Требования к тексту служебных документов

ОГОУ СПО  «Смоленский технологический колледж» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа по дисциплине:

«Документационное обеспечение управления»

Требования  к тексту служебных  документов 
 
 
 
 
 
 

                                                                                             Выполнила: студентка группы БД 5.1-09

                                                                                             Корначенкова Анастасия

                                                                                             Проверила: Муханова Тамара Ильинична 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Г. Смоленск, 2010

План 
 
 

1. Введение    
2. Требования к тексту служебных документов
3. Заключение         
4. Список литературы

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Введение 

     Составление служебных документов – трудный  и сложный процесс, который занимает много времени служащих и ИТР. Рационализировав этот процесс, можно  добиться экономии времени, повысить общую  культуру документирования и управленческого  труда

     Официально-деловой  стиль имеет специфические отличия  от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться  следующие основные принципы: объективность  содержания и нейтральность тона, полнота информации и краткость  изложения, типизация речевых средств  и стандартных терминов. Служебные  документы, как правило, оформляются  от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов  в служебном документе должны соответствовать нормам административного  права.

     Краткость изложения достигается путем  замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Требования к тексту  служебных документов 

     Для составления служебных документов используется бумага форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Составление документов на бумаге произвольного формата  не разрешается. Служебные документы  оформляются на бланках учреждений и частных нотариусов. Бланки изготовляются  согласно требованиям нормативной  документации. Каждый вид документа  должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок  их размещения. Наименование вида документа (за исключением писем указывается  на бланке). К каждому документу, который печатается на бумаге формата  А4, независимо от его назначения, составляется заголовок, который должен быть максимально  кратким, точно отображать содержание документа и отвечать на вопрос «О чем документ».

     Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, сообщений и к документам, которые  печатаются на бумаге формата А5. Документ адресуется учреждению, ее структурному подразделу или конкретному должностному лицу. Наименование учреждения и его  структурного подраздела, которым адресуется письмо, отмечаются в именительном падеже.

     При адресовании документа руководителю учреждения или его заместителю  наименования учреждения должно входить  в состав наименования должности  адресата. Почтовый адрес корреспондента указывается полностью после  названия учреждения, которого присылается  документ. При адресовании документа  гражданину сначала отмечается почтовый адрес, а потом инициалы и фамилия  получателя.

     Датой документа является дата его подписания или утверждение. Дата на документе  проставляется тремя парами арабских цифр (10.12.10), которые разделяются  точками. Если начальный номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними относится ноль. Допускается также такая последовательность написания даты: год, потом месяц и число месяца. В текстах документов, которые содержат ведомости финансового характера, допускается применение словесно-цифрового способа оформления дат: 15 января 2010 г. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи, по левую сторону.

     В состав подписи входят: наименование должности лица, которое подписывает  документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное –  на документе, составленному на бланке), личная подпись и ее расшифровка. При подписании документов, составленных комиссией, отмечаются не должности  лиц, которые составили документ, а распределение обязанностей в  составе комиссии. В случаях, предусмотренных  действующих законодательством, свою подпись на документах нотариус скрепляет  соответствующей печатью. Отражение  печати проставляется таким образом, чтобы он охватывал часть наименования должности лица, которое подписало  документ.

     Если  документ имеет приложения, полное название которых приводится в его  тексте, то в приложении следует  указать лишь количество листов и  число экземпляров. Если документ имеет  приложения, которые не упоминаются  в тексте, то их наименование необходимо пересчитать после текста с указанием  количества листов в каждом приложении и количестве экземпляров, например: «Приложение: дубликат договора-купли  продажи на 2 арк. В 1 прим.» При  ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер документа-запроса. На документах, которые выполнены, проставляется  отметка о выполнении, которая  размещается на нижнем поле первого  листа или на обороте первого  листа документа и включает в  себя короткую справку о выполнении (если отсутствующий документ, который  свидетельствует о выполнении), а  также слова «К делу» и номер  дела (наряда), в которое должен быть подшит выполненный документ. На исходящем документе проставляется номер, который отвечает порядковому номеру по журналу регистрации исходящих документов и номеру дела (наряда), в котором будет сохраняться экземпляр исходящего документа.

     Корреспонденция присылается адресатам по почте  или передается нарочным. В последнем  случае она вручается адресату под  расписку в разносной книге. Выдача дубликатов документов производится в  порядке, предусмотренном Инструкцией  о порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины.

     Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников  управленческого аппарата и требует  больших усилий. Чтобы составить  полноценный документ прежде всего  надо хорошо знать освещаемый в документе  вопрос и владеть достаточной  информацией.

     Приступая к составлению документа, руководствуются  следующими правилами:

     Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа  и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать  для фиксации управленческого решения  вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения  текста.

     Во-вторых, необходимо изучить законодательные  акты, решения правительства, ведомственные  нормативные акты, регулирующие порядок  решения вопросов такого типа. Это  самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных  актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного  учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную  его постановку.

     Сегодня при наличии соответствующих  электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению  деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

     При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует, кроме  того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так  и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа  также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

     Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе  конкретного вопроса. Для этого  могут быть привлечены справой, отчеты, докладные записки, акты, письма и  т.д., как имеющиеся на бумаге, так  и находящиеся в памяти компьютера.

     Зная  на основании законодательно-нормативных  актов, как решаются подобные вопросы  и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

     Проект  документа редактируется и согласовывается. Последний этап окончательное оформление и подписание документа.

     В практике документирования сломились  общие требования, предъявляемые  к текстам документов. Прежде всего, следует помнить, что служебный  документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается  аргументированностью и логичностью  приводимых фактов и доводов. Формулировки в служебном документе должны быть безупречны в юридическом отношении.

     Важнейшими  являются требования достоверности  и объективности, максимальной краткости  документа при полноте информации, точности, исключающей возможность  двоякого понимания текста.

     Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния  дела, непредвзятое описание и оценка событий.

     Полнота информации предполагает, что в документе  изложена вся информация, необходимая  для решения вопроса, поставленного  в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать  недостающие сведения, Порождает  переписку и задерживает решение  вопроса.

     Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

     Четкость  изложения обеспечивает однозначность  понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий  управленческой деятельности. Неточно  понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к  нежелательным последствиям.

     Краткость достигается, прежде всего, отбором  необходимой и достоверной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую  нагрузку.

     Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность  формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое  следует за подлежащим, определение  стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая  нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слое.

     Если  поводом для создания, какого либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются  вид документа, наименование организации  – автора, дата документа, регистрационный  номер документа и заголовок  к тексту.

     К особенностям делового стиля относится  широкое применение устойчивых языковых формул – языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны, прежде всего, повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью  деловой речи. Наборы таких стандартных  фраз и выражений используются при  составлении актов, справок и  других информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с  иностранными корреспондентами, также  принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании  компьютера эти стандартные фразы  и выражения вводятся в память машины. Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность  понимания текста, сокращают время  на его подготовку и восприятие получателем.

     Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т. к. в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов.

     В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного  числа. В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного лица.