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии __________________ дел, в том числе по  разделам сводных описей дел, утвержденных _____________________________________________ __________________дел

(Официальное наименование уполномоченного  органа) (цифрами и прописью)

3. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным  фондам, _________________дел.

4. Оказалось в наличии по данному  архивному фонду ____________ дел.

5. Имеется неописанные ________________ дела.

6. Всего по архивному фонду  имеется в наличии ________________дел,

из них:

1) требующих дезинфекции __________________ дел;

2) требующих дезинсекции __________________ дел;

3) требующих реставрации __________________ дел;

4) требующих переплета и подшивки __________________ дел;

5) требующих восстановления затухающих  текстов ____________дел;

6) неисправимо поврежденных ___________________ дел;

7) выданных во временное пользование __________________ дел.

7. __________________________________________________________

(Общая характеристика состояния  и условий хранения документов. _________________________________________________________________.

Основные отрицательные явления в состоянии и условиях хранения документов)

Проверку проводили:

Председатель комиссии _________________Расшифровка                                      

(личная подпись) подписи

Члены комиссии _________________Расшифровки

(личные подписи) подписей

Дата

 

 

 

 

 

 

 

1 ЦФК - Центральный фондовый каталог

2 АСНТИ- автоматизированная система научно-технической информации

3 НСА-Научно справочный аппарат

4 РФ-Российская федерация

5 АФ РФ - Архивный фонд российской федерации

6 Лс-личный состав

7 Сп- структурное подразделение

8 ОЦ-особо ценные

9 ОЦД - особо ценные документы

10 СФД- страховой фонд документации