Специфика работы архивов Великой отечественной войны и их дальнейшее развитие, и реформирование, согласно времени и актуальных технолог

     Неполнота архивных фондов длительное время давала право архивистам оставлять на хранение всякие документы, как бы они незначительны ни были. Такие случайно сохранившиеся в фондах разрозненные документы получили в практике работы государственных архивов название “следов фондов”. Хранение “следов фондов” мотивировалось необходимостью доказательства существования и деятельности отдельных учреждений. Такой подход к экспертизе не полностью сохранившихся фондов наблюдался в работе государственных архивов в течение продолжительного времени, приблизительно до конца 50-х годов. В настоящее время государственные архивы отказались от хранения “следов фондов”. Сохранившиеся от деятельности учреждения оперативно-учетные документы, переписка по хозяйственным вопросам, копии директивных документов вышестоящих учреждений и другие подобные им документы уничтожаются. Вместе с тем архивист, выделяя к уничтожению подобные документы, должен помнить о таких факторах, как значимость учреждения, время его существования, цели и задачи, в зависимости, от которых даже и маловажные документы могут приобрести определенную ценность.

     Не  сохранившийся полностью архивный фонд может быть восполнен за счет документов других учреждений.

     Критерии  ценности в отличие от основных принципов  экспертизы не могут быть неизменными, раз навсегда установленными. Одни критерии

ценности  могут потерять свое значение, утратить силу как основание для отбора документов, другие наоборот, возникнуть.

     Перечни документов – систематизированные списки документов учреждений, содержание нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием на государственное хранение которых обязателен. Перечни относятся к основным справочным пособиям по экспертизе. Они ориентируют в сроках хранения документов, облегчают отбор документов на хранение.

     Перечни ограничивают архивиста от односторонней, субъективной и в отдельных случаях даже предвзятой оценки значения документов, регламентируют сложный процесс экспертизы и облегчают ее проведение,

     Если  исходить из целевого назначения, то можно  выделить 2 группы перечней: первая группа - перечни, устанавливающие сроки хранения для определенных видов документов, ко второй группе - перечни, устанавливающие виды и разновидности документов, подлежащих обязательной сдаче в госархивы.

     По  характеру документации перечни  обеих групп можно подразделить на перечни типовых документов, которые образуются при выполнении общих для всех учреждений функций, и на перечни документов конкретных учреждений и ведомств: статистика, БТИ, налоговая, таможня и т.д.

     Основным  видом перечней первой группы являются "Перечни типовых документов с указанием сроков хранения" 1989 г. и 2000 г,

     Типовые документы возникают в деятельности учреждений, организаций и предприятий. Это позволяет их четко классифицировать и установить единые сроки хранения, обязательные для всех учреждений.

     В составе общеуправленческой документации есть свои подсистемы типовой документации: например по кадрам. На такие документы может составляться самостоятельный перечень.

     Ведомственные перечни устанавливают сроки  хранения для документов не только типового характера, но и другую специальную документацию, создаваемую учреждением по воем вопросам деятельности. Ведомственный перечень является основным нормативным документом при проведении экспертизы учреждений данного ведомства.

     В целях обеспечения качественного  комплектования государственного архивного фонда в 1973 г. был издан "Перечень документов, подлежащих приему в госархивы". Этим перечнем охвачены не только общие типовые документы, но и многие другие категории документов постоянного срока хранения. Он служит официальным сводом категорий и видов документов, которое государство считает необходимым хранить и является пособием по комплектованию госархивов.

     Перечни не распространяются на те категории  документов, которые образовались до его создания.

     Со  временем перечни устаревают и должны подвергаться переработке, через 10-15 лет после введения их в действие.

     Все виды перечней представляют собой, целую  систему нормативных документов и методических пособий в области экспертизы и комплектования госархивов. Эта система пособий, охватывая огромную массу документов, правильно ориентирует на обеспечение сохранности наиболее ценных документов.

     Перечень  типовых документов построен но функционально-отраслевому  принципу, включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности." Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.

     Основной  частью описательной статьи является наименование категории документа.

     Определение сроков хранения документов является самым ответственным видом работ при экспертизе. От того, насколько правильно будет установлен срок хранения того или иного документа, зависит сохранности документа и его использование.

В учреждениях  обычно откладываются 2 группы документов:

• возникшие в результате непосредственной деятельности учреждений,
• полученные из .других учреждений.

     Прежде  всего, тщательно продумываются  и устанавливается сроки хранения документов, входящих в первую группу. К ним относятся: постановления, решения, протоколы, приказы, распоряжения, планы и отчеты, инструкции, правила, положения, уставы, доклады, обзоры, технические проекты и т.д.

     Совершенно  другим должен быть подход к установлению сроков хранения второй группы документов. Для большинства этих документов устанавливаются временные сроки хранения.

Организация деятельности экспертных служб.

 При Федеральном архивном агентстве  действует Центральная экспертно-проверочная  комиссия (ЦЭПК), при органах управления архивным делом субъектов РФ действуют  экспертно- проверочные комиссии. Экспертиза ценности документов осуществляется органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России в соответствии со следующими полномочиями:

– Федеральная  архивное агентство России определяет: принципы и критерии формирования Архивного фонда Российской Федерации, состав документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, сроки хранения документов; утверждает: типовые, примерные перечни документов со сроками хранения и подлежащих передаче в архивы, изменения и дополнения к ним; акты о выделении к уничтожению документов, образовавшихся по 1945 год включительно и находящихся на хранении во всех архивах; согласовывает: ведомственные перечни документов, изменения и дополнения к ним, примерные номенклатуры дел; решает спорные вопросы по отбору документов на хранение и уничтожение;

– органы управления архивным делом субъектов  Российской Фе-дерации определяют состав документов, относящихся к Архивным фондам субъектов Российской Федерации  и подлежащих хранению в архивах; утверждают: примерные перечни документов, подлежащих передаче в соответствующие архивы, изменения и дополнения к ним, описи дел, документов постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов из фондов архивов, описи дел, документов постоянного хранения, подлежащих приему в архивы, перечни копий (микрокопий) документов, подлежащих постоянному хранению на правах подлинников, листы учета и описания уникальных документов; согласовывают: описи дел по личному составу и долговременного хранения, акты о выделении к уничтожению документов из фондов соответствующих организаций, примерные номенклатуры дел и номенклатуры дел организаций — источников комплектования архивов; решают в пределах своей компетенции спорные вопросы по отбору документов на постоянное хранение; – архив организует отбор и своевременную передачу в архив документов юридических и физических лиц — источников комплектования; рассматривает списки фондов, подлежащих экспертизе ценности; проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов; рассматривает с последующим представлением органу управления архивным делом составленные, переработанные описи на документы, хранящиеся в архиве, акты о выделении к уничтожению документов из фондов архива, описи дел постоянного и долговременного сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов, образовавшихся в деятельности самого архива.

 Для проведения экспертизы ценности дел, отбору и подготовки дел к передаче на постоянное хранение в организациях создаются экспертные комиссии(ЭК). ЭК создается приказом руководителя организации из наиболее квалифицированных работников в количествен не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается руководитель архива, представитель архивного учреждения. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства. Основными задачами ЭК являются:

• Организация   и   проведение   экспертизы   ценности   дел   на   стадии

делопроизводства  при составлении номенклатуры дел  и в процессе формирования дел;

• Организация и проведение экспертизы ценности дел при подготовки к

сдаче их в архив организации;

• Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче

их  на постоянное хранение в государственный  или муниципальный

архив.

     ЭК  проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания протоколируются. Протокол подписывает председатель и секретарь. Решения ЭК вступают в силу после  утверждения руководителем организации.

     Экспертиза  ценности документов осуществляется ежегодно. Отбор документов постоянного и временного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор только на основании заголовков дел. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру с целью выявления документов постоянного срока хранения.

     Подшивка  вновь сформированных дел проводится только после завершения экспертизы ценности дел.

     По  результатам экспертизы ценности документов составляются: описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акт и описи согласовываются ЭК организации и представляются на утверждение ЭПК архивного учреждения.

     Акт о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке описей, вступает в силу после утверждения описей дел, документов постоянного хранения и описей дел по личному составу.

Документы,   подлежащие   уничтожению,   передаются   на   переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке. 
 

     Заключение

    Основоположники русского архивоведения неизменно  выделили в "науке об архивах" два аспекта - организационный и  технологический. Так Самоквасов различал:

    I. "Понятие об архивоведении как науке, имеющей своей специальной задачей изучение истории архивов, архивного законодательства и истории, и деятельности учреждений, оставивших акты и документы своего делопроизводства….» и

    2. ^«понятие об архивоведении, как науке, дающей практические сведения, необходимые для рациональной постановки архивной службы по хранению в порядке и целостности, классификации, описанию и изданию подлинных архивных документов и уничтожению не нужных архивных бумаг…"

    Именно  на основании этого, из архивоведения выделились как самостоятельные дисциплины: история и организация архивного дела и теория и практика архивного дела.

    Теория  и практика архивного дела - разрабатывает  принципы отбора организации материалов, подлежащих архивному хранению, способы  хранения, обеспечивающие полную сохранность материалов, систему научно-справочного аппарата (НСА), формы и методы всестороннего использования документов.

    Сердце  архивоведения - это «документальность» или контекстуальность создания архивных документов в процессе деятельности организации.

    Сердцевина  соприкасается со следующей окружностью, содержащей три архивные функции: собирание, экспертиза ценности и хранение. Любая  из названных функций уникальна  для архивов и не имеет ничего общего с такими типами документации, как книги или музейные экспонаты.

    В третьем круге находятся информационные потребности как создателей документов, так и последующих пользователей. То есть документы создаются с  целью их использования для удовлетворения информационных потребностей, как в  настоящем, так и в будущем.

    Архивоведение является одной из основных учебных  дисциплин специальности «Документоведение  и документационное обеспечение  управления».

    Государственный архив Российской Федерации хранит: 1 миллион дел по истории Российской империи и истории России периода Временного правительства, около 3 миллионов дел по истории Советского Союза, свыше 1,5 миллионов дел по истории РФСР, около 33 тысяч дел по истории Российской Федерации, документы по истории белого движения и русской эмиграции.