Специфика работы архивов Великой отечественной войны и их дальнейшее развитие, и реформирование, согласно времени и актуальных технолог

       В конце 50-х-начале 60-х годов в связи со значительным увеличением числа документации учреждений происходят существенные изменения в постановке, задачах и организационно-методических формах проведения экспертизы. Насущной становится задача отбора документов в государственные архивы, сохранения оптимального количества документации, в соответствии с чем вводятся новые правила проведения экспертизы. Развитие теории экспертизы прослеживается в 60-70-е годы, когда большое внимание уделяется разработке вопросов отбора документов с повторяющейся информацией, обоснованию источников комплектования госархивов и новым методам и критериям ценности документов. В архивоведении, несмотря на то что вопросы теории и практики экспертизы ценности документов являются злободневными, общих принципов подхода к решению проблемы не выработано: нет единой методики, нет также единства и в трактовке понятия “экспертиза ценности документов”. По мнению многих архивистов, назначение экспертизы зависит от непрерывного возрастания деловых бумаг, в связи с чем экспертиза рассматривается прежде всего как средство уничтожения документов. Контрольные функции архивных органов ограничены сферой госучреждений. Ведомствам предоставлены преимущественные права в отборе документов на хранение и уничтожение. В качестве экспертов документов выступают и историки, и архивисты, и работники учреждений.

Экспертиза  ценности документов проводится:

– в  делопроизводстве организации ;

– в  архиве (архивной службе) организации ;

– в  архиве.

     Экспертиза  ценности в архиве проводится: при  поступлении документов в неупорядоченном состоянии; по фондам, содержащим значительное количество дублетных и малоценных документов; в процессе переработки описей; по заявлениям негосударственных юридических и физических лиц — собственников документов для отнесения их документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также в случае их безвозвратного вывоза за рубеж; по решению суда.

     Экспертиза  ценности документов начинается с изучения истории организации (биографии  физического лица) и архивного  фонда, состава и содержания его документов. Для работы с документами объемных, сложных и нескольких однородных фондов могут составляться рабочие инструкции и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению.

     Каждая  единица хранения просматривается визуально и полистно; фонодокументы прослушиваются. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение. Кроме подлинников могут оставляться на хранение дублетные экземпляры особо ценных документов, а также варианты документов при наличии виз, резолюций, помет и правок текста.

     Расшивка  и переформирование дела осуществляется, как правило, при наличии в нем более половины документов временного хранения.

     Документы, содержащие ординарную (повседневную), повторяющуюся информацию, однородного происхождения и формы, создающиеся в больших количествах (например, обращения граждан), могут быть приняты в архив выборочно. Результаты работы по предварительному изучению всего массива документов, определению видов выборки, ее представительности, методике отбора отражаются в предисловии к соответствующей описи.

      Документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 год включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год включительно, осуществляется в установленном порядке только с разрешения Федеральной архивной службы России.

     Отнесение документов к составу Архивного  фонда Российской Федерации осуществляется на основе принципов историзма, системности  и целостности. С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии—признаки, на основании которых определяется ценность документов. Признаки оценки документов были известны еще дореволюционным архивистам. Они не являются категорией устойчивой, изменяются под влиянием различного рода факторов, например развития государственного аппарата, процессов документирования количества документации. В зависимости от исторических УСЛОВИЙ значение одних критериев постепенно падает. На смену им появляются другие. Ряд критериев носит универсальный характер. Некоторые критерия применяются только при оценке специальных видов документации.

     Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности текстовой документации являются:

1.К  критериям происхождения относятся:

     – функционально-целевое назначение организации (с учетом как ее особой роли так и типового характера);

–      значение лица в жизни общества;

–      время и место создания документа.

2.К  критериям содержания относятся:

–      значимость информации документа (уникальность и типичность);

     –      повторение информации документа в  информации других документов;

–      вид документа;

–      подлинность документа.

3.К  критериям внешних особенностей относятся:

     –      форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;

–      физическое состояние документа.

     При отнесении документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации учитывается также фактор полноты сохранности фонда.

     Определенную  роль в экспертизе выполняют и  такие критерии ценности, как автографичность, юридическая сила документ; внешние  особенности документов (художественные особенности, материал, на котором они  написаны, и т. п.), палеографические и языковые особенности, физическое состояние документов. В качестве критериев ценности могут также выступать объем фонда и делопроизводственная форма документов. Перечисленные критерии в экспертизе применяются неодинаково. Одни из них учитываются всегда, независимо от характера, времени происхождения, способа воспроизведения и других специфических особенностей документов. К их числу следует отнести значение содержания документов и значение учреждения или лица, в деятельности которого они образовались. Эти критерии применимы ко всякой документации и служат главными, определяющими ценность документов. Другие критерии такие, как, палеографические, языковые или художественные особенности документов, выступают значительно реже, главным образом при проведении экспертизы фондов личного происхождения, фондов учреждений ранних периодов или документации, на образовании которой сказались национальные черты и особенности фондообразователей.

     Значение  учреждения в жизни  общества. Вес учреждения в системе общественного и государственного устройства играет существенную роль при экспертизе документов, т.к. предопределяет их ценность и влияет на комплектование государственных архивов.

     Итак, изучение учреждений и их документов позволит установить могут ли они быть источниками комплектования архивных учреждений, возможен ли выборочный прием документов, можно ли определить очередность проведения экспертизы документов.

     Критерий  значения учреждения позволяет распределить все учреждения в зависимости от их задач и функций, масштаба деятельности примерно на 3 группы. Значение документов каждой группы учреждений определяет организация работы и методику отбора документов.

     Первую  группу составляют учреждения органов  власти, управления, органы суда, прокуратуры, научные учреждения, проектно-конструкторские, заводы, фабрики и др. предприятия Федерального, областного значения, высшие учебные заведения, крупные культурно-просветительные учреждения (театры, музеи, киностудии и т.д.)

     Эти учреждения играют первостепенную роль в жизни общества и ,следовательно, их документы имеют большое научное и историческое значение. Документы изучаются тщательно, помимо основной документации в фондах могут быть оставлены документы подчиненных организаций.

     Вторую  группу составляют те учреждения, от которых документы принимаются выборочно. Это учреждения районного и городского подчинения.

     Отличительная черта этой группы - большое количество учреждений, однородных по функциям и  целевому назначению. Документы этой группы имеют не только практическое, но и научное значение, но из-за массовости и однородного характера прием их. на госхранение в полном составе не возможен. Они принимаются выборочно: один-два фонда из группы однородных учреждений.

     Выборочный  прием допустим вследствие того, что  основная документация этих учреждения отлагается в фондах вышестоящих организаций, (планы, отчеты). Поэтому в фонде учреждения областного масштаба должна быть отражена деятельность подведомственных районах учреждений. А в фондах районных учреждений хранятся документы, не поступающие в выше стоящие организации. Например, в фондах школ протоколы педсоветов, приказы директоров, годовые отчеты классных руководителей.

     Третью  группу составляют учреждения вспомогательного и обслуживающего характера и  выполняющие свои функции в узких строго ограниченных территориальных границах. К числу таких учреждений относятся: магазины, автобаза, гостиницы, жилищно-строительные кооперативы, кассы и т.д. Документы этих учреждений несут контрольно-учетные функции и для деятельности учреждения имеют лишь временное практическое значение. Как правило, работа этих учреждений находит отражение в документах вышестоящих организаций. Например: документы фелъдшерско-акушерских пунктов не принимаются на хранение, но сведения о них можно почерпнуть из обзоров, составляемых в центральных районных больницах.

     Документы этой группы учреждения имеют значение только для практической работы и  могут быть по истечению сроков использования  уничтожены. Но нельзя исключать возможность  появления в этих учреждениях  документов имеющих ценность, как источник научных исследований о численности рабочих, объеме работ или новаторстве. Архивист должен предвидеть это и своевременно брать под контроль.

Значимость  события, времени  и места образования  документов.

      Чем значительнее событие прошлого для потомков, тем внимательнее должен быть архивист к документам, несущим о них информацию. И даже документы, содержащие малозначащие сведения, мотнут быть оставлены на постоянное хранение. Так, за годы Великой Отечественной войны в фондах оставлены письма трудящихся, заявления об отправке на фронт, переписка учреждений по хозяйственным вопросам, которые характеризуют тяжелые условия жизни в стране, отношение людей к происходящим событиям,

     Не  меньшее значение имеет и время  образования документа. Сравнительно небольшое количество документов сохранившихся за ХY1-ХY11 вв, годы гражданской войны, Великой Отечественной, коллективизация сельского хозяйства, многие документы погибли - поэтому то, что осталось имеет большое историческое значение и должно быть сохранено полностью.

     С этой целью архивистами были введены  так называемые запретные даты. Документы, возникшие ранее запретных дат, экспертизе не подвергаются и должны сохраняться независимо от содержания, происхождения, способа воспроизведения  и т.п.

     Первая  запретная дата - 25 июня 1811 г. была введена  в 1919 году. В 1925 заменена новой 1825. Сейчас - это 1946 год,

     К числу важных критериев ценности следует отнести критерий значимости автора документа. Автором может быть определенное лицо или учреждение. Этот критерии широко применим к документам фондов личного происхождения, издательств, редакций газет, журналов, творческих коллективов, театров, музеев.

     Значение  отдельных личностей в научной, политической общественной, культурной жизни существенно влияет на ценность создаваемой документации. Историческое значение того или иного учреждения так же предопределяет ценность его документов. Поэтому вое сохранившиеся документы могут быть оставлены на хранение только вследствие того, что они образовались в процессе деятельности или исторических по своей роди учреждений или крупных общественных и государственных деятелей, выдающихся людей науки, техники, литературы, искусства.

     С особым вниманием надо относится  к рукописям, к документам за подписью их автора, или с авторскими пометками, резолюциями и т.д.

     Наиболее  отечественным является отбор на хранение документов наших соотечественников. Архивом определяется круг лиц, документы  которых должны поступить на хранение. Такое определение ориентировочное, только при непосредственном ознакомлении с документами может быть вынесено окончательное решение об их судьбе.