Способы документирования: развитие и современные состояния

(14,с.441)

Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с документами.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения.

Организация работы с документами подразумевает четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.

Организация работы с документами требует автоматизации документооборота в современных условиях деятельности предприятий. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Организация работы с документами каждой группы отличается, поэтому каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.

Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы.

Организация работы с документами допускает, что руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов".

Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Организация работы с документами регламентирует этапы, которые проходят поступившие документы:

1. первичную обработку;
2. предварительное рассмотрение, разметку;
3. регистрацию;
4. рассмотрение документов руководством;
5. направление на исполнение;
6. контроль исполнения;
7. исполнение документов;
8. подшивку документов дела.

Организация работы с документами закрепляет также факт, что секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять "фильтрацию" входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемые непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться.

Организация работы с документами требует, что передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

Организация работы с документами регламентирует и множественность получателей. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе исполнителем проставляется реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело". После этого поступивший документ для справочной работы подшивается в дело с заголовком "Переписка с внешними организациями за 0000 г. (входящие)"(20).

Все эти направления деятельности также базируются на использовании в первую очередь текстового документирования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава II. Современные способы документирования.

 

2.1. Компьютерное  документирование

 

    Обработка текстов как направление развития техники возникло в начале XX в. с появлением механической пишущей машинки (8,с. 45). Затем более полувека пишущая машинка оставалась единственным общедоступным средством получения печатного текста на бумаге. Очевидно, что при печатании на пишущей машинке наиболее трудоемким является процесс внесения изменений в текст, когда в лучшем случае с помощью ножниц и клея создается новый вариант документа, который затем весь перепечатывается заново для получения чистового варианта. В процессе печати опечатки замазываются или исправляются подчисткой и повторным впечатыванием. Такие усовершенствования пишущей машинки, как возможность печати часто повторяющихся текстов с помощью механического читающего устройства с закодированными перфорацией знаками, принципиально не изменили процесса подготовки текста.  
    Первый революционный шаг в области обработки текстов сделан фирмой IBM в 1964 г., когда она выпустила систему под названием MT/ST (Magnetic Tape/Selectric Typewriter), представлявшую собой пишущую машинку с записывающим устройством, которое позволяло записывать вводимый текст с пишущей машинки на кассету с магнитной лентой, после чего можно было найти в тексте нужное место, откорректировать его, удалить часть текста или повторить часть текста без повторного ввода с клавиатуры . Позже магнитную ленту заменили магнитными картами, каждая из которых содержала страницу текста и была удобнее, чем магнитная лента, для хранения и поиска текста (3, с.56).  
      В начале 70-х гг. фирмы Lexitron и ЗМ разработали текстовые процессоры с видеодисплеями, позволявшие видеть вводимый с клавиатуры текст на экране и вносить изменения, сразу отображающиеся на экране. В 1973 г. текстовые процессоры уже снабжались устройствами записи текста на гибких дисках, позволявшими к любой части текста иметь прямой доступ, а не последовательный, как на магнитной ленте. В результате скорость работы существенно повысилась (3, с.56).  
     Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать, по степени сложности освоения пользователем.  
     Выбор конкретного программного продукта для обработки текста является весьма ответственным моментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. Процесс выбора связан с многими факторами, но прежде всего необходимо использовать принцип разумной достаточности. Многообразие пакетов программ позволяет остановиться на том, который обеспечит максимальное удовлетворение потребностей подготовки текстов программ или документов в условиях наилучшего использования ограничивающего фактора, особенно при подготовке текстов больших объемов.  
Наиболее важной для практического пользователя характеристикой программы этого класса можно считать область профессиональной деятельности, для которой программный продукт удобен в применении. Инструментальные средства подготовки текстовых документов используются для набора текстов программ, документов различной степени сложности, научных статей, книг и т.д. Ограничивающим фактором может быть квалификация пользователя.  
Наиболее актуальным при описании процесса редактирования является понятие интерфейса пользователя, к которому, в первую очередь, относятся язык общения с текстовым процессором, а также устройства ввода-вывода (для ПК это клавиатура, манипулятор мышь, экран дисплея и принтер). Современные системы подготовки текстовых документов обладают, в большинстве своем, дружественным пользовательским интерфейсом. Однако разработчики программ обработки текстов учитывают тот факт, что у каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программные среды, в которых можно подстроить интерфейс под свои вкусы и потребности.  
С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие твердой копии образу документа на экране. Такая характеристика по-английски называется WYSIWYG (What You See Is What You Get -что Вы видите, то и получите). Не последнюю роль при выборе текстового процессора играют объем занимаемой памяти (особенно при его использовании в составе систем автоматизированного проектирования) и цена .  
Существующие в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов (СПТД) можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для применения. 
Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов, которые в конечном итоге потребляются программами, поскольку текст программы не требует форматирования, т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п. Программный текст исторически первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяют особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк.  
      Результатом работы экранного редактора является файл, в котором все знаки являются знаками кода ASCII (читается: аски) и не содержат знаки, интерпретация которых специфична для данного экранного редактора. Такие файлы называются ASCII-файлами (3, с.60).  
Различаясь способами управления и набором сервисных возможностей, текстовые редакторы в том или ином виде позволяют:  
- набирать текст на экране, используя до 200 символов;  
- исправлять ошибочные символы в режиме замены;  
- вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо целиком в режиме вставки; 

- удалять одну или несколько строк, размножать их или перемещать в другое место текста;  
- раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда новый фрагмент;  
вставлять группы строк из других текстов;  
- обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста);  
- заменять один контекст другим, возможно, разной длины;  
- сохранять набранный текст для последующих коррекций;  
- печатать текст на разных типах принтеров стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.  
     Среди систем подготовки текстов на естественных языках, отмечает …, выделяются три больших класса, но с достаточно размытыми границами: форматеры, текстовые процессоры и настольные издательства (3, с.72). Охарактеризуем их. 
Форматер — система подготовки текстов, которая не использует для внутреннего представления текста никаких кодов, кроме стандартных: конец строки, перевод каретки, конец страницы.

Текстовый процессор — система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст специальными кодами — разметкой. В основном экранные редакторы и текстовые процессоры различаются по назначению: первые создают ASCII-файлы, которые используются затем компиляторами или форматерами, вторые — предназначены для подготовки текстов для последующей печати на бумаге; форма представления текста имеет большое значение.

Настольные издательские системы ( НИС) - программы, предназначенные для профессиональной издательской деятельности и позволяющие осуществлять электронную верстку широкого спектра основных типов документов, типа информационного бюллетеня, краткой цветной брошюры и объемного каталога или торговой заявки, справочника (12, с.76).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Фотодокументирование.

 

Начиная с 19 века, наряду с текстовым и техническим изобразительным документированием, всё более широкое распространение стали получать новые способы документирования, явившиеся результатом технического прогресса, научных открытий, технических изобретений. Это фото-, кино-, видео-, фоно(аудио)документирование .  
Фотодокумент - это документ, созданный фотографическим способом (16, с.269).  
В последнее время в фотодокументировании стал применяться цифровой фотографический процесс. Он лишён многих недостатков, присущих традиционной технологии, основанной на фотохимическом галогенсеребряном процессе и требующей многоступенчатой химической обработки, значительных затрат времени, использования драгоценного металла – серебра. В цифровой фотографии оптическое изображение объекта съёмки преобразуется в электрический видеосигнал с помощью светочувствительного сенсора – твердотельной пластинки с размещённым на ней множеством мельчайших фотоэлементов – пикселей. Затем полученный сигнал преобразуется в цифровую форму и сохраняется в запоминающем устройстве, откуда может быть подан на принтер для получения фотоотпечатка. Первая система электронной фотографии была создана в 1981 г. японской фирмой Sony. Одним из достоинств цифровой фотографии является то, что полученное изображение можно корректировать – изменять цвет, контраст, ретушировать и т.п. Кроме того, цифровой фотоаппарат можно подключать к компьютеру и его периферийным устройствам, передавать полученные снимки по системе “Интернет”.   В настоящее время цифровая (электронная) фотография пока ещё не получила широкого применения вследствие своей дороговизны. Однако уже в обозримом будущем, по прогнозам специалистов, неизбежно произойдёт переход от обычной фотографии к цифровой (16, с.271). 

Важное значение фотодокументы приобрели прежде всего потому, что обладают огромной информационной ёмкостью, могут одновременно и в деталях фиксировать множество объектов. Это весьма важно, если учесть, что около 80 % информации человек получает с помощью зрения. Ценность фотодокументов связана и с тем, что они возникают в момент событий и на месте событий. Они используются в различных исследованиях, в медицине, в криминалистике. Наконец, фотодокументы не только несут информацию о реальной действительности, но и оказывают эстетическое воздействие на человека. Фотодокументирование широко используется  и в сфере документационного обеспечения управления.

 

 

 

 

 

2.3. Кинодокументирование.

 

     С фотодокументированием тесно связано кинодокументирование, появившееся благодаря изобретению фотографии, и, естественно, позднее. Кино - это по существу динамическая фотография. В результате киносъёмки на плёнке получается изображение, представляющее собой ряд фотографических снимков, содержащих последовательные статические фазы движения. При проекции этих изображений на экран, вследствие быстрой смены кадров, движение воспринимается как непрерывное. Связано это с тем, что возбуждение сетчатки глаза, вызываемое проекцией изображения отдельного кадра, не успевает затухнуть, пока данный кадр не сменится другим, который содержит изображение следующей неподвижной фазы движения. В результате последовательные статичные фазы движения сливаются в зрительном человеческом восприятии. Причём оптимальной является смена 24 кадров в секунду.

     В процессе кинодокументирования, т.е. кинематографическим способом, создаются изобразительные или аудиовизуальные документы, получившие название кинодокументы. Они имеют сложную структуру и состоят из кадров, планов (последовательно расположенных кадров, снятых с одной точки), а также звуковой составляющей, т.е. органически сочетают в себе изобразительные, текстовые, музыкальные и шумовые компоненты.  
В процессе видеодокументирования получается видеодокумент, видеофонограмма, т.е. аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нём посредством видеозвукозаписи  (16, с.275).  
     В кинодокументах находят широкое отражение самые различные события и факты реальной действительности. Не случайно на протяжении вот уже более чем столетия кинодокументы широко используются для фиксации информации в различных областях науки и техники, социально-экономической, политической, культурной жизни. Многие тысячи метров киноплёнки в жанре кинохроники, кинопублицистики стали своеобразной летописью отечественной и мировой истории.