Способы документирования: развитие и современные состояния

Введение.

 

     Тема данной курсовой работы – «Способы  документирования: развитие и современные состояния». Вначале необходимо определиться с основными терминами, используемыми в данной работе. Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе (5, с.10). Документирование предполагает совокупность методов, способов и процессов создания документов (10, с.15). В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин «документирование» и определение этого понятия стандартизованы.  
    Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам (7, с.11). В свою очередь, правила документирования определяются как требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.  
     Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования) (14,с. 15). 

     Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).  
Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.  
     Актуальность данной темы объясняется тем обстоятельством, что в последние годы активно развиваются технологии документирования информации, в связи с чем появляются новые и совершенствуются прежние способы и средства документирования.  
    Цель работы -  проанализировать развитие способов документирования и их современные состояния.  
    Задачи: 

-проанализировать понятие  «документирование»; 
-раскрыть сущность основных способов документирования;  
-дать характеристику современным средствам документирования.  
    Объект исследования - документирование информации.

   Предмет исследования – средства и способы документирования.  
В структурном плане работа представлена введением, тремя главами, логическим образом разделенными на параграфы, заключением, списком источников и литературы. 

      Для написания работы нами были использованы следующие материалы: научные, учебные, справочные издания, посвященные проблемам документирования информации, публикации профессиональных периодических изданий: (журналы «Делопроизводство»,  «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера»).

Наиболее важными являются труды Т.В. Кузнецовой, Н.Н. Кушнаренко и Н.С. Ларькова. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава I. Документирование, его развитие и область применения.

 

1.1. Понятие «документирование информации»

 

      Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается процесс закрепления (фиксация) информации на материальном носителе. Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. В свою очередь правила документирования определяются как «требования и нормы, устанавливающие порядок документирования». Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо вырабатываются традицией (16, с. 27).

     Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке - возникшем стихийно на определенном этапе развития человеческого общества, или на искусственных языках - специально разработанных человеком для конкретных целей (язык формальной логики, математический язык, языки программирования, информационно-поисковые языки) с использованием новых носителей информации.

     При документировании на естественном языке создаются текстовые документы – т.е. документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Текстовый документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа - изображение документа на экране электронно-лучевой трубки (16, с. 27).

При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях. Это документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной (16, с.28).

      При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени). (10, с. 231.)

       В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы - носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию. Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, возможность обращаться к информации спустя много времени после ее создания. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций. Функция документа - общественная роль, социальное назначение, цель, задача), что позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальные или сущностные и прикладные, функции первичного и вторичного порядка, явные и скрытые. Их подробно характеризует документовед Н.С. Ларьков (16, с.55).

     Знание функциональных особенностей не только позволяет глубже проникнуть в социальную природу документа, понять документ как социокультурный феномен, но также способствует более эффективной организации работы с самой различной документированной информацией(16, с. 63).

      Документирование - это фиксация информации на материальном носителе, т.е. процесс создания документа. В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин "документирование" и определение этого понятия стандартизованы. Согласно "ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, документирование - это "запись информации на различных носителях по установленным правилам"( 1, с. 2).

В свою очередь, правила документирования определяются как "требования и нормы, устанавливающие порядок документирования". Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.

      Документирование может осуществляться на естественном языке (в этом случае создаются текстовые документы) или на искусственных языках (документы на машинных  носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью электронно- вычислительных машин).

      Запись информации на материальном носителе осуществляется с помощью специальных  средств документирования, начиная от простейших (ручка, карандаш и т.п.) и заканчивая электронными средствами. В зависимости от используемых средств, отмечает Т.В. Кузнецова, различаются способы документирования и типы создаваемых документов (8, с. 25).

С помощью простых орудий создаются рукописные письменные документы,

изобразительные документы и графические документы. При использовании фототехники создаются фотодокументы, кинотехники - кинодокументы. Звукозаписывающая техника позволяет создавать фоно(аудио)документы, компьютерная техника - документы на бумажном носителе, а также электронные документы. Способы документирования и типы полученных документов достаточно детально изучены, итоги этого изучения представлены в ряде научных и учебных работ (5, 8, 9, 14, 18, 19).

Рассмотрим эволюцию способов документирования.

 

 

1.2. Основные  этапы развития документирования.

 

Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации - начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма:

- пиктографическое;

- логографическое (идеографическое);

- слоговое (силлабическое);

- буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое).

Они были основой текстового документирования. Охарактеризуем этапы его развития.

Пиктографическое письмо.

Пиктография - это фиксация и передача информации с помощью рисунков(16, с.97). Пиктографическое письмо появилось еще в период расцвет первобытного общества в верхнем палеолите. С помощью последовательного размещения ряда рисунков, изображающих отдельные конкретные предметы, передается определенная информация о хозяйственных, общественных, военных и других ситуациях. Этот вопрос подробно изучен в ряде источников.

Пиктографическое письмо (от лат. "pictus" - писанный красками, рисованный и греч. "grapho" - пишу, т.е. рисуночное письмо) является наиболее древним типом письма. Оно выросло из первобытной живописи. Появление пиктографии учёные относят к эпохе неолита, к 8-6 тыс. до Р.Х. Появление в этот период сравнительно крупных общностей людей - племён, союзов племён - создало потребность в закреплении и передаче информации на большие расстояния. Посредством рисунка (пиктограммы) передавалось какое-либо сообщение в целом. На первых порах обычно это были сцены охоты, позднее - военные сообщения, религиозные формулы, любовные письма и др. Некоторые народы в течение длительного времени использовали пиктографическое письмо (индейцы Северной Америки - до конца 19 в.).

Особенность пиктографического письма заключается в его доступности, поскольку оно не связано с конкретным языком и может быть расшифровано (прочитано) на любом языке.

Не случайно многие пиктографические знаки используются и в настоящее время: в рекламе, в компьютерных программах; среди них - дорожные знаки, олимпийская символика, изображение черепа и скрещённых костей на ёмкостях с ядовитыми веществами и т.д.

Пиктографическое письмо имело множество несомненных достоинств, которые определили возможности его развития в более высокие формы письменности, вплоть до фонетической. К числу этих достоинств следуем отнести:

- возможность вводить новые  промежуточные звенья повествовательности;

- достаточно высокий уровень  абстрагирования, выделение главного, существенного;

- отсутствие необходимости в  реалистичности изображения, в таком письме заложены значительные возможности схематизации и перерастания в условные изображения (14, с.205).

Основные направления исторического развития пиктографии, как отмечает Н.Н. Кушнаренко, следующие:

- выработка единого способа  начертания рисунка, понятного для всех (или большинства) представителей данного племени (рода, общины);

- закрепление за каждым рисунком  более или менее определенного  значения, смысла (иначе говоря, тенденция  к общезначимости и однозначности, хотя, конечно, до полной однозназначности было еще далеко);

- обогащение набора пиктографических  рисунков такими знаками, которые  позволяют конкретизировать текст, пиктограммы, особенно в том, что  касается счета, собственности имен  и др. (15, с. 140)

Некоторые виды пиктографии используются и в наши дни. Например, на вывесках: изображены ботинки - значит, здесь чинят обувь. Иногда пиктограммы рассчитаны на людей, не знающих языка; так, в гостиницах для иностранцев у кнопок звонков в номере - изображение уборщицы, официанта и т.д. Пиктографическое письмо встречается также у народов, не имеющих собственной письменности.

Однако пиктографическому письму присущи и значительные недостатки. Одна и та же пиктограмма может быть по-разному истолкована. С помощью пиктографии невозможно передавать информацию, содержащую отвлечённые, абстрактные понятия (ум, смелость, совесть и т.п.).

Между тем развитие мышления, языка позволило человеку разлагать речь на отдельные элементы - слова. Пиктографическое письмо перестало удовлетворять возраставшие человеческие потребности. И тогда на его основе возникло более совершенное - идеографическое письмо (от греч. "idea" - понятие и "grapho" - пишу).

    Логографическое (идеографическое) письмо.

Основой системы письменности остаётся прежняя многозначная идеограмма, но конкретная привязка знака каждый раз к определённому слову обеспечивается добавлением знаков, выражающих чисто звуковые элементы слова либо в целом, либо его части (особенно грамматических элементов), и знаками - детерминативами, уточняющими круг понятий, к которому относится данное слово. Идеографический знак, прикрепленный к определенному слову, называется логограммой (18, с.110). Для знаков, выражающих последовательности звуков, также используются логограммы.

В течение нескольких тысячелетий пиктографическое письмо постепенно перерастало в идеографическое письмо, где рисунки  заменялись определенными знаками. Идеографическое письмо развивалось в направлении от изображения определенных представлений (образов, понятий) независимо от их звучания в устной речи - к иероглифам. Иероглифы одновременно указывали и образы (представления, понятия), и те звуки, из которых состоят слова, обозначающие данные образы (представления, понятия). На рубеже IV--III тыс. до н.э. иероглифическое письмо уже широко применялось в Месопотамии, а в 2400 г. до н.э. оно превратилось в упорядоченное словесно-слоговое письмо клинописного типа. Клинописное письмо было достаточно сложной системой, состоящей из нескольких сотен и даже тысяч специальных знаков. Его усвоение требовало значительной специализации и профессионализации. В древневавилонском обществе сформировался целый социальный слой - слой писцов. В течение III тыс. до н.э. складывается и египетская иероглифика. В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в "знак-идею" (идеограмму). В этом случае он означает уже не сам изображаемый конкретный предмет, а ассоциируемое с ним обобщенное понятие (18, 111).