Современное делопроизводство

Организуя прием  работников других учреждений, секретарь-референт обязан выяснить, согласована ли заранее (письменно или по телефону) встреча  данного лица с руководителем. Если встреча согласована, то секретарь  информирует руководителя о прибытии данного лица, при необходимости напоминает ему об этом и в дальнейшем поступает в соответствии с его указаниями. Если предварительной договоренности не было, секретарь выясняет, из какой организации прибыло данное лицо, его фамилию, существо вопроса и, оценив полученную информацию, может направить это лицо в структурное подразделение. Если же вопрос может решить только руководитель, секретарь-референт докладывает руководителю и действует в дальнейшем в соответствии с его указаниями.  

Ни при  каких обстоятельствах секретарь-референт не должен направлять прибывших лиц к руководителю без предварительного уведомления. Представляя посетителя, секретарь-референт должен четко назвать его фамилию, должность, организацию.  

Во время  приема следует переключить телефон руководителя на секретаря-референта.  

Если в  заранее назначенное для приема время руководитель отсутствует  по причинам, известным секретарю-референту, то секретарь-референт обязан от имени  руководителя извиниться, объяснить  причину его отсутствия (задержки) и согласовать время следующей встречи.  

Существенно отличны от изложенных обязанности  секретаря по организации приема граждан. В большинстве случаев  он выполняет следующие функции:

ведет регистрацию  граждан, желающих быть принятыми руководителем, при этом в регистрационной форме (карточке) указываются сведения о посетителе и представленные им документы. Опытный секретарь-референт может указать на отсутствие документов, необходимых для рассмотрения дела;

обеспечивает  порядок в приемной во время приема (регулирует очередность, подбирает по требованию руководителя необходимые документы, приглашает работников аппарата и т.д.);

при необходимости  ведет запись беседы руководителя с  лицом, прибывающим на прием, делает отметки о ходе рассмотрения дела в карточке или журнале.  

Значительную  часть рабочего дня секретаря-референта  занимают телефонные переговоры. При  этом для экономии рабочего времени  руководителя секретарь-референт должен переадресовывать телефонные вызовы, если это возможно, другим работникам аппарата управления. Весьма живуча тенденция обращаться к руководителям с второстепенными вопросами. Секретарю-референту требуется опыт, такт и авторитет, чтобы четко и, главное, с пользой для дела регулировать телефонные обращения к руководителю.  

При отсутствии руководителя секретарь-референт записывает должность, фамилию, телефон абонента и при возможности интересующие его вопросы, а затем докладывает  руководителю.  

Секретарь-референт по телефону обязан дать исчерпывающую  информацию о часах приема, наличии или отсутствии руководителя на рабочем месте, а в некоторых случаях — о месте его пребывания и времени возвращения.  

В каждом учреждении может быть круг сведений, которые  по телефону не сообщаются. В этом случае секретарь-референт рекомендует абоненту обратиться к руководителю письменно или лично.  

Стиль телефонного  разговора должен быть кратким и  тактичным, а содержание — исчерпывающим, не допускающим двойного или превратного  толкования.  

При подготовке и проведении совещания функции  секретаря-референта могут быть следующими:

информирование  приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.д. (с этой целью используются телефон, радио, личные контакты, громкоговорящая связь, объявления, приглашения, лист оповещения и т.п.);

подготовка списка участников и обеспечение приглашенных необходимыми материалами и письменными принадлежностями;

оформление  доклада руководителя, подготовка иллюстративных материалов;

регистрация участников и доклад руководителю о  количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;

ведение протокола  или стенограммы совещания;

подбор материалов для руководителя;

выполнение  оперативных поручений руководителя, полученных в ходе совещания;

оформление  протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением принятых решений.  

Качество  секретарского обслуживания прямо зависит  от уровня подготовки секретаря-референта.