Специфика работы архивов Великой отечественной войны и их дальнейшее развитие, и реформирование, согласно времени и актуальных технолог

     Значение  содержания документов. Экспертиза документов требует глубокого и всестороннего изучения их содержания. Содержание представляет собой совокупность зафиксированных в документе сведений о конкретных событиях, явлениях, предметах, лицах и т.п. Ценность содержания будет зависеть от значимости события (явления, факта, предмета, лица), полноты его освещения, новизны, уникальности информации об известных уже событиях, фактах, явлениях, лицах. При изучении содержания к каждому документу следует подходить как к источнику информации с одной стороны, об определенной области народного хозяйства, культуры, науки, с другой — о тех учреждениях или лицах, в деятельности которых они образовались. Документ может не иметь значения для изучения, например, определенной отрасли народного хозяйства, но представлять известный интерес с точки зрения истории фондообразователя, и наоборот.

     Содержание  документов надо рассматривать и в целом, и в деталях, уметь выделять главное и второстепенное и в зависимости от этого решать, какое значение могут иметь документы по существу затрагиваемых вопросов. Каждый из вопросов, упоминаемых в документе, следует рассматривать не отвлеченно, а в неразрывной связи с той проблемой, с историей того учреждения или лица, для изучения которых он может представлять интерес. Каковы бы ни были вопросы, факты, события, люди, о которых говорится в документах, значительные или незначительные, чтобы вынести правильное суждение о возможности использования документов, надо учитывать все стороны политической, экономической, военной, культурной и другой жизни общества, для освещения которой эти вопросы, факты, события, люди могут иметь определенное значение. При этом следует предусмотреть, сохранит ли документ значение исторического источника в будущем.

      Для решения вопросов экспертизы управленческих документов достаточно знать, какую  они несут информации так как  содержание документов, как правило, строго соответствует их назначению. Функция практического назначения управленческого акта, требует образования документа строго определенного вида (разновидности) и соответствующего содержания. Этот процесс закрепляется унификацией и стандартизацией документов, поэтому информация о содержании документа и его виде (разновидности) дает право говорить о его значении.

     Информационное  значение документов современных учреждений позволяет распределить их на ряд  групп. Наибольшую ценность имеют те документы, информация которых отражает основную деятельность учреждения в целом, а также его структурных подразделений “вопросы руководства, планирования финансирования и контроля за работой учреждения и деятельностью подведомственных учреждений, а также результаты этой работы”. Они отражают главные направления деятельности учреждения и суммируют за определенные отрезки времени результаты этой деятельности. Поэтому информация их представляет определенный научный интерес.

     Другая  группа документов носит вспомогательный  характер. Большую часть этой группы составляют документы оперативной и "бухгалтерской отчетности и учета, документы по незначительным вопросам производства, строительства, снабжения, а также по бытовым и административно-хозяйственным вопросам. Это документы временного справочного значения.

     Самостоятельную группу среди материалов учреждения составляют документы по личному составу. 0ни необходимы для удовлетворения личных запросов граждан в течение длительных периодов времени, равных примерно средней продолжительности жизни одного поколения. Основная масса этой документации — документация справочного значения. По истечении сроков возможного использования документы по личному составу подвергаются экспертизе. То, что имеет научное значение, передается в государственный архив на вечное хранение, остальное уничтожается.

     Итак, все документы современных учреждений в зависимости от той информации, которую они несут, распадаются  на три большие группы. Первую группу составляют документы, информация которых  раскрывает основную деятельность учреждения - они хранятся постоянно. Срок хранения документов второй групп- от 5 лет и более. Документы по личному составу хранятся от нескольких лет до нескольких десятилетий.

     Повторяемость информации. Этот критерий получил наибольшее применение в экспертизе управленческой документации. Так как в учреждениях образуются документы идентичного содержания, или документы, несущие информацию о содержании других документов.

     Документы с повторяющейся информацией  могут быть в одном учреждении, во всех учреждениях ведомственной или отраслевой системы и даже в .учреждениях разных систем. В управлении почти каждый новый документ изучается на основании повторения информации других документов.

     Наиболее  характерно повторение информации для  таких систем документации как плановая, отчетная. Информация может повторяться дословно и в виде обобщения данных.

     Документы, на основе которых были созданы новые  принято называть первичными источниками  информации, а документы поглотившими их информацию – вторичными.

     Есть  два вида повторяемости информации: формальный - происходит воспроизведение документальной информации(цитирование) и аналитико-синтетический - когда происходит преобразование информации.

     Существует  еще одна форма повторяемости  информации -вариантность. В практике нередки случаи составления двух и более текстов одного и того же документа. Такие тексты могут различаться деталями, не изменяющими смыслового значения содержания документа. Но может быть и другой случай повторяемости информации, когда внесенные в текст изменения существенно повлияют на его содержание, и будут фиксировать различные пути решения, одного и того же вопроса. В этом случае вое варианты можно рассматривать разными редакциями одного документа.

     Подлинником называется документ, оформленный и  удостоверенный в установленном порядке, т.е. документ, написанный на бланке, имеющий печать, штамп и подпись руководителя учреждения или структурной части, от имени которых он исходит. Копией называется точное воспроизведение подлинника, заверенное лицом, на это уполномоченным. Копии при наличии подлинников могут быть уничтожены. Если документ имеет большое научное значение или широко используется в практической деятельности учреждения, то на постоянное хранение, кроме подлинника, рекомендуется оставлять один или два экземпляра копий.

     При отсутствии в фонде подлинников, копии (один или два экземпляра), воспроизводящие их, должны быть оставлены  на постоянное хранение. Если в тексте подлинника и копий имеются расхождения, существенно изменяющие их содержание, то на постоянное хранение могут быть оставлены и подлинник, и копии. Авторизованная копия приобретает силу подлинника и также хранится постоянно. Заверенная копия в фонде служит основанием для уничтожения незаверенных копий.

     Дублетными  документами называют размноженные документы, т.е. несколько экземпляров одного и того же документа. Дублетные документы могут быть в фонде, одного учреждения (в одной или разных структурных частях), в фондах однородных учреждений одного подчинения, всех учреждений определенной системы и даже в фондах разных систем.

     Документы в создавшей их структурной части  оставляются на хранение в подлинниках, а в тех структурных частях, куда они в копиях присылаются  для сведения, уничтожаются.

     Дублетными  документами в учреждениях одной  определенной системы чаще всего бывают акты органов государственной власти и государственного управления, постановления, приказы, директивы, указания, распоряжения и другие документы руководящего характера. Они размножаются типографским способом или средствами множительной техники и рассылаются по всей системе учреждений.

     Документы организационно-распорядительного  характера, как правило, сохраняются в фондах учреждений, являющихся их авторами. В фондах подведомственных учреждений они могут быть оставлены на постоянное хранение лишь в тех случаях, когда содержание их непосредственно затрагивает вопросы деятельности данных учреждений достаточно полного отражения в документах этих учреждений. Если же организационно-распорядительные документы присланы для сведения, то они выделяются к уничтожению.

     Поэтому организационно-распорядительные документы  руководящего органа, имеющие и не имеющие отношения к деятельности учреждения целесообразно раздельно  формировать в дела в фондах подведомственных учреждений. Значительную часть дублетной  документации составляют протоколы, планы, отчеты и другие документы плаланово-отчетного характера.

     Отчетность  обычно сохраняется в фондах вышестоящих  учреждений как источник информации о деятельности подведомственных учреждений.

     К выделению на уничтожение дублетных документов следует подходить осторожно, не надо забывать, что ими можно восполнить утраченные документы. Если в фонде учреждения отсутствуют основные документы, то целесообразно ставить вопрос о восполнении их идентичными документами из других фондов. На отбор дублетных документов может оказать влияние наличие резолюций, помет, виз, существенно дополняющих их содержание.

     Отбор на государственное хранение документов с повторяющейся информацией—один из наиболее трудных вопросов в экспертизе. При разрешении  его  необходимо,  во-первых,  установить,  в  фондах  каких учреждений могут быть документы с повторяющейся информацией, во-вторых, выявить категории документов, информация которых повторяется, в-третьих, определить вид и форму повторяемости и уже после этого проводить отбор документов на хранение и уничтожение, руководствуясь общими и специальными критериями ценности документов.

     При экспертизе ценности документов с повторяющейся  информацией необходимо также учитывать  такие факторы, как целевое назначение документа, авторство, поступление документов с повторяющейся информацией в один или разные государственные архивы, широту, их использования в государственном архиве, степень сохранности архивных фондов и др.

     Критерий  подлинность имеет важное значение. Подлинником называется документ, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, т.е. документ, написанный на бланке, имеющий печать, штамп и подпись руководителя учреждения или структурной части, от имени которых он исходит. Критерий подлинности документов имеет двоякое значение. С одной стороны, он определяет основное требование архивистов, заключающееся в том, что все официальные документы, принятые на государственное хранение: постановления, распоряжения, протоколы, приказы, решения и другие должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения (подпись, печать и т. п.).

     С другой стороны, он применяется в  экспертизе документов социально-правового характера (договора, акты, соглашения, обязательства, решения исполнительных органов), образующихся в процессе заключения всякого рода сделок, торговых операций, выдачи денежных ссуд. Эти документы определяют права одних контрагентов, обязанности других, права истцов, сроки выполнения договорных обязательств, а также судебных решений, их обжалования и т. д.

     Физическое  состояние документов. При экспертизе ценности документов принимается во внимание их физическое состояние. Если документы имеют внешние повреждения, то следует, прежде всего, решить, заслуживают ли они восстановления. Неудовлетворительное состояние документов, не представляющих большой научной ценности, может служить основанием для их уничтожения. Ценные документы, являющиеся уникальными, по возможности восстанавливаются, реставрируются, с них снимаются фотокопии. Плохое физическое состояние основных категорий документов часто вынуждает оставлять на постоянное хранение документы второстепенного значения.

     В работе государственных архивов  этот критерий ценности применяется  очень редко. Условия хранения архивных фондов в настоящее время исключают возможность их физического повреждения. Данный критерий ценности очень близок по своему значению к рассмотренному выше критерию, поэтому при экспертизе материалов, находящихся в плохом физическом состоянии, следует учитывать также те рекомендации, которые предлагались для экспертизы архивных фондов с плохой сохранностью документов.

     Палеографические, языковые, художественные и другие особенности  документов. При экспертизе ценности документов имеет значение также материал, на котором они написаны, способ их воспроизведения.

     На  постоянное хранение следует оставлять  документы с художественной росписью, орнаментом, миниатюрами, документы, написанные на особом писчем материале (бересте, пергаменте), документы, представляющие интерес  с точки зрения постановки делопроизводства в определенный исторический период и т. п. Заслуживают внимания дипломатические и языковые особенности документов. Все эти критерии ценности почти неприменимы при экспертизе документов советских учреждений. Они имеют значение для исследования документов учреждений за дореволюционный период, фондов личного происхождения и коллекций.

     Степень сохранности документов архивного фонда. Степень сохранности документов архивного фонда можно отнести к числу критериев ценности, давно применявшихся в советском архивоведении. Согласно этому критерию, если архивный фонд сохранился не полностью и отсутствуют основные документы учреждения, то следует оставлять на постоянное хранение документы второстепенного значения, но только в том случае, если они освещают историю учреждения и его деятельность. Если сохранившиеся в фонде документы не имеют такого значения, они должны быть уничтожены.