Способы документирования: развитие и современные состояния

     Однако в последние десятилетия кинодокументирование уступает место

видеодокументированию. Первые попытки видеозаписи были предприняты ещё в 1927 г. англичанином Бэрдом для записи видеосигналов механического телевидения (телевидения с механической развёрткой изображения). Это была система механической записи на видеопластинку по типу существовавшей тогда обычной грамзаписи. В 1950-е годы с распространением электронного телевидения для видеозаписи первоначально также использовались методы записи звука. К тому времени количество этих методов достигло уже трёх: механический (на грампластинках), фотографический (в кинофильмах)

и магнитный (в магнитофонах). Однако наиболее перспективным оказался разработанный в 1956 г. в США принцип поперечно-строчной записи на магнитную ленту (16, с.280).

Следует заметить, что несмотря на всю свою важность и значимость, фото-, кино-, видеодокументирование даёт возможность фиксировать информацию, относящуюся прежде всего и главным образом к форме того или иного объекта, явления, события или процесса. Фотографии, кинокадры и видеодокументы, показывая во всех подробностях форму, зачастую оказываются почти не в состоянии раскрыть внутреннее содержание зафиксированных явлений и процессов. Объясняется это неспособностью соответствующих технических средств проникать в суть явлений и процессов, раскрывать причинно-следственные связи между ними. Тем не менее фото-, кинодокументирование и видеозапись были и остаются важнейшими способами фиксации информации. Они существенно дополняют текстовое документирование, в т.ч и в сфере ДОУ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава III. Средства документирования.

 

3.1. Ручной способ.

 

      Наиболее древними средствами документирования являются ручные пишущие средства.

      Их появление было неразрывно связано с переходом к начертательному способу закрепления, передачи и хранения информации, с возникновением письменности. К числу этих средств относились: стило (стиль), представлявшее собой узкую палочку из кости, меди, серебра длиной в 4-5 указательных пальцев с заострённым одним концом и сплюснутым - другим. Острым концом - писали, а плоским - стирали ошибки. Другое древнее средство документирования, которым писали на папирусе, пергаменте, называлось калам. Это - заострённая палочка из тонкого тростника с расщеплённым надвое острым концом, которую погружали в чернила. Каламы использовались до 7-6 вв. до Р.Х. (6, с.34).

     На смену каламам пришли гусиные, утиные, вороновые перья. Однако уже в Древнем Риме появились перья из бронзы  и меди. Поскольку железные перья быстро изнашивались, на смену им пришли стальные. В середине 19 века в Европе, прежде всего в Германии, началось массовое промышленное производство стальных перьев, и уже во второй половине столетия насчитывалось свыше 400 их видов (6, с.36).

     Ещё в 1809 г. была запатентована перьевая ручка, изобретателем которой стал Фредерик Фолш из Австрии. Она представляла собой деревянную цилиндрическую чернильницу с поршнем, который выдавливал порцию чернил (порой всю целиком) на бумагу. В 1884 г. патент на авторучку получил страховой агент из Нью-Йорка Вотерман, соединивший цилиндр-чернильницу и перо тонкой трубочкой с нарезами, дозировавшей поступление чернил. Дальнейшее усовершенствование авторучки связано с именами американцев Д.Паркера и У.Шиффера. Паркеровские ручки получили название "вечное перо" и благодаря своему высокому качеству получили признание во всём мире .

      Немало времени понадобилось для создания достаточно стойких, отчётливо видимых чернил. На разных этапах развития письма технология их изготовления включала использование самых разнообразных компонентов: сажи, глицерина, железного купороса, буры, сулемы, уксуса, желатина, сахара, лимонного сока и др.

      Известно несколько основных видов чернил. На первых порах для их изготовления использовались естественные красители или дубильные вещества - кора дуба, сосны, листья чая и т.п. При соединении с водными растворами солей металлов они дают окрашенные жидкости. Это были так называемые железогалловые чернила. Дополненные другими окрашивающими веществами - смесью индиго и ализарина - чернила

приобретали большую стойкость (ализариновые чернила). Использование сока кампешевого дерева, позволявшего получать при соединении с некоторыми химическими веществами различные красители (пурпурный, фиолетовый, чёрный), привело к изобретению кампешевых чернил. С конца 19 века на смену естественным красителям пришли искусственные. Первым из них был использован анилин, по имени которого чернила на основе синтетических красителей стали называть анилиновыми).

     В 1938 г. венгерским журналистом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка, в которой "вечное перо" было заменено свободно вращающимся шариком. Вынужденный эмигрировать в США, он в 1944 г. запатентовал там своё изобретение и продал лицензии двум американским фирмам, наладившим производство новых ручек. Правда, на первых порах шариковые ручки давали легко смазывавшийся и быстро выцветавший текст, поскольку заправлялись так называемыми жирными пастами (6, с.42).

      В последующие годы процесс усовершенствования и модификации ручек продолжался. В частности, в Южной Корее созданы ручки, которыми можно писать в полной темноте, поскольку в их корпус вмонтирована специальная электролампочка, работающая от миниатюрной батарейки. Такие ручки особенно удобны для использования полицейскими и военными. Во Франции была изобретена ручка со встроенным фотоэлементом, воспроизводящим запись цифр и математических знаков, попадающих на микроскопическое вычислительное устройство, расположенное также в пере. "После того, как пишущий поставит в конце примера знак равенства, на маленьком экране появляется окончательный результат" (18, с.67).

     Ещё в глубокой древности человек использовал пишущие свойства древесного угля. С этой же целью позднее применялись свинцовые палочки, сланец и т.п. А со второй половины 16 века в качестве орудия для письма, рисования, черчения стал использоваться только что открытый минерал - графит. Его научились вставлять в деревянную оправу, получив таким образом всем известный карандаш (от тюрк.: кара - чёрный и таш, даш -

камень). С конца 18 века карандаши стали изготавливать из графитного порошка с очищенной глиной и клеящими веществами. После ряда усовершенствований впоследствии появились сотни типов и видов карандашей, в том числе механические (цанговые), в которых графитовый стержень устанавливался в особом зажиме (цанге) (6, с.45).

     Простые орудия письма, пройдя вместе с ним длительный путь исторического развития, по-прежнему остаются наиболее распространёнными средствами ручного текстового и изобразительного документирования. Они отличаются простотой конструкции, надёжностью, доступностью, исключительным разнообразием. Практически все, кому приходится работать с документами, пользуются ручными пишущими средствами.

Однако, как отмечают документоведы, их использование не обеспечивает высокой производительности в процессе документирования (6, с.48).

 

 

 

3.2. Механическая  запись.

 

     Механическая запись производится с помощью изменения физического состояния поверхности или структуры носителя. Различают термопластическую - осуществляемую путем нагревания носителя записи; поперечную - при которой направление колебаний резца параллельно к поверхности носителя записи; глубокую - при которой направление колебаний резца перпендикулярно к поверхности носителя записи (грампластинка, фонограмма, перфокарта).  
     Применяют аналоговый и цифровой способы записи. Аналоговая запись — это запись, при которой можно зафиксировать в некотором диапазоне все значения входного сигнала. В свою очередь, аналоговую запись разделяют на прямую и модуляционную. При прямой записи сигналы не претерпевают коренных преобразований по форме, а лишь изменяются в соответствии с допущенными или предусмотренными искажениями. Примером прямой записи служит звукозапись . При модуляционной записи сигналы коренным образом преобразуются в канале записи посредством модуляции некоторого вспомогательного колебания (частотно-модулированная, амплитудно-модулированная запись и др.). В канале воспроизведения предусматривается их демодуляция. Модуляция позволяет повысить точность записи, уменьшая влияние помех, а в некоторых случаях она применяется как средство согласования параметров сигналов с параметрами каналов записи.  
     Противоположным аналоговой записи является способ цифровой записи, при котором входные сигналы подвергаются квантованию и затем преобразуются в двоичные числа для записи на носитель в виде кода. В канале воспроизведения происходит обратное преобразование (декодирование). Цифровая запись используется главным образом в запоминающем устройстве ЭВМ (16, с.290).

      Таким образом, с помощью простых орудий создаются рукописные письменные документы, изобразительные документы и графические документы. При использовании фототехники создаются фотодокументы, кинотехники – кинодокументы. Звукозаписывающая техника позволяет создавать фоно(аудио)документы, компьютерная техника – документы на бумажном носителе, а также электронные документы. Все эти средства документирования активно применяются в сфере ДОУ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

 

    Совокупность полученных нами теоретических данных дает основания полагать, что в зависимости от используемых средств выделяются различные способы документирования (кино-, фото-, фонодокументирование, электронное и текстовое документирование).

    Текстовое документирование - способ регистрации информации посредством письменности.

    Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

    Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы -носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые.

     Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование».

    Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке - возникшем стихийно на определенном этапе развития человеческого общества, или на искусственных языках - специально разработанных человеком для конкретных целей (язык формальной логики, математический язык, языки программирования, информационно-поисковые языки), с использованием новых носителей информации.

     Развитие письма прошло длительный исторический путь: от рисунков (пиктограмм) к сложным идеографическим системам, а от них - к более простым слоговым и буквенно-звуковым. Развитие письма было обусловлено возраставшими общественными потребностями, а также необходимостью более точной передачи человеческой речи. Определенную роль в этом процессе сыграли материалы и орудия, применявшиеся в разные эпохи развития письма. Текстовое документирование и в наши дни остается важнейшим способом документирования, прежде всего запечатления и сохранения информации на естественных языках. Оно широко используется в сфере ДОУ. Среди способов документирования наиболее детально изучено текстовое документирование. Оно представлено во всех учебных и справочных изданиях по проблемам документирования и делопроизводства(16, с.298).В профессиональной периодической печати рассмотрены возможности использования автоматизированных систем в организации документооборота .

    Появление документа явилось важнейшим условием дальнейшего быстрого развития человеческой цивилизации. Документирование стимулировало производство и накопление в больших объемах социально-значимой информации, обусловило качественные изменения в управлении хозяйственно-экономическими и общественно-политическими. Процессами История последних тысячелетий наглядно продемонстрировала цивилизационные преимущества тех народов, которые сумели создать развитие системы документирования информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список источников и литературы.

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во Стандарт России, 1998
2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2007 г. № 149-ФЗ.
3. Аралбаева, Г.Г. Использование автоматизированных систем в организации документооборота в приемной заявлений, жалоб и предложений граждан / Г.Г. Аралбаева, Т.О. Козлова // Делопроизводство. - 2006.-№ 1.-С.56-64
4. Бобылева, М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) / М.П. Бобылева // Делопроизводство. -№1. -2005. –С.8-14
5. . Васильева, Л.М. Документоведение/ Л.М. Васильева, Р.Е. Скворцова, Л.А. Шкатова. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000 -118 с.
6. . Гайдукова, Л. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л. Гайдукова // Секретарское дело.-2006.-№ 10.-С.17-22.
7. Гришин, В.Н. Информационные технологии в профессиональной деятельности / В.Н. Гришин, Е.Б. Панфилова.-М.: ФОРУМ-ИНФРА-М, 2005.-416 с. 
8. Делопроизводство: Учебник для вузов. Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004
9. . Делопроизводство в учреждениях организациях и предприятиях / Под ред. Т.М. Татарникова. -М.: Инфра-М, 2004. – 352 с. 
10. Зиновьева, Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие/ Н.Б. Зиновьева. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003.- с. 231
11. Информационные технологии управления / Под ред. Г.А. Титоренко.-2 изд., доп.-М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004.-439 с.
12. . Искандеров, М.Д. Проблемы обеспечения информационной безопасности в Российской Федерации / М.Д. Искандеров // Законодательство. - 2000. - № 4. - С. 7-13
13. Книговедение: Энциклопедический словарь. – М.: Советская энциклопедия, 1982
14. Колесник, Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие/ Е.Н. Колесник. - М.:ИНФРА- М, 2003. – 441с.
15. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: Учебник. - 8-е изд., стер./ Н.Н. Кушнаренко. - К.: Знания, 2008.- 459 с. - (Высшее образование XXI века).
16. Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. – 71с.
17. Рагойша, Г.А. Фотографическая регистрация информации: Хи¬  
    мические аспекты / Г.А. Райгоша. - Минск, 1998. – 244 с.
18. Спивак, В.А. Делопроизводство/ В.А. Спивак. - СПб., 2003.- с.231 Пигарев А.Ю. Курс современной стенографии. Учебник. - Новосибирск : ООО «Издательство ЮКЭА», 2000. - 120с.
19. Янковая, В.Ф. Как организовать делопроизводство / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. -№1. –2005. –С. 12-13
20. Нестеров, А Na 55555.RU [ Электронный ресурс] //