Способы документирования: развитие и современные состояния

В идеографическом письме информация фиксируется дословно. Графические знаки (идеограммы) имеют устойчивые, строго определённые начертания и передают уже отдельные слова, т.е. звуковую речь. Высшим этапом развития идеографии явилось иероглифическое письмо (Египет, Двуречье), появившееся около 4 тыс. до Р.Х. В Китае иероглифическое письмо сохранилось до наших дней, хотя и не в форме чистой идеографии, а в виде словесно-слогового письма. Однако в основе его по-прежнему остаётся идеограмма. Некоторые идеографические знаки широко используются в  настоящее время и другими народами: математические, музыкальные знаки, денежные символы ($ ),  знак параграфа и др.

 Иероглиф - условный изобразительно-образный графический знак идеографического письма, обозначающий слова (понятие), слоги и звуки (16, с.223). Термин "иероглифический" применяется и по отношению к знакам других систем письма. Так, иероглифами называют знаки древнейшего (II в. до н.э.) и современного китайского и японского письма, знаки не клинописной, а изобразительной разновидности хеттского письма (II-I в. до н.э.) и т.д. Знак в идеографическом письме превращается в образ-символ. Он становится более обобщенным, схематичным. Образ-символ - это переходная ступень от безусловного изображения к условному знаку. Однако знаки идеографического письма - идеограммы, иероглифы - не могли служить для графического изображения звуков речи.

Идеографическое письмо является весьма сложным для обучения и неудобно для повседневного пользования. В частности, в Китае даже самые распространённые иероглифы содержат в среднем по 11 штрихов, а некоторые до 50 и более (19, с.87).

  Слоговое (силлабическое) письмо.

Третьим этапом развития письма стало слоговое или силлабическое письмо (от греч. "sullabe" - слог), в котором каждый графический знак обозначает слог. Слоговые системы появились во 2-1 тыс. до Р.Х. Древнейшими слоговыми системами являлись шумерская, критская, письменность майя. Более поздними - японская слоговая азбука "кана" и корейское письмо. В настоящее время силлабические системы письма наиболее широко

распространены в Индии и Юго-Восточной Азии.

Способ обозначения звуков речи с помощью графических знаков впервые был изобретен уже в III в. до н.э. шумерами, создавшими самую древнюю из земных цивилизаций. Хотя шумерское письмо, как и древнеегипетское, находилось на переходной стадии от словесного к слоговому, первый шаг к графическому изображению речи был уже сделан. Прошло несколько столетий, прежде чем античные греки, отталкиваясь от открытого шумерами и развитого семитами слогового письма, научились разлагать слова на фонемы, записывать звучащую речь с помощью букв, объединенных в систему алфавита.

Исследователи указывают преимущества словесно-слогового письма: международный характер логограмм, меньшее число знаков на одинаковый отрезок текста по сравнению с буквенным письмом. Поэтому логограммы применяются в составе вспомогательных подсистем письма (цифры, алгебраические и химические формульные знаки и т.п.). Существуют в этой системе письма и недостатки: многочисленность знаков (от нескольких сот до многих тысяч), трудность (громоздкость) при освоении чтения (16, с.230).

   Буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое) письмо.

      Из слогового письма во 2 тыс. до Р.Х. возникло буквенно-звуковое (алфавитное) письмо. Здесь каждый графический знак обозначает, как правило, отдельный звук - фонему (от греч. "phonema" - звук), поэтому его нередко называют фонемографическим. Буквенно- звуковое письмо делится на консонантно-звуковое (передающее только согласные) и вокализованно-звуковое (передающее как согласные, так и гласные звуки) (16, 233).

      Высшей формой письменности, сложившейся во II тыс. до н.э., было фонетическое письмо, буквенное, в котором знаки обозначают не предметы, а слоги, звуки и графически передаются отдельные звуковые обозначения.

В связи с частой необходимостью передачи имен появился качественно новый и перспективный прием - изображение имен людей некоторыми предметами, сходными по звучанию, но имеющими, разумеется, совсем иную природу.

       Родоначальником всех видов алфавитного письма, как полагают учёные, стало древнесемитское (финикийское) консонантное письмо. Финикийцы придали знакам алфавита удобную для начертания форму. Будучи активными мореплавателями и торговцами, они быстро распространили, начиная с 9 в. до Р.Х., свой алфавит среди многих народов Средиземноморья. От финикийцев алфавит заимствовали греки.

      Греческий классический алфавит, возникший к 403 г. до Р.Х., содержал 17 согласных и 7 гласных букв. На основе греческого алфавита возникло латинское письмо, послужившее, в свою очередь, базой для большинства западных алфавитов. В настоящее время построенным на латинской основе письмом пользуется около трети населения планеты. В скорописной (курсивной) форме финикийский алфавит получил широкое распространение в странах Ближнего и Среднего Востока, положив начало всем восточным алфавитам (13, с.29).

      Так постепенно зарождаются зачатки фонетического письма. Фонетическое письмо можно считать самым точным изображением речи. Развитие фонетического письма делится на два этапа. Первый - это буквенно-слоговое письмо - клинописное, возникшее на рубеже IV-III в. до н.э. Второй - алфавитное письмо (II в. до н.э.), в котором каждой графеме (букве) соответствует или первоначально соответствовала фонема (звук) (). Буква - графический знак или литера. Совокупность букв, принятых в данной письменности и расположенных в определенном порядке, называют азбукой (по первым славянским буквам - аз и буки). Возникшее на базе греческого, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма.

Славяне также заимствовали греческое письмо. Греческий алфавит лёг в основу славянской азбуки. Её создание во второй половине 9 в. связано с именами известных византийских просветителей Кирилла и Мефодия. Древнеславянское письмо имело две графических разновидности - кириллицу и глаголицу. Затем в X-XI вв. в Киевской Руси кириллица вытесняет глаголицу. Кириллица, просуществовала без сколько-нибудь серьёзных изменений до начала 18 века. Первоначально кирилловская азбука насчитывала 38 букв, затем их число увеличилось до 43. Причём только 24 буквы составители заимствовали из греческого алфавита, остальные же были специально созданы для передачи звуков славянской речи. Затем появляется скоропись.

     В начале XVIII в. В России формируется гражданский шрифт, т.е. современное письмо. Шрифт - гражданская форма знаков определенной системы письма. Гражданский шрифт появился в ходе реформы азбуки в 1707-1710 гг. (13, с. 31).

В зависимости от техники исполнения различают рукописный, рисованный, гравированный, наборный шрифт. Алфавитное письмо часто называют словесным или вербальным.

      Впоследствии русское письмо непрерывно развивалось, в том числе и под воздействием государственных орфографических реформ - прежде всего Петровской (1708-1710 гг.) и советской (1917-1918 гг.). В результате из алфавита был изъят ряд букв: омега,  пси,  кси, фита и др. В 1918 г. В конце слов, оканчивающихся на согласную букву, перестали писать ъ. Современный русский алфавит насчитывает 33 буквы. Построенным на

кирилловской основе письмом в настоящее время пользуются народы, говорящие примерно на шести десятках языков и составляющие до 10 % населения земного шара.

Одновременно с появлением письменности возникла проблема ускорения записи человеческой речи, поскольку скорость произнесения слов примерно в 5-6 раз быстрее их письменного изображения. Обычным письмом можно записать 15-20 слов в минуту, тогда как живая речь может произноситься со скоростью около 100 слов в минуту и выше. Не случайно ещё в древности стали предприниматься небезуспешные попытки приблизить скорость письма к устной речи. Так возникла стенография (от греч. "stenуs" - узкий, тесный и "grapho" - пишу). В Древней Греции она была известна уже в 350 г. до Р.Х. (). Однако первое известное в истории применение стенографии относится к 63 г. до Р.Х., когда скоростным письмом была произведена запись речи римского сенатора Катона. Изобретателем латинского стенографического письма стал Тирон - раб знаменитого римского оратора Цицерона, исполнявший обязанности его литературного секретаря. В честь изобретателя латинская стенография получила название "тироновых нот".

      На первых порах стенография была словной, т.е. каждому слову соответствовал свой знак, который нужно было запомнить. Первоначально число таких знаков составляло около 5 тыс., а в дальнейшем достигло 13 тыс., что весьма затрудняло практическое использование стенографии.

Выход был найден в изобретении в начале 17 в. буквенной системы, автором которой стал англичанин Уиллис. Именно буквенная система стенографии получила впоследствии достаточно широкое распространение во многих странах мира. На протяжении нескольких столетий было создано множество разновидностей этой системы, которые в конечном счёте сводятся к двум основным - геометрической и курсивной. В основу первой, как отмечает Н.С. Ларьков, положены прямая линия, точка, круг и его части, а в основу второй - овал и части букв обыкновенного быстрого письма (16, с.241).

      В буквенной системе стенографии каждой букве соответствует свой стенографический знак. Вместе с тем широко используются приёмы идеографического, слогового, словного и даже фразового письма. В последнем случае стенографический знак выражает часть фразы или даже целую фразу. Стенография, таким образом, по-своему отражает все основные этапы развития письма.

      В России скоростное письмо было известно также достаточно давно: в Новгороде и Пскове - в 15-16 вв., в Москве - в 16 в. при первых Романовых.  Но первая оригинальная алфавитная система стенографии, построенная с учётом особенностей русского языка, появилась лишь в 1858 г. (система Иванина). Вскоре была сделана и первая публичная стенографическая запись в России - на диспуте 19 марта 1860 г. между академиком М.П.Погодиным и профессором Н.И.Костомаровым на тему о происхождении Руси. Во второй половине 19 в. стенография стала использоваться студентами, некоторыми писателями, журналистами, учёными. В частности, стенографическим способом были записаны романы Ф.М.Достоевского "Игрок", В.Крестовского "Петербургские трущобы", часть "Основ химии" Д.И.Менделеева и др. (16, с.250).

      Определённый прогресс в развитии стенографии в начале 20 в. был связан с появлением и работой в России Государственной Думы. Для записи её заседаний было создано специальное стенографическое бюро, состоявшее из нескольких десятков человек.

С приходом к власти большевиков внимание к стенографии существенно усилилось, прежде всего со стороны государства. В 1925 г. была проведена Всесоюзная конференция стенографов, в 1920-е годы в СССР издавался журнал "Вопросы стенографии", тогда же были созданы Высшие государственные курсы стенографии. Впоследствии стенография преподавалась в ряде советских школ и вузов. В стране работали десятки тысяч стенографов (16, с.252).

За полторы сотни лет активного использования стенографии в России было издано множество книг, учебников по этой прикладной дисциплине. На материале русского языка было создано свыше ста различных вариантов стенографических систем. Все они в конечном счёте являлись разновидностями уже упоминавшихся двух основных систем, сложившихся во второй половине 19 века - геометрической и курсивной. В 1933 г. ВЦИК своим постановлением ввёл в РСФСР Государственную единую систему стенографии (ГЕСС), в основу которой была положена курсивная система Н.Н.Соколова.

     Изучение стенографии весьма трудоёмко, требует постоянной практики, а работа стенографа является очень напряжённой. К тому же расшифровка текста, записанного условными символами, занимает много времени. К этому следует добавить, что стенографическая запись не в состоянии передать в точности произнесённый текст. Попытки перехода в середине 20 столетия к машинной стенографии не дали желаемых результатов. В настоящее время, с развитием автоматизированных средств документирования стенография оказалась практически вытесненной из процесса создания служебных документов, хотя в ограниченных масштабах продолжает ещё кое-где использоваться.

      Таким образом, развитие письма прошло длительный, исторический путь: от рисунков (пиктограмм) к сложным идеографическим системам, а от них - к более простым слоговым буквенно-звуковым. Развитие письма было обусловлено возраставшими общественными потребностями, а так же необходимостью более точной передачи человеческой речи. Определенную роль в этом процессе сыграли материалы и орудия, применявшиеся в разные эпохи письма. Текстовое документирование на основе алфавитного письма и в наши дни остается важнейшим способом документирования, прежде всего запечатления и сохранения информации на естественных языках.

1.3. Применение  документирования.

       В зависимости от характера знаковых средств фиксирования информации можно выделить,  прежде всего, текстовое документирование. В результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это документ, содержащий знаковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение, без нее невозможно развитие современного документационного обеспечения управления.

     Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности, так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимосвязанных учреждений и лиц, в постоянно меняющихся социально-экономических условиях. Эти вопросы применения документирования рассматривает Е.Н. Колесник, характеризуя развитие управленческого документирования