Способы предоставления унифицированных текстов документов

     Перед числовыми значениями величин и  обозначениями типов, марок и  другой продукции порядковые номера не проставляют.

    Числовые  значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя (см. Пример 7).

При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире). 

    Пример 6

 

    Пример 7

 

    Если  в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками.

    Если  в таблице строки разделены горизонтальными  линиями, текст повторяется полностью. [3]

    Связанный текст  состоит из двух частей.

    В первой части указывают причины, основания, цели составления документа (см. Пример 8).

    Во  второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения).

    Пример 8

  На  основании Постановления  Совета министров РФ от 20.01.2009 № 14 

п р и к а з  ы в а ю:

     или

  В целях улучшения  трудовой дисциплины  п р е д л а г а ю

    В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

    Если  текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно  разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). [2]

    В документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

    Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

    В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («Отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы  изложения:

• от первого лица; множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
• от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
• от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «организация считает возможным»). [4]

 
 

     2. ПОСТАНОВЛЕНИЕ. ЕГО СТРУКТУРА, ОСНОВНЫЕ

     РАЗДЕЛЫ, РЕКВИЗИТЫ

     В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления.

     ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый высшими  и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил. [5]

     Руководство любой организации независимо от организационно-правовой формы характера  и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и соответственно издавать распорядительные документы.

     Основное  назначение распорядительных документов - регулирование и координация  деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

     Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации и структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

     В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение  конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

     Распорядительные  документы с юридической точки  зрения относятся к категории правовых актов. Распорядительные документы могут иметь нормативный характер. [4]

       Федеральные органы исполнительной власти издают нормативные правовые акты в форме постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений

     Нормативные правовые акты подразделяются на:

• акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;
• акты межведомственного характера;
• акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с ведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

     Подготовка  нормативных правовых актов федеральных  органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009.

     С документоведческой точки зрения постановления, приказы и распоряжения относятся к распорядительным документам.

     С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

• документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

     В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.).

     На  основе коллегиальности действуют  федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов Федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

     В условиях единоличного принятия решений  власть по всем вопросам управления в  организации принадлежит ее руководителю. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, исполнительные руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). [5] 

     2.1. Акты, издаваемые Правительством Российской Федерации.

     Постановление Правительства Российской Федерации.

     Проекты постановлений Правительства РФ готовятся и вносятся в Правительство руководителями федеральных органов исполнительной власти.

     Постановления Правительства РФ печатаются на бланках  постановлений (второй и последующие  листы - на стандартных листах бумаги формата А4). Установлены следующие размеры полей: левое - 2,5 см, правое - 2,5 см, нижнее - не менее 2,0 см. Расстояние от границы верхнего поля до реквизита «Заголовок к тексту» должно составлять не менее 10 см.

     Реквизитами постановления являются: Государственный  герб Российской Федерации, наименование органа исполнительной власти (Правительство  РФ), наименование вида акта (ПОСТАНОВЛЕНИЕ), дата документа, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись. Постановления могут иметь приложения. [3]

     Государственный герб Российской Федерации в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» на бланках постановлений и распоряжений Правительства РФ помешается в многоцветном варианте.

     Наименование  органа исполнительной власти, наименование вида документа, дата и регистрационный номер оформляются на бланке центрованным способом.

     Регистрационный номер постановления состоит  из порядкового номера документа и буквенного индекса «П», например № 143-П.

     Заголовок к тексту оформляется так же, как  в указах (распоряжениях) Президента РФ.

     Текст постановления может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и  постановляющую часть. Преамбула в  проектах постановлений Правительства  РФ завершается словами «Правительство Российской Федерации п о с т а н о в л я е т:».

     Преамбула может отсутствовать, если-предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

     Постановляющая  часть постановления Правительства  РФ, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

     Постановление Правительства РФ по организации исполнения федерального закона или акта Президента РФ должно содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента РФ.

     В постановлениях Правительства РФ употребляются  полные официальные наименования органов и организаций.

     При наличии приложений к постановлению  в тексте на них обязательно делается ссылка.

     Подпись состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства РФ.

     Приложения к постановлениям Правительства РФ печатаются на отдельных листах бумаги и подписываются.

     Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы- при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформления текста постановления.

     При подготовке проектов постановлений Правительства РФ к ним готовится справка к проекту постановления. Справка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа, заголовок к тексту, текст, подпись.

     В тексте справки кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты доработки и экспертизы.

     Подпись включает наименование должностей лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия). Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями. [2]